Microsoft Teams: Was Teambesitzer wissen und entscheiden sollten

8. Januar 2024

Es ist so alltäglich: In MS-Teams ein Team angelegt und – schwupps! – bist du Teambesitzer. Doch ist damit schon alles gut und geklärt? Vielleicht. Wenn die Basiseinstellungen passen. Basiseinstellungen? Können „Normal-User“ da was ändern? Aber ja! Und das solltest du dir unbedingt auch ansehen. 5 wichtige Fragen mit Einordnung und kompaktem Faktenwissen.

Frage 1 – Priorität eher niedrig: Welcher Teamtyp soll es sein?

Möglicherweise ist dir das noch gar nicht aufgefallen, weil du vermutlich immer ein „Privates Team“ anlegst. Und das ist ja auch gut so. Aber wissen solltest du schon: Es gibt unterschiedliche Teamtypen.

Die Fakten:

• Zu einem Privaten Team werden die Personen explizit eingeladen.
• Zu einem Öffentlichen Team kann eingeladen werden, gleichzeitig kann aber jedes Mitglied der Organisation auch selbstgesteuert beitreten. Beispiel: Sport- oder Lerngruppen.
• Bei einem Organisationsweiten Team (das nur Teams-Administratoren erstellen können) sind alle Mitglieder der Organisation automatisch Mitglied. Ein solches Team kann in kleinen Organisationen das Intranet ersetzen.
• Alle Teamtypen können später in den Teameinstellungen geändert werden.

Zusatzfrage: Wollt ihr euch eine Konvention um Team-Namen zu bilden geben?

In manchen Unternehmen beginnen alle Teams mit einem T_ oder einer anderen Kennung.

Meine Einschätzung: den Kennbuchstaben halte ich nicht für nötig. Jedoch eine kurze und klare Bezeichnung, am besten ohne Umlaute und Leerstellen.

Den Namen des Teams solltest du später nicht mehr ändern. Und zwar deshalb, weil es zu unschönen Unklarheiten und Verwirrungen führen kann, weil der alte Name im Hintergrund erhalten bleibt.

Frage 2 – Priorität sehr hoch: Welche Kanaltypen brauchen wir?

Das ist eine sehr wichtige Frage, die schon bei Anlage des Teams eine große Rolle spielt. Denn: Der Kanaltyp ist im lässt sich später nicht mehr ändern.

Die Fakten:

• Wirklich im Kanal verortet sind nur die Beiträge. Alles, was sich sonst als Registerkarten im Kanal anzeigen lässt, sind nur Verknüpfungen.
• Ein Privater Kanal enthält einen Teil der Mitglieder des Teams.
• Ein Freigegebener oder Geteilter Kanal (das ist dasselbe) kann Mitglieder enthalten, die nicht Mitglied des Teams sind.
• Es können alle Mitglieder des Teams zum Geteilten Kanal gehören oder nur ein Teil davon.
• Gäste im Team können nicht zu einem Geteilten Kanal gehören.
• Weder in einem Geteilten noch in einem Privaten Kanal kann ein Planner-Board als Registerkarte hinzugefügt werden.
• Weder in einem Geteilten noch in einem Privaten Kanal können Kanalbesprechungen geplant werden. Spontane Kanalbesprechungen sind dagegen möglich.

Zusatzfrage: Wollt ihr euch eine Namenskonvention für Kanäle geben? Wollt ihr Führungsziffern oder vorangestellte Emojis nutzen, um eine Reihenfolge zu definieren?

Frage 3 – Priorität mittel bis hoch: Welche Einstellungen gelten für den Kanal?

Als Teambesitzer solltest du dir unbedingt die Einstellungen, insbesondere die Mitgliederberechtigungen des Teams anschauen und mit deinen Mitbesitzern (ja, bitte mindestens immer zwei, besser drei Teambesitzer benennen – und ich höre jetzt auf zu gendern ;)) und Mitgliedern abstimmen. Du findest die Einstellungen bei Team verwalten.

In der Standardeinstellung sind alle Berechtigungen aktiv. Ich will hier nicht alle betrachten, nur die, über die du wirklich nachdenken solltest.

• Kanäle erstellen – ja, das würde ich offen lassen. Es sollte aber in euren Leitlinien geklärt sein, wann neue Kanäle erstellt werden.
• Private Kanäle erstellen: das würde ich deaktivieren. Denn ein Privater Kanal erstellt sich im Hintergrund eine eigene Site – das spart also entgegen landläufiger Meinung nichts verglichen mit einem weiteren Team. Private Kanäle können durchaus sinnvoll sein, sollten aber in den Händen der Teambesitzer bleiben.
• Kanäle löschen und wiederherstellen: würde ich ebenfalls deaktivieren.
• Eigene Nachrichten löschen oder bearbeiten: Das ist eine schwierige Entscheidung. Auf manchen Tennants habe ich schon Einstellung gesehen, dass Teambesitzer ALLE Beiträge löschen dürfen. Hui! Das finde ich gefährlich. Aber ich habe auch schon gehört: „Wieso schwierig, ich muss doch Ordnung schaffen können!“ Das hat natürlich auch eine gewisse Logik. Klar sollte aber sein: Dürfen Nachrichten geändert oder gelöscht werden, können Situationen entstehen, in der jemand sagt: „Das habe ich nie geschrieben!“ Andererseits: Wie soll man sonst Flüchtigkeitsfehler korrigieren können? Ich jedenfalls bin selbst noch unschlüssig in dieser Frage. Wenn du eine dezidierte Meinung dazu hast, freue ich mich darüber, wenn du sie in den Kommentaren mit uns teilst.

Frage 4 – Priorität sehr hoch: Welche Dateien bleiben wie lange im Kanal?

Eine der zentralen Funktionen von Teams ist das gemeinsame Bearbeiten von Dateien. Meiner Meinung nach ist die Dateiablage in einem Kanal nicht für die Dauerablage von Dateien gemacht, sondern für jene, die momentan aktiv und in Bearbeitung sind. Wenn du das mit der Papier-Ablage vergleichen möchtest: Es ist eher die Umlaufmappe als der Leitz-Ordner.

Wenn ihr also für die Dateien in den Kanälen ein Durcheinander und im Laufe der Zeit sehr große Datenmengen vermeiden wollt, müsst ihr unbedingt absprechen und regeln, was dort unter welchem Namen eingestellt wird und wann es wieder wohin verschwindet.

Die Fakten:

• Alle Dateien, die im Kanal liegen, werden automatisch in dem entsprechenden Ordner auf der SharePoint-Site des Teams angelegt.
• Alle Dateien können von allen Teammitgliedern und auch Gästen bearbeitet werden.
  Alle Dateien werden automatisch versioniert.
• Alle Teammitglieder und Gäste können Dateien löschen.
• Gelöschte Dateien bleiben für 93 Tage im Papierkorb der Website erhalten.

Frage 5 – Priorität mittel bis hoch: Wann werden Kanäle gelöscht, wann wird das Team archiviert oder gelöscht?

Es soll nicht immer nur mehr werden. „Schon bim Planen das Ende im Sinn haben!“ ist eine gute Sache. Also: Werden Teams bzw. Kanäle nur für einen bestimmten Zeitraum angelegt? Wann wirst du das wieder los? Wenn Neues kommen soll, muss anderes auch gehen (können).

Als Teambesitzer kannst du in den Einstellungen bei den Analysen sehen, ob das Team „lebt“ oder nicht. Meistens wirst du es auch einfach so wissen. Lösche oder archiviere Teams, die nicht mehr gebraucht werden.

Die Fakten:

• Teams lassen sich von Besitzern archivieren und natürlich auch wiederherstellen. Damit ist das Team inaktiv. Die Dateien des Kanals auf der SharePoint-Site können schreibgeschützt werden (empfehlenswert).
• Kanäle lassen sich nicht archivieren, nur löschen. Die Dateien des Kanals bleiben aber auf der SharePoint-Site erhalten und müssten dort im Bedarfsfall separat gelöscht werden.
• Wenn ein Team gelöscht wird, werden auch alle zugehörigen Dateien gelöscht.

Falls es über diese Fragen hinaus für dich weitere Fragen zu klären gibt, freue ich mich über deinen Kommentar.