Leitlinien-Werkstatt für Microsoft-Teams

3. Oktober 2022

Mittlerweile hat Microsoft Teams in sehr vielen Unternehmen einen Platz gefunden. Es bedient den Wunsch nach schneller Kommunikation und gemeinsamer Datei-Bearbeitung. Und spart damit Zeit und unnötige Prozessschleifen. Oder?

Was ich höre, wenn ich mit Menschen spreche ist: „Teams kommt jetzt zu allem anderen noch dazu und obendrauf, ich verliere den Überblick, von überallher kommen die Infos herein!“ oder auch: „Teams ist recht und schön, aber wenn es wirklich wichtig ist, schreibe ich lieber eine E-Mail!“

Was ich nur selten sehe, ist ein gelungener Transfer der internen Kommunikation von Outlook nach Teams. Aber da müssen wir hin! Warum? Das sehen Sie vortrefflich in diesem kleinen Video:

https://www.youtube.com/watch?v=QIqA_YKeboc

Es ist übrigens 10 Jahre alt!

Damit die Kommunikation und auch der Informationsaufbau in Teams gelingen kann, braucht es dringend Vereinbarungen. So wie wir Vereinbarungen auch schon für die gemeinsame Laufwerksablage brauchten.

Neudeutsch heißt das „Governance“ – ich verwende hier den Begriff „Leitlinien“ wie auch schon in meinem ersten Artikel zu diesem Thema /1/.

Natürlich gibt es nicht DIE Lösung für alle. Es wird nötig sein, dass Sie als Team sich zusammensetzen und einen Fragenkatalog abarbeiten. Aus den gefundenen Antworten ergibt sich dann die für Sie passende Leitlinie.

Hier biete ich Ihnen die Fragen an, denen entlang Sie Ihren eigenen Leitlinien-Workshop gestalten können. Teilweise mit kurzen Erläuterungen oder auch Hinweisen zu Best Practices. Die Antworten findet ihr Team – wenn Sie sich darauf einlassen und miteinander darüber sprechen.

Kommunikation

Wann wird ein Team erstellt? Wie wird der Name gefunden? Gibt es eine Namenskonvention?

Gibt es eine Mindestzahl oder eine maximale Anzahl von Kanälen pro Team? Wie werden Kanäle benannt?

• Wissen: Kanäle nicht im Nachgang umbenennen, in den SharePoint-Dokumenten erscheint danach immer noch der alte Name. Kanäle können nicht archiviert werden. Nur ausgeblendet oder gelöscht.

Wann sind private Kanäle oder freigegebene Kanäle sinnvoll?

(Meine Antwort auf diese Frage bräuchte einen eigenen Artikel. Wenn Sie den würden lesen wollen, schreiben Sie mir das in die Kommentare.)

Welche Nachrichten werden im Chat geteilt, welche in Kanalbeiträgen?

• Best Practice: Chat ist für Informationen von Tageswert – also heute interessant, morgen nicht mehr. Kontrollfrage: Wer im Urlaub ist, muss das nicht nachlesen. Alles, was für das Produkt oder Projekt länger wichtig ist, gehört in einen Kanalbeitrag.

Was ist mit dem Kanal „Allgemein“?

• Der Kanal „Allgemein“ kann weder gelöscht noch umbenannt werden. Entweder er wird genutzt für alles was alle Kanalthemen gleichermaßen betrifft, also übergeordnete Themen des Teams oder für das Miteinander. Übergeordnete Themen sind Fachthemen, die sich nicht einem Kanal zuordnen lassen.
• Wenn es die in Ihrem Team gar nicht gibt, nutzen Sie diesen Kanal anderweitig – nämlich für die zwischenmenschlichen Dingen, die nicht wirklich mit den Themen zu tun haben. Also zum Beispiel: „Ich bringe morgen Kuchen mit, wer ist im Büro?“ oder auch: „Heute Nachmittag bin ich ab 14 Uhr nicht mehr erreichbar.“ Für diese Infos brauchen Sie einen Ort. Das kann der Kanal „Allgemein“ sein, oder ein anderer Kanal namens „Flurfunk“ oder „Kaffeeküche“ oder auch eine Chatgruppe.

Wann werden Erwähnungen verwendet?

• Der Sender einer Information setzt eine Erwähnung (@mention) wenn eine Person diese Nachricht unbedingt gesehen haben muss. Die erwähnte Person signalisiert mit einer „Daumen-hoch-Reaktion“ dass sie es gesehen hat.

Welche Tags gibt es?

• Um die Reaktionen auch für mehr als eine Person komfortabel setzten zu können, können Tags angelegt werden. Standardmäßig können das nur Teambesitzer tun. Doch in den Einstellungen des Teams kann dies auch Teammitgliedern erlaubt werden.

Was erwarten wir – wird immer alles gelesen oder nur die Infos mit Erwähnungen?

Wie ist die Antworterwartung?

• Wie schnell erwarten wir Antworten? Gibt es eine Zeit am Tag, ab der wir uns einig sind, dass alles was später kommt bis morgen warten kann?

Was geschieht noch in Outlook? Was auf gar keinen Fall?

• Bitte nicht: Infos von außen ans Team weiterleiten mit „FYI“ oder „Was denkt ihr dazu?“ Stattdessen: „In Teams teilen“ und dort informieren oder diskutieren.

Dateien

Welche Dateien werden wie lange in Teams-Kanälen gespeichert?

• Teams ist kein Dokumentenmanagementsystem! Die Standardstrukturen sind eher schmalbrüstig strukturiert.

Nur für die Dauer der Bearbeitung oder dauerhaft?

• Die Dateien in Teams sind eher zu verstehen wie Umlaufmappen oder Hängetaschen, nicht wie Archivordner. Sie sollen die E-Mail-Anhänge ersetzen, nicht die Laufwerke! Perfekt ist dieser Ort für die gemeinsame Bearbeitung.

Wenn nicht dauerhaft, wohin kommen die Dateien danach?

• Es spricht nichts gegen die klassische Laufwerksablage für eine dauerhafte Aufbewahrung. Ein DMS ist ebenso möglich oder auch separate Dokumentbibliotheken auf SharePoint.

Gibt es Vorgaben für eine Dateinamensyntax?

• Trotz sehr guter Suchmöglichkeiten ist es nach wie vor hilfreich, sich auf einheitliche Vorgaben zu Dateinamen zu einigen. Zumindest für die Kernprozesse.

Wenn ja, wer legt sie fest und wo wird das dokumentiert?

Verschriftlichen Sie die Ergebnisse Ihres Workshops und haben Sie ein wachsames Auge darauf. Denn Teams ist angetreten, um die interne Kommunikation besser zu machen als Outlook. Das gelingt auch, wenn wir uns darauf einlassen.

Anmerkung:

/1/ Sigrid Hess: Leitlinien für Teams – Regeln für gute Zusammenarbeit, Teamworkblog, erschienen am 29. Jul 2019, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2019/07/leitlinien-fur-teams-regeln-fur-gute.html

Nach diesem Artikel habe ich eine Fortsetzung geschrieben:

Sigrid Hess: Leitlinien für Meetings und Aufgaben unter Microsoft 365, Teamworkblog, erschienen am 24.10.2022, abrufbar unter: https://www.teamworkblog.de/2022/10/leitlinien-werkstatt-fur-meetings-und.html