Sigrid Hess

Microsoft Teams – für alle, die zusammenarbeiten

12. November 2018

…und sich einfach ein schnelles, praktisches und mobilfähiges Tool wünschen. Und ein Microsoft-Konto haben. Seit diesem Sommer ist Teams auch für Persönliche Microsoft-Konten verfügbar, nicht nur im Rahmen der Nutzung von Office 365 im Unternehmen oder an der Hochschule. Doch für wen lohnt sich das?

Teams für alle

Vielleicht bin ich schneller fertig bei der Frage „… für wen nicht?“ Nicht nutzen können Sie Teams, wenn nicht alle beteiligten Personen über ein Microsoft-Konto verfügen. Egal ob persönlich oder geschäftlich. Im ersten Fall (Mitglieder haben ein Persönliches Microsoft-Konto) ist die Nutzung nicht ganz so umfangreich, doch schon so vielfältig, dass ich in diesem Post nur die Variante „Team, nicht alle im selben Unternehmen“ beleuchten will.
Das kann die erweiterte Familie sein, um ein Familienfest zu planen oder ein Team im Ehrenamt, oder auch ein Team, das zum Teil aus internen Mitarbeitern besteht, zum Teil aber auch Externe mit einbinden möchte. Das alles geht erst seit kurzer Zeit.

Der Anfang ist leicht

Sie benötigen lediglich E-Mail-Adressen aller Teammitglieder, die in irgendeiner Form mit einem Microsoft-Konto verbunden sind. Dann können Sie starten. Teams ist entweder browserbasiert zu nutzen oder mit einer App. Es funktioniert auf Windows 7 und selbstverständlich allen neueren Windows-Betriebssystemen sowie auf Android und auf iOS. Man braucht dazu lediglich die Zugangsdaten zum eigenen Microsoft-Konto. Die Screenshots hier mache ich auf Windows 10 im Browser.
In der linken unteren Ecke des Fensters, ganz unscheinbar, finden Sie: „Einem Team beitreten oder ein Team erstellen“. Das führt zu diesem Fenster:

Das Team erstellen
Dann ist nach wenigen Schritten das Team startklar. Geben Sie Name und Beschreibung ein.


Mitglieder hinzufügen

Fügen Sie die Mitglieder hinzu: alle, die nicht zum selben Unternehmen gehören, sind automatisch „Gäste“. Natürlich können auch später jederzeit weitere Mitglieder hinzugefügt werden. Die Mitglieder werden per E-Mail benachrichtigt und erhalten einen Link zum Team.

Überblick


und loslegen

Dann kann schon gestartet werden. Hier sind die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  1. Unterhaltungen: das ist wie eine „WhatsApp-Gruppe“ – nur kann sie deutlich mehr. diese Registerkarte ist vermutlich die am häufigsten benutzte – darum ist sie am Anfang platziert.
    Hier findet die Kommunikation statt und hier erscheinen auch alle Aktivitäten auf anderen Registerkarten – sofern man das nicht unterbindet.
  2. Dateianlagen: Bilder und Dateien, die angehängt werden, sind auf einer eigenen Registerkarte sichtbar. Das erleichtert die Frage nach „wo war nochmal…?“ enorm.
  3. Das Wiki: ist im privaten Umfeld eher nicht so wichtig, im geschäftlichen ist dort der Ort für Vereinbarungen, ein Glossar, oder FAQ. Das Wiki lässt sich (jedenfalls bis jetzt) nicht auf mobilen Endgeräten in der App editieren – was ich persönlich klug finde. Hier ist der Ort für verbindliches Wissen.
  4. Der Unterhaltung Emojis,GIFs oder Aufkleber hinzufügen: das unterstreicht den Ersatz des „Gesprächs in der Kaffeeküche“, das diese Form der Unterhaltung auch sein kann. Besonders bei Teams, die sich nicht im selben Gebäude oder nicht mal auf dem selben Kontinent befinden.
  5. Vielleicht die spannendste Funktion ist die Sofortbesprechung: Das ersetzt Skype und startet sofort eine Videokonferenz in diesem Team. Microsoft arbeitet gerade daran, eine Transkription der Videokonferenz anzubieten. Damit ist das lästige Protokollieren automatisiert. Jetzt schon gibt es die Möglichkeit, den Hintergrund auf Unschärfe zu stellen, um so das unaufgeräumte Arbeitszimmer nicht allen zu zeigen.
  6. Was sich hinter dem PLUS verbirgt? Schauen Sie nach! Je nach Konfiguration und Vorgaben des Erstellers des Teams ist das unterschiedlich. Vermutlich finden Sie die hier vorgestellten Forms /2/ wieder.

Super-Suche


Suchfeld am oberen Rand

Wirklich innovativ und sehr performant ist die Suche in Teams. Der Slash bietet eine Reihe von Befehlen an, das @ startet eine Nachricht an die erwähnte Person. Ganz normal nach einem Stichwort suchen kann man natürlich auch.
Teams bietet einen echten Vorteil für alle Gruppen von gemeinsam arbeitenden Menschen, die bisher gleichzeitig mit E-Mail, Skype, Dropbox und WhatsApp-Gruppe hantieren und sich allzu häufig fragen, auch welchem Weg sie eigentlich kommuniziert hatten dass…
Hier wäre einmal alles am selben Ort. Probieren Sie es aus.

Anmerkungen

Einen ersten Überblick über die Office 365 Tools gab es hier:
/1/ Sigrid Hess: Microsoft Office 365 für Teams – neue Tools,
Teamworkblog, erschienen am 21. Aug 2017, abrufbar unter https://www.effektiv-am-pc.de/microsoft-office-365-fuer-teams-neue-tools
Die App Forms habe ich hier vorgestellt:
/2/ Sigrid Hess: Online Umfrage mit Microsoft Forms und Excel – schnell und überraschend komfortabel, Teamworkblog, erschienen am 27. Aug 2018, abrufbar unter https://www.effektiv-am-pc.de/online-umfrage-mit-microsoft-forms-und-excel-schnell-und-ueberraschend-komfortabel
Ende Oktober ist ein Artikel über Teams von mir in der c’t erschienen:
/3/ Sigrid Hess: Jeder mit Jedem, c’t 23/2018, S. 126
https://www.heise.de/select/ct/2018/23/1541730610866419
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