16. August 2021
OneNote ist so interessant wie nie! Hatte ich noch halb erwartet, dass das Arbeiten mit Teams OneNote als gemeinsamen Ort der Informationen verdrängen könnte, erlebe ich eher das Gegenteil: OneNote und Teams spielen sehr gut zusammen. Doch Microsoft macht es uns ganz schön schwer bei den OneNote Versionen und Varianten den Überblick zu behalten.
2018 wurde von Microsoft angekündigt, dass die Desktop-Version von OneNote nicht mehr weiterentwickelt werden wird. Zukünftig könnten Notizbücher ausschließlich in in der Microsoft Cloud gespeichert werden. /1/ Damals ging ein Aufschrei durch die Reihen der Fans des Programms. 18 Monate später ruderte Microsoft wieder zurück.
Jetzt die Kehrtwende: Vorletzte Woche kündigte Microsoft an, dass die Windows 10 App mit dem Auslaufen des Betriebssystems auch eingestellt werden wird und nun doch die Dektop-App – die heißt jetzt „OneNote für Windows“ beibehalten wird. /2/ UFF!
Arno Burger stellt die verschiedenen Varianten in diesem Video vor:
OneNote ist nach wie vor eine wichtige und gute Umgebung für alle eher formlosen und wenig strukturierten Informationen. Man hat sie übersichtlich beisammen und die Suche ist exzellent. OneNote ist in allen Varianten gut nutzbar. Mein Favorit ist und bleibt bis auf Weiteres die installierte App – neuerdings heißt sie „OneNote für Windows“ davor hieß sie „Desktop-App“ und davor war es immer „die mit der Jahreszahl“ – also OneNote 2016 beispielsweise. Und nein, ich kann auch nichts dafür.
Warum ich sie bevorzuge? Hier habe ich hier eine Tabelle zusammengestellt zu den Unterschieden zwischen OneNote für Windows und OneNote im Web:
| Funktion | OneNote für Windows | OneNote im Web |
| Optik | ||
| Struktur sichtbar machen | Klick auf den Pfeil neben dem Namen des Notizbuchs, dann Pinnadel | Klick auf die Buchrückenschaltfläche |
| Abschnitte | horizontal oben, oder links in der erweiterten Notizbuchleiste | immer links, erreichbar über die Buchrücken-Schaltfläche |
| Seitenleiste | rechts, änderbar nach links | immer links, erreichbar über die Buchrücken-Schaltfläche |
| Menü Datei: | ||
| Informationen | Überblick über alle geöffneten Notizbücher mit deren Speicherort | Möglichkeit, das Notizbuch in der Desktop-App zu öffnen |
| Neu | Ein neues Notizbuch an einem beliebigen Speicherort anlegen. Es kann auf einer beliebigen SharePoint Site, auf OneDrive oder auch auf einem lokalen Laufwerk angelegt werden. | Hier keine Möglichkeit. Ein neues Notizbuch kann nach Klick auf den Namen des Notizbuches und Notizbuch hinzufügen erstellt werden. Wahl des Speicherortes ist hier nicht möglich, es liegt in OneDrive. |
| Öffnen | Bereits vorhandene Notizbücher öffnen. | Hier keine Möglichkeit. Öffnen weiterer Notizbücher entweder von deren Speicherort oder nach Klick auf den Namen des Notizbuches und Weitere Notizbücher |
| Exportieren | Eine Seite, ein Abschnitt oder das ganze Buch können separat in eine Datei in unterschiedlichen Formaten gespeichert werden; z.B. als PDF | Keine vergleichbaren Möglichkeiten Lösung: Drucken in eine PDF-Datei |
| Senden | die aktive Seite wird an eine E-Mail-Nachricht angehängt. Unterschiedliche Formate sind möglich. | Keine vergleichbaren Möglichkeiten |
| Menüband Start | ||
| Kategorien | Kategorieauswahl ist editierbar | Feste Kategorieauswahl |
| Kategorien suchen | Alle Einträge mit Kategorien anzeigen. Nicht abgehakte Aufgaben können gefiltert werden. | Keine vergleichbaren Möglichkeiten |
| Outlook Aufgaben | Mit einem Klick kann ein Eintrag zu den Aufgaben in Outlook verknüpft, eine Aufgabe erstellt werden. | Keine vergleichbaren Möglichkeiten |
| Diktieren | Keine vergleichbaren Möglichkeiten (bisher) | Speech-To-Text Funktion |
| Besprechungsdetails | Verbindet mit dem Outlook-Kalender und zieht von dort die Kopfdaten der gewählten Besprechung. | Funktion ist auf dem Menüband Einfügen zu finden. |
| Menüband Einfügen | ||
| Schreibbereich einfügen | „Rück mal ein Stück“ mit dieser Funktion kann man den gesamten Seiteninhalt verschieben. | Keine vergleichbaren Möglichkeiten |
| Dateien einfügen | Office Dateien können als Anlage oder Ausdruck eingefügt werden. | Office Dateien sind nur als Anlage möglich, Ausdrucke nur als PDF |
| An OneNote senden | E-Mails oder Visitenkarten an Outlook senden | Keine vergleichbaren Möglichkeiten |
| Seitenvorlagen | Vorlagen für Seiten können genutzt und eigene angelegt werden. | Keine vergleichbaren Möglichkeiten |
| Menüband Zeichnen | ||
| Stifte | unterschiedlich angeordnet, vergleichbarer Umfang | |
| Formen | Auswahl an Pfeilen und Formen verfügbar | Keine vergleichbaren Möglichkeiten |
| Freihand in Text | Freihand-Text kann gewandelt werden | Keine vergleichbaren Möglichkeiten |
| Menüband Verlauf | ||
| Letzte Änderungen | Anzeige aller neuen Einträge – für dieses oder alle Notizbücher | Keine vergleichbaren Möglichkeiten |
| Nach Autor suchen | Anzeige der Einträge geordnet nach Autoren | Keine vergleichbaren Möglichkeiten |
| Autoren ausblenden | Anzeige der Autorenkürzel | vergleichbar auf Menüband Ansicht Autoren anzeigen |
| Seitenversionen | Anzeige der Vorversionen dieser Seite | Auf Menüband Ansicht |
| Notizbuch-Papierkorb | Absprung zu den gelöschten Seiten und Abschnitten dieses Notizbuchs | Auf Menüband Ansicht Gelöschte Notizen |
Microsoft sagt ja, die „beliebtesten Funktionen der Windows 10 App werden übernommen“. ich wünsche mir: die Diktierfunktion und das automatische Sortieren der Seiten nach Alphabet oder chronologisch. Und die Einstellmöglichkeit, dass man neue Seiten immer oben einfügt. Das war es auch schon.
OneNote für Windows ist definitiv viel mächtiger als die Web-Variante. Das fällt ganz besonders bei den Schnittstellen zu Outlook und bei den Möglichkeiten der Suche ins Gewicht. Es ist mir eine echte Freude, dass uns dieses alltagspraktische Programm erhalten bleiben wird.
Anmerkungen: