27. November 2023
Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt.
Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen.
Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.
Wenn Sie in einer aktiven Besprechung auf das Notizen-Symbol klicken, öffnet sich rechts der Bereich der Besprechungsnotizen, der wiederum in drei Teile gegliedert ist.
Wenn es eine Agenda gibt (wie das bei jeder guten Besprechung der Fall ist), sollte diese natürlich vorab bekannt gemacht werden. Hierüber ist das möglich. Am besten geschieht das durch den Besprechungsorganisator. Und zwar, indem er die Besprechungsnotizen im Teams-Kalender vorbereitet.
Nachdem die Agenda aktiviert wurde, erscheint die Loop-Komponente. Diese beinhaltet unterschiedliche Kollaborationsfunktionen.
In den Agendapunkten können Sie die Personen erwähnen, die dafür zuständig sind. Mit der Erwähnung durch das @ werden die Kollegen automatisch per E-Mail-Nachricht darüber informiert.
Die Besprechungsnotizen können viel Unterschiedliches beinhalten: einfachen Text, Aufzählungen, Abstimmungstabellen, Bilder etc. Nach der Besprechung sind alle Infos jederzeit im Kalendereintrag des Team-Kalender abrufbar.
Das dritte Element der Besprechungsnotizen sind die Folgeaufgaben. Das ist eine klassische Aufgabenliste mit Zuweisungen und Fälligkeitsdaten. Diese Aufgaben erscheinen auch in der „Mir zugewiesen“-Liste in „To Do“, und das zusammen mit den Aufgaben aus „Planner“.
Wer die Notizen zum ersten Mal startet wird sie in seinem OneDrive verortet vorfinden. Und zwar im Ordner "Besprechungen".
Die Notizen sind ganz fein für kleine Protokolle mit kurzer Tragweite. Oder auch als Vorbereitung oder Grundlage mit welcher dann das eigentliche Protokoll erstellt wird.
Zur Protokollierung des regelmäßigen Teammeetings eignet sich aber OneNote oder Planner meiner Ansicht nach erheblich besser.
Insbesondere aber die Speicherung in OneDrive halte ich für richtig problematisch. Gemeinsames Wissen gehört meiner Meinung nach auch immer an einen gemeinsamen Ort.
Da gibt es also noch einiges an Verbesserungsmöglichkeiten. Und weil dem so ist, ist es natürlich auch möglich, dass sich das noch ändert. Ich behalte das natürlich im Auge. Und ich werde berichten.