25. Juni 2018
Aufgabenmanagement ist immer wieder ein zentraler Punkt bei allen meinen Seminaren und Trainings. Die Outlook-Aufgaben können zwar viel, werden aber oft auch als sperrig empfunden. Nun gibt es mit der App „To-Do“ einen bemerkenswerten Schulterschluss.
Die App
Das Benutzen der App ist einfach und funktional. Die einzige Voraussetzung ist ein Microsoft-Konto. Es geht sowohl mit einem privaten als auch einem Geschäftskonto. Die App habe ich bisher auf Smartphone, Tablet und Desktop getestet.
Die wichtigsten Funktionen
Unter „Mein Tag“ sind die Aufgaben des Tages gelistet.
Direkt darunter, bei To-Do finden sich die Aufgaben, die im Aufgaben-Modul des zugehörigen Outlook-Kontos stehen (!). Von dort lassen sie sich mit einem Klick in „Mein Tag“ verknüpfen.
Unter „Neue Liste“ können für Projekte eigene Listen angelegt werden, die auch geteilt werden können.
Die Aufgabe teilen
Das Teilen geht einfach über einen Link, über OneNote oder auch über Skype.nHier besteht eine konkrete Möglichkeit, Aufgaben direkt zu teilen und sich gegenseitig über den Status informiert zu halten. Ein „win-win“ für alle Beteiligten.
teilen auf verschiedenen Kanälen
Der/die Empfänger müssen sich für den „Listenbeitritt“ ebenfalls mit einem Microsoft-Konto anmelden – bei Geschäftskonten ist das oft auf die Mitarbeitenden des eigenen Unternehmens beschränkt.
Das ist eine gewisse Einschränkung. Der in meinen Augen wichtigste Punkt, den ich vermisse für die Teamarbeit ist aber ein anderer: zwar wurde die Info über das Erledigen einer Aufgabe sofort synchronisiert, doch wer genau das Ding auf „erledigt“ gesetzt hat, war nicht zu sehen. Ebenso lassen sich die Aufgaben und Teilaufgaben einer Liste nicht bestimmten Personen zuordnen. Hat man diesen Wunsch, ist eher Planner das Mittel der Wahl.
Erstes Fazit: To-Do ist zweifellos einen Blick wert – für den alltäglichen Kleinkram, der aber dennoch seinen Platz braucht. Besser als Zettel und unstrukturierte E-Mails der Kategorie „kannst Du mal…“ ist es jedenfalls. Für die Nutzung als Einzelperson gefällt es mir ebenfalls. Für Projekte, die diesen Namen verdienen, muss es definitiv ein anderes, umfangreicheres Tool sein.
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1. Mai 2017
Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?
Wie so oft bei Fragen rund um die Aufgaben ist die Lösung in einer individualisierten Ansicht zu suchen. Eine ganz neue Ansicht zu erstellen ist zwar möglich, dann aber enthält diese Ansicht nur „echte“ Aufgaben, nicht aber die zur Nachverfolgung markierten E-Mails.
Okay, zur Erklärung, denn meistens nimmt man den Unterschied gar nicht bewusst wahr:
zuerst Outlook 2010:
Hier heißt es Vorgangsliste, ist standardmäßig neben dem Posteingang zu sehen und enthält „alles, was ein rotes Fähnchen trägt“, d.h. Aufgaben, gekennzeichnete E-Mails oder auch gekennzeichnete Visitenkarten.
Outlook 2016:
Hier erscheint die Aufgabenliste (zuvor Vorgangsliste) als „Peek“ beim Berühren des Aufgabensymbols und kann dann wie gewohnt rechts angedockt werden (blau markiert):
Das waren auch schon die auffälligsten Unterschiede. Jetzt „ticken“ die Versionen wieder gleich:
Diese Liste ist genau dieselbe, die Sie sehen, wenn Sie das Modul „Aufgaben“ öffnen.
Klicken Sie in der Navigationsleiste des Aufgabenmoduls auf „Aufgaben“, erhalten Sie eine Teilmenge dieser Liste, nämlich nur die „echten“ Aufgabenelemente und keine zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails.
Standardmäßig sind die Ansichten im Modul Aufgaben und im Fenster neben dem Posteingang gleich geschaltet, jedoch können – und müssen – sie getrennt voneinander angepasst werden.
Die Frage, auf die ich mich oben bezogen habe, meint in den allermeisten Fällen die Fensteransicht neben dem Posteingang. Dort sollen nur die eigenen Aufgaben und die eigenen zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails stehen.
Die Lösung ist eine Filtereinstellung auf Empfängername.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung:
1. Rechtsklick auf den Spaltenkopf der Fensteransicht – Ansichtseinstellungen
2. Filtern und Weitere Optionen wählen
Hier lässt sich die Einstellung „Von mir gekennzeichnet“ auswählen.
In den meisten Fällen führt dieses eine aktivierte Kontrollkästchen schon zum gewünschten Erfolg.
Alternativer Weg: Erweitert
Dann im Dropdown-Menü Feld den Eintrag „Empfängername“ suchen
Nun den gewünschten Wert (in der Regel Ihr Name) eintragen – Zur Liste hinzufügen anklicken und durchbestätigen.
Bitte beachten: Je nach Art und Konstellation der Postfächer kann die Anzeige resp. können die automatisch generierten Inhalte der ausgelesenen Felder etwas unterschiedlich sein. Möglicherweise führt auch das Feld „Zuständig“ statt „Empfängername“ zum gewünschten Erfolg.
Achten Sie beim Prüfen bitte darauf, ob Ihre Ansicht beides – nachzuverfolgende E-Mails UND Aufgaben anzeigt oder nur jeweils eines davon. Was gewünscht wird, ist auch hier unterschiedlich.
Falls alles nicht geklappt haben sollte: Aktuelle Ansicht zurücksetzen hilft immer 😉
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14. Oktober 2013
Viele E-Mails im Posteingang liegen dort, weil sie noch etwas damit zu tun haben, nicht aber jetzt im Moment. Darum bleibt die E-Mail erst mal im Posteingangsordner liegen. Dort aber schauen Sie sie viele Male an, ohne etwas Weiterführendes unternehmen zu können.
Dieser E-Mail sollten Sie sagen können: „Melde dich am nächsten Dienstag wieder und sag mir, dass ich Meier nach der Statistik fragen muss. So lange geh‘ mir aus den Augen“ Das geht ganz einfach mit der Kennzeichnung in Outlook. Hier stelle ich Ihnen die Funktion für den persönlichen Gebrauch vor, im nächsten Teil der Reihe zeige ich Ihnen, wie Sie diese Funktion im Team nutzen können
Eine E-Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen:
Um eine E-Mail zur Nachverfolgung zu kennzeichnen klicken Sie mit der rechten Maustaste am rechten Rand der E-Mail auf das Fähnchensymbol und wählen den Zeitpunkt der Wiedervorlage.
Wenn Sie auf Benutzerdefiniert klicken, können Sie den Tag genau bestimmen. Keineswegs muss bei der Kennzeichnung immer Zur Nachverfolgung stehen. Dort können Sie als Freitext jede beliebige Information eingeben, an die Sie bei der Wiedervorlage erinnert werden wollen.
Wenn Sie ein Pop-up-Fenster wünschen, das Sie nachdrücklich erinnert, oder sogar einen Sound spielt, dann müssen Sie das extra unter dem Eintrag „Erinnerung hinzufügen“ auswählen.
Die Wiedervorlageaktion erscheint in einem schmalen Infostreifen am E-Mail-Kopf:
Im Dropdown-Menü finden Sie auch den Eintrag Schnellklick festlegen. Das bedeutet, den Zeitrahmen bestimmen, den Sie standardmäßig für die Nachverfolgung von E-Mails benutzen wollen. Dieser wird verwendet, wenn Sie mit der linken Maustaste das Fähnchen einer E-Mail im Posteingangsfenster anklicken.
„Diese Woche“ bedeutet, fällig am Freitag, „Nächste Woche“ bedeutet, Beginndatum am Montag, Fälligkeitsdatum am Freitag.
Die Vorgangsliste
Nachzuverfolgende E-Mails und Aufgaben erscheinen gemeinsam in der Aufgabenleiste, die in der Posteingangsansicht rechts unten erscheint. Falls Sie keine solche Liste sehen: Klicken Sie im Register Ansicht auf Aufgabenleiste und wählen dort Normal. Ob es sich um eine E-Mail mit Kennzeichnung oder um eine Aufgabe handelt, verraten Ihnen die Symbole links.
Gekennzeichnete E-Mails können aus dem Posteingang z.B. in einen Unterordner verschoben werden, die Kennzeichnung bleibt in der Vorgangsliste sichtbar.
Ein Doppelklick auf die E-Mail in der Vorgangsliste öffnet diese, ein Klick auf das rote oder rosa Fähnchen kennzeichnet die E-Mail als erledigt.
Achtung: E-Mail nicht löschen, sonst ist auch die Nachverfolgung verloren! Leider gibt es hier keine gesonderte Warnung.
Mit der Kennzeichnung zur Nachverfolgung haben Sie die Möglichkeit, eine Entscheidung, die Sie beim ersten Lesen der E-Mail treffen auch an dieser E-Mail zu hinterlegen. Sie sehen die Nachricht nicht mehr, bis der Zeitpunkt zur Weiterarbeit erreicht ist. Das entlastet Ihren Posteingang und die „muss ich mir merken“ Schublade in Ihrem Kopf.
Diese Möglichkeiten zur Nachverfolgung gibt es so nur in Outlook 2007 und 2010. Unter 2003 gibt es nicht änderbare farbige Fähnchen, unter Outlook 2013 gibt es auch das rote Fähnchen, nicht aber die Möglichkeit einen Termin zu hinterlegen.
Anwendungsgebiete und Grenzen
Ja, ich weiß, das hier ist nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen ein Teamwerkzeug: nämlich dann, wenn das Team ein Outlook-Postfach gemeinsam bearbeitet. Meiner Beobachtung nach ist das immer häufiger der Fall, dass man neben dem persönlichen Postfach noch ein Teampostfach mit neutraler Adresse besitzt, über welches die Kommunikation nach außen läuft (z.B. fragen@xyz-Unternehmen.de)
In diesem Fall benötigt das Team eine pragmatische und schnelle Lösung, um die E-Mails nachzuverfolgen, am besten ohne weitere Outlook-Elemente zu erzeugen. Ich empfehle dieses Vorgehen, wenn die einzelnen Dinge eher kleinteilig und schnell erledigt sind. Aufgaben nehme ich für größere und länger andauernde Arbeitspakete.
In diesem Blogbeitrag steht wie das geht .
Noch eine Grenze: Die Kennzeichnungen werden von vielen Smartphones nicht angezeigt. Daher eignet es sich auch nicht für Postfächer, die von unterwegs bearbeitet werden sollen.
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14. Mai 2012
Für alle, die aus einer E-Mail eine Aufgabe generieren möchten – im eigenen Postfach oder im Vertretungsfall
Peter Meier vertritt seine Kollegin Claudia und checkt ihr Postfach. Da, diese Mail hat wirklich Zündstoff, da muss Peter sich drum kümmern. Natürlich kann er sich die Mail weiterleiten – aber viel einfacher ist, er bringt sie direkt in seine Aufgaben.
Klicken Sie einfach die Mail an und ziehen Sie diese mit gehaltener Maustaste in das Aufgabenfeld in der Navigationsleiste links.
Es wird eine Aufgabe erstellt, die den Betreff der E-Mail übernommen hat. Der Text der E-Mail steht im Notizenfeld. Achtung: Anlagen werden nicht übernommen und das Weiterversenden dieser Mail geht nicht mehr ohne Umkopieren aus den Aufgaben heraus. Die Mail selbst bleibt wo sie ist. Wenn Sie mehr Wahlmöglichkeiten haben möchten, gehen Sie so vor:
Drag+Drop mit rechts ist recht unbekannt, aber oft hilfreich; so auch hier: Wenn Sie die Mail in den Aufgabenblock mit gehaltener rechter Maustaste schieben, erhalten Sie dieses Kontextmenü:
„Hierhin kopieren als Aufgabe mit Text“ entspricht der Aktion, die durch Ziehen mit der linken Maustaste ausgeführt wird. „Hierhin kopieren als Aufgabe mit Anlage“ ist die empfehlenswerte Aktion für die meisten Vertretungsfälle im Team. „Hierhin verschieben …“ nutze ich für mein eigenes Postfach, da ich ja die Mail aus dem Posteingang raus haben möchte.
Gut ist, wenn ein Vertretungsfall im Team vorbereitet werden kann. Dann bitte klären, wie die E-Mails „versorgt“ werden sollen. Es ist nie zu früh, die nächsten freien Tage zu planen …
Frohes Schaffen
Sigrid Hess
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19. März 2012
TEAM – Toll Ein Anderer Macht’s – Sicher kennt jedes Teammitglied diese mehr oder weniger sinnige Auslegung.
Ja, es geht um das Erledigen von Aufgaben unter der Beteiligung mehrerer Personen. Zur häufig beklagten Flutwelle im E-Mail-Eingang trägt auch wesentlich folgende Aufgaben-Abstimmungs-Methode bei: die Arbeitspakete werden per E-Mail hin- und hergeschickt, ebenso die „Verhandlungen“ wer jetzt was bis wann mit wem tut. Auch muss dem Projektleiter mitgeteilt werden, dass das eigene Arbeitspaket ruht, weil der Huber nicht mit den Zahlen um die Ecke kommt. All das macht ein großes Volumen im E-Mail-Posteingang aus. Und erst die Mühe, die man aufwendet, um dem Projektleiter mitzuteilen, dass der Huber schon wieder …
Immer wieder staune ich in meinen Seminaren, dass die Aufgabenfunktion in Outlook wenig bekannt ist und noch weniger konsequent genutzt wird! Ganz besonders die Möglichkeit der Aufgabenweitergabe ist äußerst wirkungsvoll.
Der Verantwortliche legt die Aufgabe in seinem Postfach an und weist sie einem anderen zu.
Wie das genau aussieht (Outlook 2010), sehen Sie unten. Der Empfänger erhält eine E-Mail im Posteingang, mit welcher er die Aufgabe bestätigen oder ablehnen kann (zumindest theoretisch). Mit einem Klick ist dreierlei erledigt: Die Aufgabe ist in der eigenen Aufgabenliste eingepflegt (oder auch nicht), der „Auftraggeber“ erhält eine E-Mail mit der Entscheidung des „Auftragnehmers“, und die Aufgabe in dessen Aufgabenliste wird entsprechend angepasst.
Richtig gut ist auch der Umgang mit Herrn Huber von oben: Der Auftragnehmer stellt den Status der Aufgabe auf „Wartet auf jemand anderen“ und notiert im Notizenfeld „Zahlen von Huber fehlen“
Dann ein Klick auf die Schaltfläche „Statusbericht senden“ und das sorgsame Formulieren einer Mail hat sich erübrigt.
Manches Mal wenden meine Seminarteilnehmer ein, diese Form der Kommunikation sei doch trocken und unhöflich. Ist das so? Ich denke nicht, eher finde ich, die durch die Maske vorgegebene, strukturierte Abfrage der Eckdaten einer Aufgabe macht das Weitergeben einfacher und transparenter. Die warmherzige Kommunikation ist dann am Stehtisch richtig verortet.
Übrigens: wenn Sie Lotus Notes verwenden: dort ist das Ganze fast noch besser gelöst –und heißt Gruppenaufgabe.
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