21. Januar 2013
Gehört es zu Ihren guten Vorsätzen im neuen Jahr, die Papierstapel auf dem Schreibtisch endlich in den Griff zu bekommen? Nerven Sie Suchzeiten auf den Tischen der Kollegen, wenn diese nicht am Platz sind? Dann versuchen Sie es mit der bewährten 5-S-Methode aus dem Büro-Kaizen, angepasst an die Aufgabe „die Ablage von Dokumenten im Team vereinheitlichen“.
Die folgenden Tipps beziehen sich erst einmal nur auf die Büros, die noch viel mit Papier ablegen. Für die Aufgabe „die elektronische Ablage teamfähig machen“ gelten etwas andere Vorgehensweisen.
Wo ist Handlungsbedarf? Wir wollen teamfähig werden. Das heißt Unterlagen, auf die nur ich Zugriff brauche, darf ich auch weiterhin „individuell-kreativ“ ablegen (notfalls gestapelt, es sei denn, das behindert mich selbst). Aber bei allen Unterlagen, die auch die Kollegen mal brauchen, muss ich meine Ordnung übersichtlich gestalten und ich muss sie dokumentieren (durch Listen oder Etiketten oder Rückenschilder oder …).
Wo vergeude ich Zeit mit Suchen an meinem Arbeitsplatz? Wo an dem meiner Kollegen? Wo meine Kollegen (kann in der Assistenz auch der Chef sein) bei mir? Sind Stapel auf dem Tisch oder anderswo gewachsen? Nutze ich die Ablagemöglichkeiten, die mein Arbeitsplatz bietet, sinnvoll? Befinden sich in den Hängetaschen aktuelle Dokumente? Stimmt die Reiterbeschriftung? Wir sieht es im Schrank aus? Sind auf allen Ordnern gut lesbare Rückenschilder angebracht? Ist der Standort eines Ordners klar definiert?
Durchgang 1: Bilden Sie drei Lager: abgeschlossene Vorgänge, aktive Vorgänge, Altpapier
Nur danach wird unterschieden:
Nein, zu putzen gibt es hier nichts. Wohl aber gilt es, zu entlasten, zu entsorgen, überflüssige oder redundante Dokumente wegzuwerfen. Auch Ordner, deren Mechanik nicht richtig schließt und andere schadhafte Materialen wandern in den Müll.
Jetzt wird es spannend: die drei Lager Termin / Aufgabe / Wartet müssen versorgt werden und optimalerweise so, dass neu hinzukommende Papiere sofort sicher eingeordnet werden können. Der Handel stellt viele Dinge dafür zur Verfügung, für viel oder wenig Papiervolumen (/1/).
Wenn Sie viele Vorgänge haben, für die Sie nicht allein zuständig sind, sondern die im Team bearbeitet werden müssen (oder auch zwischen Assistenz und Führungskraft hin- und her pendeln), dann sollten Sie an dieser Stelle überlegen, ob Sie nicht eine gute, teamfähige Ordnung für Ihre Vorgänge brauchen. Das ist das Stichwort „Ordnerplan oder Aktenplan“ und geht nicht ganz ohne Aufwand (/2/).
Für viele papierhafte Dokumente nutzen Sie am besten Hängetaschen oder Einstellmappen (z.B. von Classei oder Mappei).
Trennen Sie diese drei Grundkategorien entweder durch verschiedene Aufbewahrungsorte oder mit unterschiedlicher Farbmarkierung. Die Unterlagen, die „auf Termin liegen“ werden nach diesem sortiert, die Aufgaben nach Priorität und Stichwort, die wartenden Dokumente nur nach Stichwort.
Probieren Sie die Ordnung im Team aus. Ziel ist, dass Sie auf Ihrem Tisch und denen der Teamkollegen jedes Dokument durch Hinschauen unter Einsatz von gesundem Menschenverstand finden.
16. April 2012
Gibt es auch auf Ihren Fensterbrettern „graue Stapel“, gesammeltes Papierchaos und Tische, auf denen sich nur die Eigner mittels Kompass zurechtfinden? Das funktioniert auch – so lange der Eigner am Platz ist; aber in dem Moment wo dieser fehlt und etwas aus seinem Aufgabenbereich gebraucht wird, zeigen sich die Tücken.
Unlängst war ich in einem Büro zur Büroorganisationsberatung eingeladen. Dort zeigte sich auf einem Schreibtisch – etwa 150 x 90 cm groß – eine zwei-Finger-dicke Schicht an Papieren, gleichmäßig verteilt. „Da drin ist die Steuerkarte, die ich heute Nachmittag dringend brauche!“ sagte die Besitzerin des Schreibtisches.
Wir benutzten die Winston-Technik /1/: Dazu richten Sie auf einem Extra-Tisch oder auf dem Fußboden 4 Rechtecke ein (siehe Abb. 1).
Abb. 1: Bedeutung der 4 Aufräumfelder
Auf das erste Rechteck (Wegwerfen) kommt ein Papierkorb oder besser ein Karton vom Kopierpapier für das Altpapier, ggf. ein Aktenvernichter.
Auf das zweite Rechteck (Weiterleiten) kommt Ihr Ausgangskorb, der ist für Dinge, die bei Ihnen gar nicht gebraucht werden, wohl aber bei jemand anders.
Auf das dritte Rechteck (Wichtig) kommt Ihr Eingangskorb, der ist für Dinge die
Wunder! Viele Dinge sind mit wenigen Handgriffen erledigt: das Protokoll: lochen ablegen. Anmeldung zur Tagung: ausfüllen faxen. Auftragsbestätigung: handschriftlich ergänzen, faxen. Rückfrage wegen Stornobedingungen: anrufen. Alle Aufgaben, die weniger als 3 Minuten dauern, werden sofort jetzt und gleich erledigt.
Arbeiten Sie sich konsequent im Uhrzeigersinn durch das Schreibtischchaos bis kein einziges(!) Blatt Papier mehr draufliegt. Lassen Sie sich nicht ablenken, geben Sie nicht auf.
Für das Team ist dieses Vorgehen toll, wenn man es gemeinsam macht – nach dem Motto: „Unser Büro soll schöner werden!“
Planen Sie dazu vielleicht einen halben Freitag ein, an dem Sie eine Winston-Aktion starten. Wenn alle gleichzeitig arbeiten, gibt das tolle Syergien und macht riesig Spaß! Probieren Sie es aus.
Übrigens ist die Winston-Technik ein Baustein von „Büro-Kaizen“ – dort gehört sie zur 5-S-Aktion (/2/): Sortieren.
Frohes Schaffen wünscht Sigrid Hess
Anmerkungen:
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