2. Januar 2019
Soeben habe ich in meinem Postfach nach E-Mails zur ABC AG gesucht. Also nicht nur von dieser Domain, sondern alle E-Mails, in welchen die ABC AG vorkommt. Bei der einfachen Suche bekam ich aber auch alle Korrespondenz mit einer Kundin, die Agnes heißt. Kennen Sie das? Die Lösung ist ziemlich einfach: stellen Sie „ABC AG“ in Gänsefüßchen, um genau diesen Ausdruck zu finden. Jedoch funktioniert das erst seit kurzem. Unter Outlook 2010 wurden – zumindest bei meiner Installation – die Gänsefüßchen ignoriert. Dann hilft nur der doppelte Knoten: Klammern um die Gänsefüßchen („ABC AG“)
1. Mai 2017
Am Tag der Arbeit kommt eine Lösung, nach der ich schon so oft gefragt wurde: Wie schaffe ich es, dass meine Outlook-Aufgabenliste nur meine eigenen Aufgaben anzeigt und nicht auch die E-Mails, die meine Kollegen gekennzeichnet haben oder Aufgaben, die einfach in einem gemeinsamen Postfach stehen?
Wie so oft bei Fragen rund um die Aufgaben ist die Lösung in einer individualisierten Ansicht zu suchen. Eine ganz neue Ansicht zu erstellen ist zwar möglich, dann aber enthält diese Ansicht nur „echte“ Aufgaben, nicht aber die zur Nachverfolgung markierten E-Mails.
Okay, zur Erklärung, denn meistens nimmt man den Unterschied gar nicht bewusst wahr:
zuerst Outlook 2010:
Hier heißt es Vorgangsliste, ist standardmäßig neben dem Posteingang zu sehen und enthält „alles, was ein rotes Fähnchen trägt“, d.h. Aufgaben, gekennzeichnete E-Mails oder auch gekennzeichnete Visitenkarten.
Outlook 2016:
Hier erscheint die Aufgabenliste (zuvor Vorgangsliste) als „Peek“ beim Berühren des Aufgabensymbols und kann dann wie gewohnt rechts angedockt werden (blau markiert):
Das waren auch schon die auffälligsten Unterschiede. Jetzt „ticken“ die Versionen wieder gleich:
Diese Liste ist genau dieselbe, die Sie sehen, wenn Sie das Modul „Aufgaben“ öffnen.
Klicken Sie in der Navigationsleiste des Aufgabenmoduls auf „Aufgaben“, erhalten Sie eine Teilmenge dieser Liste, nämlich nur die „echten“ Aufgabenelemente und keine zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails.
Standardmäßig sind die Ansichten im Modul Aufgaben und im Fenster neben dem Posteingang gleich geschaltet, jedoch können – und müssen – sie getrennt voneinander angepasst werden.
Die Frage, auf die ich mich oben bezogen habe, meint in den allermeisten Fällen die Fensteransicht neben dem Posteingang. Dort sollen nur die eigenen Aufgaben und die eigenen zur Nachverfolgung gekennzeichneten E-Mails stehen.
Die Lösung ist eine Filtereinstellung auf Empfängername.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung:
1. Rechtsklick auf den Spaltenkopf der Fensteransicht – Ansichtseinstellungen
2. Filtern und Weitere Optionen wählen
Hier lässt sich die Einstellung „Von mir gekennzeichnet“ auswählen.
In den meisten Fällen führt dieses eine aktivierte Kontrollkästchen schon zum gewünschten Erfolg.
Alternativer Weg: Erweitert
Dann im Dropdown-Menü Feld den Eintrag „Empfängername“ suchen
Nun den gewünschten Wert (in der Regel Ihr Name) eintragen – Zur Liste hinzufügen anklicken und durchbestätigen.
Bitte beachten: Je nach Art und Konstellation der Postfächer kann die Anzeige resp. können die automatisch generierten Inhalte der ausgelesenen Felder etwas unterschiedlich sein. Möglicherweise führt auch das Feld „Zuständig“ statt „Empfängername“ zum gewünschten Erfolg.
Achten Sie beim Prüfen bitte darauf, ob Ihre Ansicht beides – nachzuverfolgende E-Mails UND Aufgaben anzeigt oder nur jeweils eines davon. Was gewünscht wird, ist auch hier unterschiedlich.
Falls alles nicht geklappt haben sollte: Aktuelle Ansicht zurücksetzen hilft immer 😉
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14. März 2016
Am Freitag ist etwas geschehen, was ich nicht erwartet habe: während des Seminares habe ich eine wirklich nützliche Outlook-Schaltfläche gefunden, die ich noch nicht kannte! Und das mir! Natürlich will ich meinen Fund sofort mitteilen: Es handelt sich um die Suchtools des Kalenders.
Genau genommen können Sie mit dieser Schaltfläche alle Besprechungen Ihres Kalenders nach Status filtern. Das heißt, Sie können sich die Liste der Besprechungen anzeigen lassen, auf welche Sie noch nicht geantwortet haben, oder nur die beantworteten oder die, die Sie mit Vorbehalt eingetragen haben. Natürlich können Sie auch den zu durchsuchenden Zeitraum eingrenzen.
Doch der Reihe nach:
Etwas irreführend ist die Bezeichnung der Schaltfläche selbst. Letztlich ist es ein Filter auf den Status der Besprechungen.
Sie sehen hier Outlook 2016, Ab 2010 sieht es schon genauso aus.
Jetzt haben Sie möglicherweise sehr viele Ergebnisse gefunden, die Sie nicht interessieren, weil die Suche zunächst über den ganzen Kalender geht.
So grenzen Sie den Zeitraum ein:
Diese Liste ist im Original viel länger und ermöglicht ein Filtern über alle denkbaren Felder
Die Auswahl ist benutzerfreundlich, aber nicht editierbar
Was ich mir noch wünschen würde: Eine Reminder-Funktion, wenn ich Organisator bin, an alle, die mir noch nicht geantwortet haben. Aber das kann Outlook meines Wissens noch nicht (Lotus Notes schon).
Erkenntnis am Rande: Die Schaltflächen und Möglichkeiten der Suchtools sind in jedem Outlook-Modul verschieden. Das lohnt einen zweiten Blick.
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