26. Februar 2018
Ein Beruf fehlt in unserer digitalisierten Welt: jemand, der sich hauptamtlich darum kümmert, dass ein Unternehmen oder eine Behörde archivrelevante Informationen auch tatsächlich angemessen und wieder auffindbar verwahrt.
Das fiel mir so richtig auf bei einem Gespräch, in welchem ich von einem Inhaber erfuhr, der sich sinngemäß beklagte: „Ganz früher hatten wir eine Registratur. Dort gab es einen hauptamtlichen Archivar. Wenn ich irgendetwas wissen wollte, ging ich zu ihm und konnte die Information bekommen. Heute haben alle Leute das irgendwo auf ihren Rechnern und ich habe kaum noch Möglichkeiten, an Informationen aus erster Hand zu kommen.“
„Ja, aber dafür haben wir doch unser archivsicheres DMS (Dokumentenmanagementsystem)!“ höre ich jetzt andere Stimmen rufen. Ja, auch das stimmt. Und außerdem haben wir ein CRM, Jira, Confluence, SharePoint und so weiter. Microsoft hat recht neu – die Werkzeuge Teams, Planner und Delve mit Office 365 für Unternehmen herausgebracht.
Diese Tool erarbeite ich gerade. Sie sind anders als andere Microsoft Produkte: auf die Teamarbeit ausgerichtet, intuitiv bedienbar, mobilfähig. Außerdem sind sie auch noch ein weiterer Kanal, in welchem Informationsströme fließen. Hier sind die Grenzen zwischen „kollegialem Geplauder“ und archivwerter Information ist zunehmend schwerer zu ziehen.
Alle genannten Tools – daneben natürlich auch Outlook und OneNote – haben Nutzen für die Kommunikation und den Informationsfluss in Teams. Doch: Es braucht dringend ein Konzept für die Nutzung und Konventionen. Das ist schon so bei einfacher Ablage auf dem Explorer, das ist so innerhalb von SharePoint, das ist so in den Microsoft-Tools Teams und Planner. Der Hauptnutzen ist die Zusammenarbeit .Doch wenn jeder das „irgendwie“ macht – dann kommt eben auch „irgendwas“ am Ende raus.
Wenn beispielsweise Sven in drei Teams ist, und in jedem Team wird Microsoft Teams verwendet, ist es gut möglich, das das auf dreierlei unterschiedliche Weise geschieht.
Team A nutzt Teams in vollem Umfang – hat dort Registerkarten mit Excel-Tabellen, OneNote und natürlich auch die Dokumente (die hier im Zugriff sind, aber auf SharePoint gespeichert)
Team B macht die Aufgabenüberwachung komplett in Planner, Dokumente sind, aus historischen Gründen, auf dem lokalen Laufwerk gespeichert.
Team C wiederum hat die Aufgabennachverfolgung und Protokolle in Form von SharePoint-Listen angelegt, auch alle Dokumente sind auf SharePoint in Bibliotheken angelegt. Allenfalls die Chat-Funktion von Teams wird genutzt – wenn überhaupt.
Soweit ist das Problem noch nicht groß – Sven kommt damit klar. Doch wenn Sven den Arbeitsplatz wechselt und Marc übernimmt, braucht er lange, bis er sich in den unterschiedlichen Strukturen zurechtfindet und produktiv arbeiten kann. Und wenn wir uns 5 Jahre in die Zukunft denken – dann stelle ich es mir schwierig vor, nochmals herauszufinden, wie eigentlich eine bestimmte Entscheidung zustande kam. Natürlich sind da Protokolle und Beschlüsse aus Sitzungen. Wenn das genügt, haben wir auch kein Problem. Doch ich sehe das Risiko: dass wir uns verheddern in all den Strängen der Informationsflüsse auf verschiedensten Kanälen.
Es braucht einen Dokumentar – damit meine ich nicht eine Person, die einfach alles entgegennimmt und einsortiert, wie das vielleicht früher war, sondern eine Person, die sich wirklich gut auskennt mit den Tools, die im Haus zur Verfügung stehen, die Teams berät bei der Entscheidungsfindung, wie man dies oder jenes Thema am besten dokumentiert. Und natürlich auch sagt, was wirklich langfristig Relevanz hat und was nicht. Und so auch Standards im Haus etablieren kann.
Wenn Sie einen solchen Beruf kennen, ihn selbst ausüben oder es in Ihrem Unternehmen jemanden gibt, der so etwas in dieser Art tut, freue ich mich sehr über eine Nachricht in den Kommentaren oder als E-Mail.
21. August 2017
Wer Microsoft Office 365 im Unternehmen hat, hat viele spannende Werkzeuge für das Team mit dabei – oftmals ohne dass man das überhaupt weiß, geschweige denn wüsste, was man damit genau tun kann oder sollte.
Ehrlich gesagt ist die letzte Frage die spannendste: welche Tools helfen meinem Prozess?
Eines vorweg: wer meint, alle Tools einsetzen zu wollen, wird sich vermutlich ein Jahr nach dieser Entscheidung in einem Informations-Wirrwarr wiederfinden.
Was es gibt, sind Werkzeuge unterschiedlicher „Reifegrade“, die helfen werden, E-Mails als Hauptinformationsweg abzulösen und ein wirklich teamfähiges Wissensmanagement zu etablieren.
Zu allererst: Wenn Sie nicht im Besitz einer Office 365-Lizenz für ein Geschäfts- Schul- oder Unikonto sind, oder bald sein werden: setzen Sie Ihre Zeit sinnvoller ein als mit der Lektüre dieses Beitrages. Denn ohne ein solches Konto haben Sie all diese Funktionen (außer Sway) nicht. Und Sway spielt keine große Rolle.
Wenn Sie nicht wissen, was für ein Konto Sie eigentlich haben: Klicken Sie in einer Datei auf das Register Datei, dann auf Office-Konto: dort steht es. Loggen Sie sich auf Ihren Online-Account ein, z.b. über die Outlook-Web App. Dann klicken sie links oben auf die Mini-Kacheln. Im Bild oben mittelblau. Danach sehen Sie die Kacheln der Apps wie oben abgebildet.
Microsoft Teams ist vielleicht das „Flaggschiff“ der ganzen Flotte. Ein Team hat einen eigenen Ort, der die Standardregisterkarten Unterhaltung, Dateien und WIKI enthält. Die erste Seite Unterhaltung ersetzt hier Yammer. Weitere Registerkarten – z.B. auch OneNote oder Planner-Elemente können leicht hinzugefügt werden. An das Team können auch von einem normalen E-Mail-Konto Nachrichten gesendet werden, es erhält eine E-Mail-Adresse in der Domain des Unternehmens. Innerhalb des Teams können verschiedene „Kanäle“ eröffnet werden. Microsoft Teams ist absolut mobilfähig. Es gibt Apps für verschiedene Endgeräte.
Sehr cooles Aufgabenwerkzeug, das ohne weiteres ein wirklich schickes Kanban-Board – zum Beispiel, zaubern kann. Aufgabenzuweisungen, Terminübersichten und ein übersichtliches Dashboard über anstehende Aufgaben gehören dazu. Was ich hier noch nicht gefunden habe, ist die Erinnerungsfunktion zu einer bestimmten Uhrzeit.
Wem jetzt schon der Kopf schwirrt, dem sei Delve empfohlen. Mit Delve haben Sie das Cockpit, das Dashboard, in dem alles zusammenläuft und sichtbar wird, ohne dass Sie alle anderen verschiedenen „Eingänge“ regelmäßig kontrollieren müssten. Dokumente, die in OneDrive for Business liegen oder auch in SharePoint Bibliotheken werden nach den Such- und Arbeitsverläufen des Nutzers angezeigt. Delve ist lernfähig. Der Plan ist, dass Delve „weiß“ was der Nutzer brauchen wird und genau diese Informationen und Dokumente anzeigt. Wie gut das in der Praxis funktioniert: ich weiß es noch nicht, das wird sich wohl zeigen, wenn mehr Daten und Erfahrungen vorliegen. Ich sehe ein gewisses Risiko in der „Filterblase“.
Bildet – wie der Name schon sagt – Workflows und Routinen ab. Sehr geschickt für Freigabeprozesse und alle anderen „Routinedurchläufe“ bei welchen mehrere Personen in unterschiedlichen Stadien des Prozesses involviert sind.
hieß früher Lync und arbeitet eng mit Outlook zusammen. Damit können Teams z.B. schnell eine Videokonferenz starten. Nützlich ist auch der Status. Ist dieser gepflegt, können Kollegen sehen, ob ein Gesprächspartner gerade am Platz ist und möglicherweise Zeit hat für ein Telefonat. In manchen Häusern ist es üblich, sich im Skype-Chatfenster kurz eine Nachricht zu schreiben dieser Art: „Hast Du gerade Zeit? Ich würde gerne mit Dir telefonieren.“ – ehe man zum Hörer greift.
„WhatsApp für’s Unternehmen“ – damit ist ein Chat-Programm gemeint, das die aus privaten Kontexten bekannten Gruppennachrichten ins Business bringt. Freunden Sie sich nicht allzu sehr damit an, denn es soll nächsten Sommer schon wieder eingestellt werden. Ersatz dafür sind die Unterhaltungen in Microsoft Teams oder auch die Gruppen direkt in Outlook 365.
…ein andermal mehr dazu. Das ist ein sehr sehr mächtiges Tool. Mit diesem kann man vieles „unter demselben Dach“ halten. Komplexität hat allerdings den Preis, dass das Handling von den Anwendern oft als umständlich empfunden wird. Die anderen – verglichen damit kleinen Progrämmchen – lassen sich weitgehend intuitiv bedienen.
zu guter Letzt auch dazu ein paar Worte: Nein, es ist kein Teamwerkzeug, nein, es ist noch nicht wirklich Business-tauglich; schon allein, weil ich keine Chance habe, CI-konforme Layouts herzustellen. Trotzdem: Schnell und komfortabel kann ich „Karten“ zusammenstellen und daraus einen kleinen „Online-Prospekt“ oder eine Präsentation zusammenstellen.
dazu bietet Microsoft neuerdings Office 365 Deutschland an. Dort werden alle Daten auf deutschen Servern gehostet und es gibt einen unabhängigen deutschen Datentreuhänder. Das ist das Produkt für alle Unternehmen, deren Compliance-Richtlinien eine Datenspeicherung in Deutschland vorschreiben. In dieser Version waren zum Zeitpunkt meiner Recherche allerdings noch nicht alle
Tools enthalten.
Ich unterstreiche das subjektiv: Nach meinen ersten Erkundungsschritten und Tests mit all diesen Werkzeugen ist meine erste Äußerung ein „Puh, ist das vielschichtig“. Kompliziert ist es nirgendwo wirklich. Die Tools sind zumeist selbsterklärend. Was aber kompliziert und kniffelig wird ist, in Teams und Unternehmen diese Tools in guter Konzeption einzusetzen.
Wenn jeder „irgendwas“ „irgendwie“ macht, kommt auch hier hinten nur ein Informationsdschungel heraus. Das ist bei der „normalen“ Dateiablage schon so und wird mit all diesen Werkzeugen nicht besser – nur anders. Planung, Konzeption und einheitliche Vorgehensweisen sind auch hier nötig.
Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist in Firmenumgebungen, dass die Benutzer selbst Teams und Gruppen mit geschlossenen Datenbereichen anlegen können und nicht für jeden Handgriff die Admins beaufschlagen müssen. Informationen liegen nicht verteilt in verschiedenen Posteingängen herum, sondern thematisch zusammen an einem gemeinsamen Ort.
alles, was ich hier schreibe, ist eine Momentaufnahme im Sommer 2017. Das Thema ist sehr im Fluss. Daher verzichte ich auf ausführlichere Beschreibungen. Es geht mir nur darum, Ihnen, wenn Sie Office 365-Nutzer sind – zu zeigen, was da im Hintergrund alles versteckt ist und wo die Reise des Informationsmanagements in Unternehmen möglicherweise hingeht.
Falls Sie mehr lernen möchten: auf YouTube stehen zahlreiche – meist englischsprachige – Videos zur Verfügung.
Interessiert unsere Leserschaft das Thema? Dann hinterlassen Sie mir bitte eine kurze Notiz in den Kommentaren. Wenn Sie es wünschen, schreibe ich gerne weiterhin über die Office 365 Entwicklungen. Ansonsten lasse ich es.
1. Dezember 2014
„Wir suchen eine einfache Methode, um Zeitverschwendungen in den Griff zu bekommen!“ ist ein immer wieder genannter Wunsch in meinen Seminaren. Hier ist ein kleines Modell, das trotz aller Einfachheit viel Kraft entfaltet. Die 4 x 1 Regel ist griffig und eignet sich bestens, um das Miteinander im Team reibungsarm zu gestalten.
„Keep ist short and simple“ – Alles wirklich Wichtige kann auf einer Seite zusammengefasst werden! Nutzen Sie die 1-Seite Regel für alles, was Sie an Dokumentation zur Selbstverwaltung des Teams erzeugen. Wo die Dokumentation definitiv länger sein muss, investieren Sie als Ersteller die Zeit in eine kurze Zusammenfassung als „Service für Querleser“. Den Begriff habe ich bei Heiko Mell abgeschaut, der seit mindestens 20 Jahren in den VDI-Nachrichten /1/ eine sehr gute Karrierebaratung schreibt.
Das möchte ich sogar mit einem „maximal“ ergänzen. Das gilt für interne Teammeetings. Wenn Sie einen Kunden treffen, sind die Vorzeichen natürlich andere. Jede Besprechung hat eine – einseitige! – Agenda und danach wird ein einseitiges Protokoll erstellt. Toll, wenn aus der Agenda auch gleich das Protokoll gemacht werden kann, weil beides auf derselben Dokumentvorlage aufbaut. /2/
Wenn Sie OneNote verwenden, nutzen Sie die Besprechungsdetails
und die Infos aus Echtzeitprotokolle mit OneNote.
Was weniger als 1 Minute dauert, wird sofort erledigt! Dieser Tipp ist zwar nicht neu, aber das macht ihn nicht schlechter! Denn jedes Denken an eine Aufgabe bindet Aufmerksamkeit und lässt die gefühlte To-Do-Liste auf die Länge der Donau anwachsen. Schreiben Sie doch einmal drei Tage lang alle diese 1-Minuten-Aufgaben eines Tages als Stichwort auf und haken Sie dieses mit einem satten grünen Stift ab. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit zur Abwechslung auf Geleistetes statt auf zu Erledigendes und schauen Sie, ob das nicht neue Energien freisetzt. /3/
Ein weiterer Gedanke hierzu: Manche Aufgaben bleiben liegen, weil „ich da heute keine Zeit dazu habe“. Die Frage ist: Ist es realistisch, dass das Zeitproblem an einem anderen Tag kleiner ist? Wenn Ihre Atwort darauf „eher nicht…“ lautet, gibt es nur zwei Möglichkeiten: entweder sie kommunizieren gleich, dass Sie diese Aufgabe nicht erledigen können oder sie machen sie sofort. Das ist krass? Vielleicht, aber die Alternative dazu ist deine Aufgabenliste, die lang und länger wird.
Trotz allem: lassen Sie sich nicht hetzen, bei Dingen, die weitreichende Konsequenzen haben. Nicht umsonst „schläft man mal drüber“. Tun Sie das, bei allen Entscheidungen, deren Horizont über ein Jahr hinausgeht.
/1/ VDI Nachrichten; Wochenzeitung. Den „Service für Querleser“ gibt es nur in der Printversion. Herrn Mell kann man auch online lesen: http://www.vdi-nachrichten.com/Management-Karriere/Karriereberatung-Heiko-Mell
/2/ Hahner, Markus ; Wilke-Thissen, Elisabeth: Microsoft Word 2010 – das Ideenbuch für schlaue Vorlagen und Formulare. 1. A.. München: Microsoft Press, 2012.
/3/ Steiner, Verena: Energiekompetenz : produktiver denken, wirkungsvoller arbeiten, entspannter leben ; eine Anleitung für Vielbeschäftigte, für Kopfarbeit und Management. 9. Aufl.. München, Zürich: Pendo, 2005.
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6. Oktober 2014
Gerade komme ich aus meinem ersten Coaching-Seminar nach Hause. Dabei habe ich eine sehr gute Methode kennengelernt, mit der in einer Gruppe eine Lösung für das Anliegen einer Person gefunden werden kann. Ich habe es als bereichernd und wirkungsvoll erlebt.
Eine Gruppe von 5 – 12 Menschen ist beisammen. Es geht um die Lösung eines Problems, das eine der Personen betrifft. Die anderen Personen sind persönlich nicht betroffen. Man sitzt im Kreis mit oder ohne Tisch. Zunächst wird eine Gesprächsleitung bestimmt, die die Rahmenvorgaben im Auge behält.
Die betroffene Person schildert in ca. 5 min. ihr Anliegen. Gerne inklusive der damit verbundenen Emotionen. In unserem Fall ging es um das Führen eines Projektteams zur Zielvereinbarung, die von höherer Stelle vorgegeben war und sehr „sportlich“ in den Ansprüchen.
Die Zuhörer haben nun ca. 5 – 10 Minuten Zeit, sachliche Klärungsfragen an den Themengeber zu stellen. Es geht lediglich um das genaue Verständnis des Anliegens. Die Zuhörer sprechen nicht miteinander, es findet keine Diskussion statt, und keinesfalls werden schon Lösungsvorschläge gemacht. Es ist nur ein Frage-Antwort-Pingpong zwischen Themengeber und Zuhörern. Es geht darum, das Anliegen wirklich zu begreifen.
Hierfür sind 20 – 30 min. Zeit, der Themengeber ist ganz „aus dem Spiel“. Gerne kann er sich auch physisch aus dem Kreis zurückziehen und in einem zurückgesetzten Stuhl Platz nehmen (Sehr bequem, mit Getränk – auch Liegestuhl und Sonnenbrille ist denkbar …).
Die Teilnehmenden ergreifen nun reihum das Wort. Jede und Jeder erzählt, was das Thema bei ihr oder ihm ausgelöst hat, wo Ähnliches oder Gegenteiliges geschehen ist und auch welche Emotionen das Berichtete auslöst. Wichtig sind dabei die Wertungsfreiheit und der Bezug zur eigenen Person. (Falsch: „Dieser Mitarbeiter ist aber auch wirklich nicht tragbar!“ Besser: „In meinem Projekt hatte ich einen Mitarbeiter, der ganz ähnlich drauf war. Ich musste mich oft sehr beherrschen höflich zu bleiben.“). Dabei wird der Themengeber nicht direkt angesprochen, und es findet unter keinen Umständen eine Diskussion oder eine Lösungsfindung zum heute gehörten Fall statt. Die Leitung achtet sorgfältig darauf. Erstaunlicherweise hatten in meinem Erleben gerade Menschen, die mit dem Satz begannen „So kenne ich das gar nicht, aber …“ sehr wertvolle Beiträge zu leisten.
Nach dieser Runde kommt der Themengeber wieder in den Kreis und reflektiert ca. 5 – 10 min. lang das Gehörte. Dabei muss keineswegs jeder Beitrag kommentiert werden! Es geht nur darum, was wurde gehört, was kann man daraus mitnehmen. Jetzt kann der Themengeber aus dem Gehörten Lösungswege finden. Er kann das berichten, muss aber nicht. Alle anderen hören zu! Der Themengeber wird nicht unterbrochen.
Sowohl das „Sharen“ wie auch die Verbindungen, die sich daraus für den Themengeber entwickelt haben, waren für alle Teilnehmenden hoch interessant. Ich selbst werde diese Methode in längere Seminare einbauen, wenn ein Gruppenmitglied ein Anliegen hat, bei dem ich gerne das Wissen der Gruppe nutzen möchte, ohne dass eine Person die Rolle des „Lehrenden“ einnimmt.
Wie eingangs gesagt, das ist nichts für Teamkollegen zu einem Thema, das alle betrifft. Aber vielleicht gibt es ein Thema eines Teammitglieds mit einem Lieferanten? Oder zu anderen Bereichen außerhalb des Teams? Dann könnte der Teamleiter mit dieser Methode die Erfahrungen und das Wissen der Kollegen nutzen, ohne direkte Handlungsanweisungen zu geben.
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