Microsoft Teams-Besprechungen für einen großen Kreis: Besprechungsoptionen einstellen

27. März 2023

Eine Teams-Besprechung für einen großen Personenkreis steht an? Dann hilft, die Optionen und Einstellungsmöglichkeiten zu kennen. Welche Rechte gibt es? Wie richten Sie einen moderierten Chat – F&A – ein? Das erfahren Sie hier.

Es ist ein alltäglicher Handgriff: Wir laden zu einer Teams-Besprechung ein. In aller Regel treffen wir uns mit Kollegen auf Augenhöhe, jeder kann mal den Bildschirm teilen und alle haben Kamera und Mikrofon an – optimalerweise. Also: Auf „Neue Teams-Besprechung“ geklickt. Betreff und Namen eintragen. Senden. Fertig.

Besprechungsoptionen konfigurieren

Doch manchmal reicht das nicht. Zum Beispiel, wenn wir zu einem Verkaufsevent einladen, bei dem wir vielleicht mehrere hundert Menschen erreichen wollen. Sprich: Wenn es darum geht, dass die Teilnehmer nur zuhören und zusehen und den Chat nicht „unbeaufsichtigt“ nutzen sollen.

Die Teilnehmenden sollen dann nicht jene „Kollaborations“-Rechte haben wie in einer „normalen“ Arbeitssitzung. Und das lässt sich bestens konfigurieren – wenn man weiß wie.

Gehen wir davon aus, dass Max ein Meeting aufsetzen will. Seine Kollegen Kim und Chris sollen Referenten sein. Der Link zur Besprechung soll im Newsletter, im Intranet und auf der Website veröffentlicht werden.

So geht Max vor:

• Er erstellt eine Teams-Besprechung und lädt Kim und Chris dazu ein.
• Er öffnet die Besprechungsoptionen und geht diese Schritt für Schritt durch:

1. Wartebereich: Bei einer großen Veranstaltung ist empfehlenswert, ihn auf „Jeder“ zu setzen. Ansonsten muss jede Person händisch zugelassen werden.
2. Bei den „Mitorganisatoren“ sind Paul und Marie zu wählen.
3. Wer kann präsentieren: Hier wählt Max „Nur Mitorganisatoren und ich“ aus. Damit sind alle anderen Personen in der Besprechung Teilnehmer, Max, Kim und Chris dagegen sind Referenten. Zum Verständnis: in einer „normalen“ Besprechung sind alle Referenten, denn das Recht des Präsentierens ist in der Teams-Standardeinstellung auf „Jeder“ gesetzt. Irritierenderweise ist das auf der Teilnehmerliste aber nicht zu erkennen. Erst wenn es Teilnehmer UND Referenten gibt, werden diese Gruppen unterschieden.
4. Nun ist es auch sinnvoll, die Rechte für Kamera und Mikrofon für die Teilnehmenden einzustellen. Max deaktiviert hier beides.
5. Auch möchte Max während des Vortrages keinen „wilden“ Chat der Teilnehmenden. Er deaktiviert ihn deshalb.
6. Die Reaktionen lässt er aber aktiviert. Denn es ist eine Möglichkeit der Interaktion, die auch bei großen Veranstaltungen sympathisch und auflockernd wirken.
7. Da es trotz deaktiviertem Chat möglich sein soll, Fragen zu stellen, aktiviert Max „F&A“. Das ist eine Moderationsebene, in welcher die Fragen aus der Teilnehmerschaft zuvor von den Organisatoren gesammelt, geprüft und gegebenenfalls veröffentlicht werden können. Die Schaltfläche erscheint bei den Teilnehmenden im Menüband.
8. Hinter dem Eintrag „Sprachinterpretation aktivieren“ verbirgt sich die Möglichkeit, einen oder mehrere separate Kanäle für Dolmetscher zur Verfügung zu stellen. Teilnehmende der Besprechung können sich dann selbstgesteuert auf einen Sprachkanal schalten und der Simultanübersetzung folgen.

Nach dem Speichern der Einstellungen kann die Besprechung an die Mitorganisatoren und ggf. Dolmetscher versendet werden. Etwas verwirrend kann es sein, dass die Dolmetscher erst nachdem die Einladung an sie verschickt wurde, in den Besprechungsoptionen als solche benannt werden können. Das mag sich noch ändern (bei den Mitorganisatoren war das vor einiger Zeit auch noch so, jetzt reicht es, wenn der Name in der Einladung steht).

Die Besprechungsoptionen können JEDERZEIT verändert werden. Vor dem Senden, nach dem Senden, in der laufenden Besprechung. Es ist KEIN neuer Link erforderlich!

In der laufenden Besprechung

An den so geplanten Vortrag soll sich eine Diskussionsrunde anschließen. Zuerst werden die Fragen beantwortet, die sich im Bereich „F&A“ angesammelt haben. Doch dann sollen sich interessierende Teilnehmende auch aktiv zu Wort melden können. Wie geht das?

• Möglichkeit 1: Die Teilnehmenden melden sich per „Handzeichen“ zu Wort und die Moderatoren schalten dann das Mikrofon und/oder die Kamera frei. Nach der Freigabe kann (und muss) die Person selbst das Mikrofon und die Kamera einschalten.
• Möglichkeit 2: Die Freigabe von Kamera und Mikrofon erfolgt in den Besprechungsoptionen im laufenden Meeting. Die Organisatoren finden diese Einstellungen im Drei-Punkte-Menü | Einstellungen | Besprechungsoptionen.

Das sind dieselben Optionen, die Max im Vorfeld bearbeitet hatte. Als Organisator kann er die Einstellungen jederzeit anpassen. Also auch, wenn die Veranstaltung in eine andere Phase geht und dafür andere Einstellungen nötig sind.

App oder Browser?

Es kann leider noch immer vorkommen, dass Teilnehmende, die nicht mit der Microsoft Teams-App, sondern anonym im Browser teilnehmen, nicht alle Möglichkeiten haben.

Wichtig: Dolmetscher (Sprachinterpreten) müssen unbedingt über die Teams-App teilnehmen!

Teilnehmende, die anonym über den Browser teilnehmen, haben möglicherweise nicht die Möglichkeit, die Funktionen F&A oder Chat zu nutzen. Denn das ist auch abhängig vom Browser.

Momentan werden hier viele Verbesserungen vorgenommen. Generell aber ist immer besser, über die installierte Teams-App an Besprechungen teilzunehmen und nicht über den Browser. Zumindest, wenn man sicher den vollen Funktionsumfang haben möchte.

Mehr davon?

Haben Sie Interesse an weiteren Details zu interaktiven Besprechungen? PowerPoint live oder Excel live? Wenn ja, hinterlassen Sie mir hier gerne einen Kommentar.

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