Verborgene Schätze: Outlook-Funktionen, die man nicht gleich findet

20. April 2015

Jan hat mich zu diesem Artikel iunspiriert – Funktionen, die sehr nützlich, aber wenig bekannt sind. Outlook-Funktionen habe ich hier schon viele vorgestellt. Die QuickSteps, die Bedingte Formatierung, Kategorien mehrfach, neuestens das einfache Kanban-Board und andere mehr. Heute konzentriere ich mich auf einfache Schaltflächen und kleine Kniffe. Verschieben: Beim Drag&Drop fällt eine E-Mail schon mal […]

Bessere rechtliche Grundlagen auf dem Weg zur digitalen Ablage

19. März 2015

Bisher war es nicht so ganz einfach, digitale Ablage rechtskonform zu gestalten, ganz besonders dann nicht, wenn die Belege teils papierhaft, teils digital das Unternehmen erreichten. Seit 1.1.2015 gelten neue Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer sowie zum Datenzugriff (GoBD) – das ersetzt die bisherigen GDPdU. Sehr gut […]

Die Houston-Tabelle

3. März 2014

Ablageprobleme lösen, bevor sie entstehen – klären Sie Zweifelsfälle mit einer einfachen teamfähigen Tabelle. „Egal, wie ich mich entscheide, ich weiß es genau, ich werde dich suchen.“ Mit diesem Gedanken legen wir manches Mal ein Schriftstück – papierhaft oder elektronisch – ab. Die gute Nachricht am Anfang: Treffen Sie einfach die erstbeste Entscheidung; aber dokumentieren […]

Wie Synonyme uns das Leben schwer machen – Über Kategorien und Co. bei Microsoft Office

19. November 2012

„Warum schaffe ich es im Internet in einer riesigen Datenmenge das Richtige zu finden, und in unserem Teamlaufwerk gelingt das nicht?“ Nun ja, vielleicht haben Sie im Team noch nie über Metadaten gesprochen! Sie heißen Kategorien, Schlüsselwörter, Tags, Markierungen, oder Stichwörter. Gemeint sind beschreibende Begriffe, die das Zuordnen und Finden von Dokumenten aller Art verbessern […]

Kaizen-Freitag im Team: Mit der Winston-Technik den „grauen Stapeln“ zu Leibe rücken.

16. April 2012

Gibt es auch auf Ihren Fensterbrettern „graue Stapel“, gesammeltes Papierchaos und Tische, auf denen sich nur die Eigner mittels Kompass zurechtfinden? Das funktioniert auch – so lange der Eigner am Platz ist; aber in dem Moment wo dieser fehlt und etwas aus seinem Aufgabenbereich gebraucht wird, zeigen sich die Tücken. Unlängst war ich in einem […]

Hilfe! Kollege hat frei und ich finde nichts!

20. Februar 2012

Das „ganz normale“ Vorgehen, wenn man etwas ablegen will ist: ich nehme ein Stichwort und schreibe es auf den Ordner. Das klappt ganz gut, wenn einer für sich alleine arbeitet, birgt aber Risiken und Nebenwirkungen, wenn mehrere Menschen auf dieselbe Ablage zugreifen. Übrigens ist es ganz unerheblich, ob es sich dabei um die Ablage von […]