Plattform-Overload: SharePoint, OneNote – Collaboration ohne Ende?

16. Mai 2016

Da gibt es den SharePoint. Dann haben wir natürlich die „normale“ Dateiablage mit verschiedenen Verzeichnissen. Vieles ist auch im E-Mail-Verkehr gespeichert. Und dann ist da noch OneNote – auch nützlich. In manchen Häusern gibt es noch ein Wiki. Dann möglicherweise eine Collaborationsplattform extra, so ähnlich wie WhatsApp-Gruppen. Und jetzt?
Als Trainerin und Beraterin komme ich viel herum in Deutschlands Büros. Dabei stelle ich fest: Es gibt momentan genau zwei Standards: Microsoft Office und DIN A4 -Papier! Alles andere kann und muss verhandelt werden. Besonders auffallend ist dabei der Umgang mit einer der wichtigsten Ressorcen: Wissen. Mancherorts wird man fast erschlagen von den Möglichkeiten, Wissen mit den Kollegen zu teilen – mit dem möglichen Ergebnis, dass „alles mögliche“ „irgendwo“ steckt und die Informationen nur sehr schwer zu finden und zuzuordnen sind. Andernorts gibt es außer dem Explorer und dem Office-Paket mit Outlook praktisch gar nichts. Vielleicht noch ein Intranet, das aber nur von sehr wenigen Personen mit Inhalten beschickt werden kann. Und dann wird mir die Frage gestellt: „Frau Hess, wie machen wir das denn am besten mit unseren Dokumenten?“

Hier kommen einfache aber wirkungsvolle Leitplanken für den Weg zur Antwort:

Abb. 1: Erst Prozess, dann Werkzeug

1. Betrachten Sie als erstes den Prozess des Informationsflusses oder der Aufgabe. Was ist der Ausgangspunkt, was ist der Zweck oder das Ziel?
2. Nehmen Sie dann Ihren Anteil daran in den Blick und schauen Sie sich die Schnittstellen genau an. Woher erhalten Sie Ihre Information? Wer erhält sie als nächstes? Ist alles in der Form, die dem anderen nützt?
3. Dann – und erst dann – wird nach dem technischen Vehikel oder dem Werkzeug gesucht. 

Auswahlüberlegungen zur Plattform

1. SharePoint: Gemeinsame Arbeit, mit Dokumenten, Versionierung, Aufbewahrung
2. OneNote: formloser Wissenstausch im Team, gut für Rechercheergebnisse und vorbereitende Arbeiten. Dann sinnvoll, wenn SharePoint zu aufwändig erscheint, hervorragende Suche
3. BusinessChat (dafür gibt es noch keinen festen Namen, Yammer ist ein Beispiel, Slack ein anderes. Jedenfalls ähnelt es WhatsApp): Für alles ohne Wichtigkeit in der Aufbewahrung. Schnell, formlos sympathisch, für Suche nach einem „Auskenner“ sehr gut geeignet. Pflege des hausinternen Netzwerks
4. Wiki: Für alles, was nicht direkt mit dem Tagesgeschäft zu tun hat. Klärung von Begriffen, Austausch von Best-Practices, Sammlung expliziten und impliziten Wissen des Hauses.
5. E-Mail: Mit Absicht als letztes hier aufgeführt, auch wenn das anscheinend das Haupt-Kommunikationsmittel zu sein scheint. Bitte nicht! E-Mail war nie als Collaborations-Werkzeug gedacht und taugt auch nicht dafür. 

Sehr schön illustriert hier: Business-Practices that refuse to die

Es ist hart, aber wahr: Outlook ist eine Insel mit einem Bewohner! Suchen Sie Alternativen, um die Zusammenarbeit mit Kollegen zu verbessern! Es gibt viel Besseres, als sich gegenseitig zuzumailen. Gehen Sie mal schauen, was bei Ihnen geht.

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