27. Juni 2022
Neuerdings können Sie bei Ihren E-Mails entscheiden, ob Sie den Anhang als Datei (Kopie) anhängen wollen oder einen Link senden. Doch was kann dieser Link? Wie sicher ist er? Wer kann was damit tun? Lesen Sie hier was sinnvoll ist und was weniger.
Es wäre schön, wenn es bei Microsoft zumindest eine konsistente Benennung gäbe – Fehlanzeige. „Teilen“ und/oder „Freigeben“ wird synonym und wild durcheinander verwendet! Und wenn man einen Link sendet? Ist das eine Freigabe oder nicht?
Zuallererst: das Teilen von Dokumenten zum Lesen oder zur Bearbeitung ist grundsätzlich eine ganz hervorragende Idee! Spart es doch die vielen Kopien einer Datei, wenn man sich diese als E-Mail-Anhang hin- und herschickt. Und den daraus folgenden Versions-Wirrwarr. Grundsätzlich ist es so, dass Dateien, die auf OneDrive oder auf SharePoint liegen, mit anderen Personen geteilt werden können. Entweder zur Bearbeitung oder nur mit Leserecht. Das geht entweder aus der offenen Datei oder auch aus der Liste der Dateien am Speicherort mittels Rechtsklick und der Auswahl von „teilen“ aus dem Kontextmenü.
In aktuellen Outlook-Versionen werden Sie auch gefragt, ob Sie einen Dateianhang, der in einem Cloudspeicherort liegt, als Kopie oder als Link teilen möchten. Doch was ist das genau? Hier kommt eine Beschreibung von Anfang an:
Petra bearbeitet gerade ein Exposee und möchte das mit Paul besprechen. Sie klickt oben rechts auf Teilen und wird zuerst gefragt, wohin die Datei gespeichert werden soll. Sie wählt OneDrive for Business aus.
Dieses Fenster erscheint überall beim Teilen. Und es ist von sehr großer Wichtigkeit. Denn hier wird definiert, was der Link erlaubt und was nicht.
Die wichtigen Punkte von oben nach unten:
Wie angekündigt: dieses Fenster erreichen Sie aus dem vorherigen und hier geht es darum, wer genau was mit Ihrem Dokument tun darf:
Bei wem der Link funktioniert – zur Auswahl:
Sie können immer entscheiden, ob die Bearbeitung erlaubt ist oder ob es sich um ein reines Leserecht handelt.
Bei Word-Dokumenten haben Sie auch die Möglichkeit, die Mitarbeit nur im Überprüfen-Modus zu erlauben.
Sie können ein Ablaufdatum des Links definieren.
Sie können ein Kennwort festlegen.
Haben Sie die Bearbeitung nicht zugelassen, können Sie auch den Download unterbinden.
📨 Wenn Sie alles eingestellt haben, klicken Sie auf Übernehmen und dann kann es losgehen.
Vielleicht ist es Ihnen schon aufgefallen: Wenn Sie in Outlook eine Datei anhängen, die in einem Cloudspeicher gespeichert ist, werden Sie gefragt, ob Sie einen Link oder eine Kopie senden möchten. Meist fällt die Entscheidung auf die Kopie – weil Sie vielleicht nicht so recht wissen, was Sie mit dem Link genau erlauben. Das ist jetzt ja anders, und Sie können auch am Anhang noch die Einstellungen vornehmen.
In diesem Beispiel – gewählt wird hier gerade „Empfänger können anzeigen“ wird bestimmt, dass nur die namentlich genannten Empfänger das Dokument lesen, aber nicht bearbeiten können. Das ist eine hervorragende und auch sichere Alternative zum Dateianhang. Und es spart viele redundante Kopien!
Das hier ist allemal sicherer, als Dateianhänge zu versenden, die ja jedermann nach Belieben an alle möglichen Leute verschicken könnte! Sie behalten immer die Hoheit über das Dokument und können den Link auch jederzeit deaktivieren. In der Detailanzeige in OneDrive können Sie sogar eine Zugriffsauswertung erhalten.
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Mein Mitautor ist Arno Burger, dessen Videos auf YouTube ich hier schon einige Male verlinkt hatte.
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