Ganz neu: Loop-Komponenten in OneNote

7. August 2024

Alle, die Microsoft 365 nutzen haben die Loop-Komponenten vermutlich schon in Chats, Kanälen und in den Teams-Besprechungsnotizen entdeckt. Ehrlich gesagt tue ich mich noch immer schwer, diese Elemente in dem Tool-Konglomerat M365 zu verorten. Leicht fällt es mir beim neuesten Einsatz: Loop-Komponenten in OneNote – das ist einfach super!

Mit den Loop-Komponenten in OneNote gelingt einiges, was man sich bisher vergeblich gewünscht hat: schnelle Zusammenarbeit, etwas mehr grafische Elemente, ein Kanban-Board und Tusch: das Teilen einzelner Elemente, ohne das ganze Notizbuch zu teilen!

Das Szenario:

Das Messeteam muss bei der nächsten Messe in ein anderes Hotel ziehen. Es gibt unterschiedliche Meinungen. Für die Messe-Organisation ist ein OneNote-Notizbuch angelegt. Doch nicht alle, die beim Hotel mitreden wollen und auch sollen, sollen auf das gesamte Notizbuch Zugriff erhalten.

Das war bisher nicht lösbar. Der Abstimmungsprozess musste anderswo erfolgen und nach Abschluss händisch übertragen werden.

Nun lässt sich das mit einer Loop-Komponente lösen. Nur diese wird beispielsweise über den Chat als Link geteilt. Daraufhin öffnet sie sich bei den Berechtigten im Browser. Doch die Ergebnisse werden sofort und direkt auf die OneNote-Seite im Orga-Handbuch synchronisiert.

Hier die Anleitung in Bildern:

1. Schritt: Loop-Komponente auswählen und erstellen

In OneNote das Menüband „Einfügen“ auswählen. An einer beliebigen Stelle auf einer OneNote-Seite kann eine Loop-Komponente eingefügt werden. Ich nehme die Abstimmungstabelle.

2. Schritt: Prüfen, wer Zugriff hat

Dieser Schritt ist nicht notwendig, soll aber gezeigt werden um eventuellen Unsicherheiten, mit wem das Notizbuch bereits geteilt ist zu begegnen. Bisher lassen sich Loop-Komponenten nur organisationsintern teilen.

3. Schritt: dem Arbeitsbereich hinzufügen

Das noch unbekannte, an eine Blume erinnernde Symbol steht für die „Freigegebenen Speicherorte“. Bei Klick darauf wechselt die Ansicht in den Browser und fügt die Komponente dem Arbeitsbereich hinzu. Nur dann kann sie geteilt werden.

4. Schritt: Freigabelink erstellen

Nur im Browser, genauer im Loop-Arbeitsbereich, kann (bisher) die Freigabe erfolgen.

5. Schritt: Link teilen

Der so erzeugte Link kann auf beliebigem Weg geteilt werden. Als E-Mail, als Nachricht, oder auch auf einer (gemeinsamen) OneNote-Seite. Wir haben den Link in einem Teams-Chat geteilt. Dort kann Uli direkt in die Komponente hineinarbeiten. Er sieht nicht, dass die Komponente in einem Notizbuch verortet ist.

6. Schritt: Zusammenarbeit

Ich (Sigrid) sehe Ulis Einträge sofort und direkt in meinem Notizbuch. Die Ansicht ist dieselbe, die Uli im Chat sieht.

Was denken Sie? Sinnvoll oder überflüssiges Gimmick? Kommentieren Sie gerne!