20. April 2015
Jan hat mich zu diesem Artikel iunspiriert – Funktionen, die sehr nützlich, aber wenig bekannt sind. Outlook-Funktionen habe ich hier schon viele vorgestellt. Die QuickSteps, die Bedingte Formatierung, Kategorien mehrfach, neuestens das einfache Kanban-Board und andere mehr. Heute konzentriere ich mich auf einfache Schaltflächen und kleine Kniffe.
Verschieben:
Beim Drag&Drop fällt eine E-Mail schon mal versehentlich in den falschen Ordner. Sicherer ist die Schaltfläche Verschieben. Sie gibt es im Posteingangs-Menüband und auch im Fenster der eingehenden Mails. Dort ist sie noch sinnvoller, denn wenn man eine Nachricht im eigenen Fenster geöffnet hat, muss man sie erst schließen, um sie verschieben zu können.
Noch etwas ist sinnvoll daran: Wenn die Schaltfläche verwendet wird, „merkt“ sie sich die zuletzt genutzten Ordner – auch die von anderen Konten; leider geht das nicht in Ordner im Dateisystem. Wohl aber lässt sich so eine E-Mail auch in die Aufgaben oder den Kalender verschieben. Das ist hier allerdings nicht meine bevorzugte Methode, sondern diese.
Den Posteingang mag man im Griff haben, aber wie sieht es mit den Gesendeten Elementen aus? Dort findet sich oft ein Riesenvolumen an E-Mails. Es ist eine lästige Sache, von Zeit zu Zeit den Ordner mit den gesendeten Elementen durchzugehen und mindestes zwei Dritteldavon zu löschen. Etwa ein Drittel ist wichtig und muss archiviert werden. Ich behaupte: man weiß schon beim Schreiben in 90% der Fälle, ob diese Mail aufbewahrt werden muss, oder nicht. Warum teilt man das der E-Mail nicht gleicht mit? Das geht im Fenster der geöffneten E-Mail, auf dem Menüband Optionen – Gesendetes Element speichern unter
Hier können Sie den Zielordner wählen oder auch bestimmen, dass die ausgehende E-Mail gar nicht gespeichert werden soll: Nicht speichern.
Ich nutze diese Funktion, seit ich sie mit einem Rechtsklick und Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen auf die vorderste Ebene gebracht habe.
Die Funktion zwei rechts davon will ich auch vorstellen:
Nicht von jeder E-Mail, die ich schreibe, interessieren mich auch die Antworten. Vielleicht bi ich ab morgen in Urlaub oder jemand anders kümmert sich um die Rückläufe. So z.B. in meiner Funktion als Elternbeirat: ich lade zum Stammtisch ein, die Antworten gehen aber zu meiner Kollegin.
„Niemand“ beachtet in einer E-Mail die Zeile: „Bitte senden Sie Ihre Antwort an xy“ – jeder klickt auf „Antworten“…
Sie können vor dem Versenden der E-Mail bestimmen, welche Adresse(n) verwendet wird, wenn jemand auf „Antworten“ klickt: Wählen Sie dazu „Direkte Antworen auf“ dann sehen Sie im folgenden Fenster die entsprechende Zeile. Tragen Sie dort zusätzlich zu Ihrer Adresse oder ausschließlich die Adresse der Person ein, die statt Ihrer die Antworten erhalten soll.
Daran ist nichts geheimnisvolles, der Absender sieht den anderen Namen im „An“-Fenster, so er denn hinschaut…
hat man mehrere Signaturen hinterlegt, z.B. ein ausfühliche mit allen rechlichen Vorgaben und eine kurze für Antworten, kann man nacheinem Rechtsklick in die bestehende Signatur die andere auswählen.
Und zu guter Letzt: E-Mail absenden geht in jeder Outlook-Version mit ALT + S
Gerade ist mein neuestes Werk: „Überleben in der Informationsflut“ erschienen- nicht nur aber auch mit Outlook-Tipps.
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19. März 2015
Bisher war es nicht so ganz einfach, digitale Ablage rechtskonform zu gestalten, ganz besonders dann nicht, wenn die Belege teils papierhaft, teils digital das Unternehmen erreichten.
Seit 1.1.2015 gelten neue Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer sowie zum Datenzugriff (GoBD) – das ersetzt die bisherigen GDPdU.
Sehr gut dargestellt ist die Sache hier:
Verfahrensdokumentation nach GoBD und TR03138
Für alle, die nicht in erster Linie die buchhalterische Seite im Blick haben, beginnt der interssanteste Teil auf Seite 22 des Schreibens vom Bundesministerium der Finanzen:
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3. März 2014
„Egal, wie ich mich entscheide, ich weiß es genau, ich werde dich suchen.“ Mit diesem Gedanken legen wir manches Mal ein Schriftstück – papierhaft oder elektronisch – ab. Die gute Nachricht am Anfang: Treffen Sie einfach die erstbeste Entscheidung; aber dokumentieren Sie diese.
Heißt das Ding im Flur Lift, Aufzug oder Fahrstuhl? Wenn ich Informationen zu Chinakohl ablegen will, gehört das zu Salat oder zu Gemüse – und ist Salat eigentlich ein Untergruppe von Gemüse oder gleichrangig? Oder Originalton im Seminar: „In unserer alphabetischen Ablage habe ich lange nach der Anfahrtsskizze gesucht, bis ich die Wegbeschreibung fand.“
Vor ziemlich genau zwei Jahren habe ich Ihnen an dieser Stelle den Ablagewortschatz vorgestellt //1//. Dort ist die Intention ein erweitertes Inhaltsverzeichnis der Ablage entstehen zu lassen.
In manchen Fällen aber ist das des Guten zuviel; nämlich dann, wenn Sie viele Standardvorgänge haben und die Ablage der Dokumente einem festen Schema folgt. In einem solchen Fall geht es lediglich darum, die „bunten Hunde“ einzufangen. Also Dokumente, die sich dem Standardschema aus irgendeinem Grund entziehen.
Was tut man bisher? Man überlegt, fragt den Kollegen „Bernd, wo würdest Du das hier denn suchen?“ Fragen Sie drei Kollegen, haben Sie erstens danach vier Meinungen und außerdem allerhand Unterbrechungen verursacht. Stattdessen schlage ich vor, im gemeinsamen Laufwerk eine Houston-Tabelle anzulegen (ja, genau, wegen „Houston, wir haben ein Problem“). Alles, was sich der Standard-Struktur entzieht wird dort abgelegt, wo es noch am ehesten hinpasst und diese Entscheidung wird in der Tabelle eingetragen. Fertig. Jeder, der etwas nicht auf Anhieb findet, wird in dieser Datei per Suchen-Funktion (STRG + F) fündig. Auch das Ablegen geht schneller, weil man nicht mehr hin- und herüberlegt, sondern einfach fix die getroffene Entscheidung notiert. Aber nicht vergessen: bitte an die Synonyme denken.
//1// Blogartikel von Sigrid Hess: Hilfe, der Kollege hat frei und ich finde nichts
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19. November 2012
„Warum schaffe ich es im Internet in einer riesigen Datenmenge das Richtige zu finden, und in unserem Teamlaufwerk gelingt das nicht?“ Nun ja, vielleicht haben Sie im Team noch nie über Metadaten gesprochen!
Sie heißen Kategorien, Schlüsselwörter, Tags, Markierungen, oder Stichwörter. Gemeint sind beschreibende Begriffe, die das Zuordnen und Finden von Dokumenten aller Art verbessern sollen. Die Standard-Bürosoftware bietet zwar in mancherlei Form die Möglichkeit des Erfassens solcher Beschreibungen, sieht sich aber überfordert in der Aufgabe, dies einheitlich zu benennen.
In der vergangenen Woche war während eines Seminares das „Taggen“ oder Kategorisieren von elektronischen Dokumenten Thema. Dabei wurde ganz klar, dass die Firma Microsoft den Tipp mit dem Ablagewortschatz (/1/) offenbar nicht kennt. Ich stelle hier eine kleine Liste vor – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – wo sich in den Standard-Büroanwendungen die Möglichkeiten zum Erfassen von Metadaten finden und wie sie jeweils heißen.
Kategorien: Das bis 2003 in Outlook herrschende Begriffe-Chaos (Kategorie versus Kalenderfarben) ist seit der Outlook-Version 2007 beseitigt: es gibt nur noch eine Kategorienliste mit 25 zuordenbaren Farben. In allen Outlook-Bereichen werden dieselben Kategorien verwendet.
Kategorien: Es wäre so schön gewesen, wenn OneNote, das eng mit Outlook zusammenarbeitet, die Kategorien genauso anwenden würde wie Outlook. Aber das wäre zu einfach: der Begriff Kategorien wird seit OneNote 2010 für etwas ganz anderes verwendet; nämlich für das, was in OneNote 2007 „Tags“ hieß. An sich gut gemacht, sehr funktional, nur sollte es nicht Kategorien heißen. (/2/)
Markierung (siehe Abb. 1, gelber Rahmen): sieht neu aus und funktioniert gut. Beim Anklicken erscheint eine Vorschlagsliste, die sich um bereits eingegebene Begriffe erweitert. Einträge in den Markierungen werden sehr gut über die Desktopsuche gefunden!
Irritierend ist allerdings, dass sich diese Einträge in den Dateieigenschaften als „Kategorien“ wiederfinden und in den Erweiterten Dateieigenschaften (einen Klick weiter, im Register „Zusammenfassung“) im Feld „Stichwörter“ stehen. Ist noch kein Begriff erfasst steht dort – um die Verwirrung komplett zu machen: „Tag erfassen“. Im Bild sind die genannten Felder rot eingerahmt.
In den Erweiterten Dokumenteigenschaften existiert noch ein Feld „Kategorie“, das ist aber nicht dasselbe. Wo die hier erfassten Inhalte wieder erscheinen habe ich noch nicht herausgefunden.
Zusammengefasst: Markierung, Tag, Stichwort Kategorie – Die Office Programme verwenden diese vier Begriffe leider für ein und dasselbe. Unglücklicherweise kann „Kategorie“ noch drei weitere Dinge meinen …
Abb. 1: Word, Excel, PowerPoint Datei – Eigenschafen sowie bei „speichern unter …“
Wundert sich jetzt noch jemand über die Fragezeichen in den Pupillen meiner Zuhörer?
Dennoch ist diese Situation aus dem echten Leben gegriffen. Genauso erlebe ich bei Organisationsberatungen eine „babylonische Sprachverwirrung“ innerhalb eines Unternehmens. Klären Sie die Begrifflichkeiten Ihrer Themen und halten Sie Vorzugsbegriffe und Synonyme schriftlich fest.
Meine Empfehlung: Erstellen Sie für Ihr Team eine Liste von Kategorien, die Ihnen die Suche quer zu Ihrer Ablagestruktur erleichtert. Nutzen Sie diese Begriffe konsequent für die Kategorien in Outlook und in den Markierungen der Office-Dokumente beim Speichern. Nutzen Sie das Feld Titel zusätzlich dann, wenn der Titel nicht aus dem Dateinamen hervorgeht. Ignorieren Sie alles andere.
Anmerkungen:
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16. April 2012
Gibt es auch auf Ihren Fensterbrettern „graue Stapel“, gesammeltes Papierchaos und Tische, auf denen sich nur die Eigner mittels Kompass zurechtfinden? Das funktioniert auch – so lange der Eigner am Platz ist; aber in dem Moment wo dieser fehlt und etwas aus seinem Aufgabenbereich gebraucht wird, zeigen sich die Tücken.
Unlängst war ich in einem Büro zur Büroorganisationsberatung eingeladen. Dort zeigte sich auf einem Schreibtisch – etwa 150 x 90 cm groß – eine zwei-Finger-dicke Schicht an Papieren, gleichmäßig verteilt. „Da drin ist die Steuerkarte, die ich heute Nachmittag dringend brauche!“ sagte die Besitzerin des Schreibtisches.
Wir benutzten die Winston-Technik /1/: Dazu richten Sie auf einem Extra-Tisch oder auf dem Fußboden 4 Rechtecke ein (siehe Abb. 1).
Abb. 1: Bedeutung der 4 Aufräumfelder
Auf das erste Rechteck (Wegwerfen) kommt ein Papierkorb oder besser ein Karton vom Kopierpapier für das Altpapier, ggf. ein Aktenvernichter.
Auf das zweite Rechteck (Weiterleiten) kommt Ihr Ausgangskorb, der ist für Dinge, die bei Ihnen gar nicht gebraucht werden, wohl aber bei jemand anders.
Auf das dritte Rechteck (Wichtig) kommt Ihr Eingangskorb, der ist für Dinge die
Wunder! Viele Dinge sind mit wenigen Handgriffen erledigt: das Protokoll: lochen ablegen. Anmeldung zur Tagung: ausfüllen faxen. Auftragsbestätigung: handschriftlich ergänzen, faxen. Rückfrage wegen Stornobedingungen: anrufen. Alle Aufgaben, die weniger als 3 Minuten dauern, werden sofort jetzt und gleich erledigt.
Arbeiten Sie sich konsequent im Uhrzeigersinn durch das Schreibtischchaos bis kein einziges(!) Blatt Papier mehr draufliegt. Lassen Sie sich nicht ablenken, geben Sie nicht auf.
Für das Team ist dieses Vorgehen toll, wenn man es gemeinsam macht – nach dem Motto: „Unser Büro soll schöner werden!“
Planen Sie dazu vielleicht einen halben Freitag ein, an dem Sie eine Winston-Aktion starten. Wenn alle gleichzeitig arbeiten, gibt das tolle Syergien und macht riesig Spaß! Probieren Sie es aus.
Übrigens ist die Winston-Technik ein Baustein von „Büro-Kaizen“ – dort gehört sie zur 5-S-Aktion (/2/): Sortieren.
Frohes Schaffen wünscht Sigrid Hess
Anmerkungen:
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20. Februar 2012
Das „ganz normale“ Vorgehen, wenn man etwas ablegen will ist: ich nehme ein Stichwort und schreibe es auf den Ordner. Das klappt ganz gut, wenn einer für sich alleine arbeitet, birgt aber Risiken und Nebenwirkungen, wenn mehrere Menschen auf dieselbe Ablage zugreifen. Übrigens ist es ganz unerheblich, ob es sich dabei um die Ablage von Dateien oder Papieren handelt.
Heißt es bei uns ‚Pkw‘ oder ‚Auto‘ oder ‚Kraftfahrzeug‘? Diese Frage muss sich unbedingt schnell, sicher und unkompliziert beantworten lassen. Denn sonst sind lange Suchzeiten und Doppelablagen vorprogrammiert.
Abhilfe bringt schon eine kleine Tabelle, in welcher die Begriffe, unter denen man ablegt, erfasst werden.
Ein solcher Ablagewortschatz erfasst alle relevanten Begriffe und auch – ganz besonders – die nicht verwendeten Wörter Das sollte in der Hand einer Person liegen, die allein Schreibrechte in der Datei hat. Alle anderen haben Leserecht und -pflicht.
Zur Umsetzung hat sich eine ganz schlichte Word- oder Excel-Tabelle bewährt. Mit der Suchfunktion lassen sich ganz einfach Stichworte auffinden und Doppelungen vermeiden. Wichtig ist die Spalte „Synonyme“: dort hinein kommen die Stichworte, die das gleiche meinen könnten, aber nicht benutzt werden.
Hier ist ein Beispiel: Werden etwa Unterlagen zur Reparatur gesucht, genügt es, den Begriff in die Suche der Datei einzugeben: Sofort sieht man, dass sich das Thema unter dem Stichwort „Werkstatt“ findet.
Abb. 1: Begriffe für die Team-Ablage klären
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