1. September 2014
Hier kommt die letzte Folge meiner kleinen Vorlagen-Reihe. Power-Point. Viel geschmäht „Hast Du was zu sagen oder nimmst Du PowerPoint?“ aber trotzdem viel genutzt.
Ehrlich: um Zahlen zu präsentieren und Entscheidungsgrundlagen zu bieten wollte ich auch nicht darauf verzichten. Auch ein Vortrag kann einprägsamer werden, wenn die richtigen Bilder visualisiert werden. Interessant ist aber die Effektivität, mit der das Produkt (nicht) eingesetzt wird.
Ich kann hier in dem Blogbeitrag natürlich keinen umfassenden Power-Point-Master-Kurs anbieten (das braucht mindestens einen halben, besser einen ganzen Tag), aber ich will Ihnen wenigstens mal die Begriffe vorstellen, was sich dahinter verbirgt und wie die Dinge eigentlich zusammenhängen.
Die kleinste Einheit ist der Platzhalter, er gehört zum Folienlayout. Ein Platzhalter ist ein Rahmen, der Inhalte aufnimmt. Den kennen Sie natürlich:
Wie genau ein Platzhalter und sein Inhalt formatiert ist, legen Sie im einzelnen Folienlayout fest. Die Layouts erreichen Sie über Ansicht – Folienmaster. In der Navigationsleiste links sehen Sie die angebotenen Layouts. Achtung: das aktive Layout ist gelb hinterlegt, es ist das, welches Sie gerade in der Normalansicht bearbeiten.
Die zuoberst – hier rot eingerahmte – Folie ist etwas größer. Sie ist die Masterfolie! Änderungen, die Sie hier vornehmen, werden auf die darunter kleiner abgebildeten Layouts übertragen!
In der Praxis: Wenn alle Titel in Blau erscheinen sollen, ändern Sie das im entsprechenden Platzhalter auf der Masterfolie und fertig!
Ein Logo rechts oben einbauen:
Ziehen Sie auf der Masterfolie (rot eingerahmt) den rechten Rand des Titelplatzhalters etwas nach links, so dass Platz frei wird. Kopieren Sie Ihr Logo ganz einfach an diese Stelle. Fertig! Es wird nun auf jeder Folie dieser Präsentation an derselben Stelle erscheinen. Verlassen Sie die Masteransicht immer mit
Und wenn es mal stört? Bei einem formatfüllenden Bild, beispielsweise? Es lässt sich nicht einfach löschen! Kein Problem. Gehen Sie bei der betroffenen Folie auf das Menüband Entwurf und dort finden Sie ganz rechts das Kontrollkästchen Hintergrundgrafiken ausblenden.
Das geht wie immer: Datei-Speichern unter-Dateityp Vorlage. Speichern Sie so eine leere Präsentation – zunächst in das Standard-Template-Verzeichnis. Das lässt sich aber mühelos ändern, wählen Sie ein gemeinsames Verzeichnis, z.B. (Vorlagen) im Teamordner.
Achtung: Speichern Sie als Vorlage unbedingt eine leere Präsentation. Also formatierte Layouts und Platzhalter, aber keine Inhalte außer den Firmenstandards Wie Logo, Firmenname etc.
Immer wieder kommt diese Frage: Ich habe die Inhalte, die ich haben will schon mal erstellt, aber in einer ganz anderen Präsentation, in einem ganz anderen Design. Wie kriege ich die eingefügt, ohne alles nachgehen zu müssen?
Dafür hat PowerPoint sogar eine eigene Funktion: Folien wiederverwenden …
Sie finden diese Schaltfläche auf dem Menüband Start, auf der Schaltfläche Neue Folie, wenn Sie diese anklicken ganz unten. Dann öffnet sich rechts der Aufgabenbereich, Sie können die Quellpräsentation auswählen und die benötigten Folien anklicken. Diese werden dann umstandslos in die Zielpräsentation übernommen – im Design der Zielpräsentation.
Aber bitte: gehen Sie unbedingt die Folien nochmals einzeln durch! Schriften passen sich für gewöhnlich an, wenn schon zuvor sauber mit den Platzhaltern gearbeitet wurde. Bei „freihändig gebastelten“ Folien kommen manchmal auch krude Ergebnissen heraus.
Besonders interessant ist folgender Effekt: Beispielsweise war in der Quellpräsentation die Akzentfarbe 3 grün, in der Zielpräsentation ist die Akzentfarbe 3 weiß. Dann erhalten Sie weiße Hasen im Schnee … Wenn Sie diesen Verdacht haben, können Sie die Folie ganz leicht auf verborgene Inhalte prüfen: Tastenkombination STRG + A – alles markieren. Wenn Sie dann leere Markierungen sehen, prüfen Sie bitte, ob dort evtl. Inhalte darin sind, die dieselbe Farbe wie der Hintergrund haben.
Seit Office 2007 ist das Office-Design ein eigenes Element. Es sind Dateien mit der Endung .thmx.
Die Idee ist folgende: Ein Unternehmen, das sein Coorporate Design durchhalten möchte, erstellt eine solche .thmx-Datei. Am besten in PowerPoint, Dateityp Office-Design. Diese enthält die Schriftarten, Farben und zugelassene Effekte. Dieses Office-Design wird dann in PowerPoint, Word und Excel gleichermaßen verwendet. Dann sind alle Dokumente des Hauses „aus einem Guss“. Das klappt prima, wird nur fast nirgendwo gemacht. Meist ist das Aussehen der Dokumente eher ein „Bastelpaket“. Das scheint aber niemanden ernsthaft zu stören. Oder doch?
So, jetzt habe ich einige Themen bei den Vorlagen angerissen. Interessiert Sie das? Wollen Sie noch mehr davon? Oder anderes? Dann freue ich mich auf Kommentare! Kleines wird sofort beantwortet, größere Fragen werden zu meinen nächsten Blogbeiträgen! Nur zu, lassen Sie mich schwitzen!
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7. Juli 2014
Viele E-Mails ähneln anderen, die schon mal geschrieben wurden. Findige Nutzer speichern solche E-Mails als Enwürfe und kopieren dann den Inhalt in eine neue E-Mail. Es geht allerdings auch viel besser. Und zwar in drei Stufen.
(genau gleich auch in Word)
Textpassagen oder auch Tabellen, die Sie in dieser Form immer wieder brauchen können, werden als Baustein gespeichert. Das ist die Funktion, die auch schon mal „Textbaustein“ oder „AutoText“ hieß. Merken Sie sich dafür die Taste F3!
Wenn Sie einen Text haben, der wiederverwendet werden soll, markieren Sie diesen und drücken Sie ALT + F3. Vergeben Sie einen Namen für den Bausten (mindestens 4 Zeichen lang) und bestätigen Sie. Fertig.
Zum Auslösen: entweder Namen tippen und F3 Drücken oder einfach den Anfang des Textes schreiben und dann wenn der „QuickTipp“ erscheint, mit Enter bestätigen.
Der Weg mit Klicks zum Erstellen: Passage markieren, Einfügen – Schnellbausteine – Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
Zum Auswählen gespeicherter Schnellbausteine:
Was man mit Schnelltabellen zaubern kann habe ich in einem kleinen youtube-Film erklärt:
Diese Funktion hat sich sehr zu meiner Überraschung bisher noch nicht durchgesetzt. Vielleicht schaut keiner hin? Quick-Steps sind gleich mittig auf dem Start-Menüband zu finden und sind dann sinnvoll, wenn Sie die immer gleichen Handgriffe tun.
Auf der offiziellen Microsoft-Seite ist es ganz gut erklärt.
Dort fehlt aber – wie fast überall – ein wesentlicher Hinweis: QuickSteps können auch schon Standardtexte enthalten, wenn Sie ein zweites Mal Optionen wählen.
Dann öffnet sich ein Dialogfenster, das erst die volle Funktion bietet:
Der Nutzen: im obigen Beispiel ist gezeigt, wie die Routineaktion „ich leite den Bericht an die Kollegen weiter“ zukünftig mit einem Klick auf die eingegangene Mail und einem weiteren Klick auf den QuickStep erledigt ist.
Vorlagen für Anfragen, Angebote, Zwischenberichte sparen viel Arbeit. Aber wohin mit den komplett-Mails?
Es gibt zwei gute Ansätze, die ich beide hier in diesem Blog schon beschrieben habe:
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14. April 2014
Nutzt Ihr Team Vorlagen?
Ich meine jetzt nicht den Briefbogen in Coorporate Design, sondern angepasste Dokumentvorlagen für Checklisten oder Formulare. Ja? Glückwunsch, dann gehören Sie schon zu einer Elite.
Wissen Sie auch, dass Excel auch Vorlagen kann? Für Diagramme, Zellformate und ganze Arbeitsmappen?
Weiter geht es mit PowerPoint Vorlagen (heißes Thema) und Vorlagen, Schnellbausteine und QuickSteps in Outlook. All diese Dinge sich echte Zeitsparwerkzeuge und helfen im Team zusätzlich einheitliche Ergebnisse mit wenig Aufwand zu produzieren.
Meiner Beobachtung und Erfahrung nach funktioniert das Vorlagenmanagement im Team höchstens leidlich. Meistens geht man folgenden Weg: ein ähnliches altes Dokument öffnen – Datei – Speichern unter – umbenennen, alles Überflüssige löschen, neu befüllen.
Ich erspare mir und Ihnen jetzt die Liste der potenziellen Fehlerquellen. Die kennen wir alle aus eigener Erfahrung (ich nehme mich keineswegs aus).
Noch eine überflüssige Schleife mehr ist die Situation, dass ich das fragliche ähnliche alte Dokument nicht habe oder nicht finden kann, eine E-Mail in den Kollegenkreis schreibe, wer das denn vielleicht hat, fünf Leute fangen an zu suchen, ich erhalte – per E-Mail – möglicherweise 7 Dokument in 5 verschiedenen Versionen…
Warum also macht kaum jemand sich die Mühe, ein sauberes Vorlagenset zu erstellen?
Am ehesten sehe ich das bei meinen Kunden noch in Word. Ich glaube auch den Grund dafür zu kennen:
Vorlagen in Word fallen vergleichsweise leicht, denn
So simpel ist das in den anderen Anwendungen nicht. In aller Kürze:
PowerPoint: sehr komplexes Thema, aufgeteilt zwischen Vorlage und Master. Diese beiden Begriffe werden nicht trennscharf verwendet. Dennoch sind das zwei verschiedene Dinge.
Der „Ball“ wird gerne zwischen IT und Unternehmenskommunikation hin- und her gespielt. Am Ende macht dann ein Praktikant die Vorlagen für das Unternehmen. Ob dieser weiß, was er tut, ist Glücksache. Alle schimpfen, aber keiner unternimmt etwas, außer die alten Präsis zu kopieren.
Outlook und Excel: die Bausteine habe ich im Abschnitt oben schon genannt. Hier ist das Thema Vorlagen weitestgehend unbekannt und auch relativ neu (seit Office 2007).
Warum funktioniert das allgemeine Vorlagen-Erstellen in der Praxis nicht? So hat mich ein Kollege gefragt. Ich versuche eine Antwort:
Um eine gute Vorlage zu machen, muss ich zum Einen die Technik kennen (mindestens so gut wie alle anderen, die sie dann benutzen sollen) und zum Anderen muss ich inhaltlich wissen, was drauf soll.
Eine Vorlage ist ein Werkzeug der Prozesssteuerung. Was auf einer Checkliste oder einem Formular wie abgefragt wird und welcher Art ein Diagramm ist, hat wesentlichen Einfluss auf die Abläufe.
Die technische Seite
Es ist seltsam: über EDV-Anwendungstechnik wird kaum gesprochen. Fast jeder denkt, alle anderen könnten mehr als man selbst. Es scheint selbstverständlich zu sein, dass das EDV-Wissen „vom Himmel fällt“. Viele Kolleginnen und KOllegen gehen mit einem heimlichen Gefühl durch den Tag „hoffentlich sieht keiner, wie ich hier vor mich hin murkle“. Das ist der Hauptgrund, warum Teammitglieder oft scheu sind, ohne konkreten Auftrag Vorlagen für alle zu machen. Denn dann gucken die anderen ja hinter die Kulissen des EDV-Könnens. Irgendeinen gibt es immer, der den Besserwisser spielt „Warum hast Du hier ein Drehfeld und kein Kombinationsfeld genommen?“. Das will keiner hören.
Inhalt:
Alles was komplexer ist als ein Brief oder ein Protokoll, muss gut in die Abläufe passen, diese ggf. steuern.
Also muss man sehr sorgfältig über diese Dinge nachdenken und wissen, was das Ziel dieser Vorlage ist.
Zwei Beispiele:
PowerPoint: was brauchen die Nutzer genau? CI umsetzen und dennoch Flexibilität erlauben.
Checklisten: Was wird hier genau getan? Welche Schnittstelle ist abgebildet? Wer schreibt, wer liest?
Das sind recht komplexe Aufgaben, für die aber meist wenig Anerkennung gezollt wird. Es wird nicht thematisiert, keiner geht ins Meeting und präsentiert stolz seine neue Excel-Vorlagen-Mappe. Warum eigentlich nicht? Die Antwort steht vermutlich oben im Abschnitt „Technik“…
Soweit meine Beobachtungen. Diese haben mich motiviert, eine kleine Blogserie zum Thema Vorlagen zu starten. Ich werde nach und nach für jede Office-Anwendung das Thema Vorlage beleuchten. Was kann das, wie geht es, wofür ist es nützlich.
Geplant ist:
Sie sind herzlich eingeladen, mir Praxisbeispiele oder auch konkrete Fragen zur Umsetzung aus Ihrem Alltag zu liefern. Meine E-Mail-Adresse finden Sie bei XING.com oder direkt:
s.hess [bei] effektiv-am-pc.de
Vorlagen in OneNote habe ich in einem Artikel im letzten Jahr schon beschrieben: OneNote als Vorlagen-Speicher
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22. Juli 2013
Letzte Woche habe ich den Weg gezeigt, wie man in Outlook Vorlagen verwalten kann. Hier kommt noch ein Workaround, um Vorlagen in OneNote für das Team abzulegen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Inhalt muss nur einmal gepflegt werden, der Zugriff für das Team ist einfach in einem freigegebenen Notizbuch.
Wenn Sie für Routineaufgaben – beispielsweise das Beantworten von Anfragen – standardisierte Bausteine verwenden möchten, können Sie diese natürlich als Schnellbaustein oder Schnelltabelle anlegen. Das muss in Word und Outlook getrennt getan werden. Zudem steht der Inhalt nur für den jeweiligen Benutzer zur Verfügung. Benötigt ein anderes Teammitglied die gleichen Bausteine, muss dieses wieder von vorne anfangen.
Bei einer Änderung des Standardtextes ist das sowohl in Word als auch in Outlook bei jedem betroffenen Mitarbeiter zu erledigen.
OneNote bietet eine komfortable Lösungsmöglichkeit: ein zentrales Notizbuch mit Textbausteinen. Auf diese können Sie aus Word und Outlook zugreifen, auch aus PowerPoint, sollte das gewünscht sein.
Ist das Notizbuch für das Team freigegeben, haben alle Zugriff auf dieselben Inhalte. Eine Änderung oder Ergänzung wird nur einmal durchgeführt und steht sofort allen zur Verfügung.
Natürlich können sie einfach bestimmte Textpassagen, die immer wieder gebraucht werden, z.B. Freudige Zusage, höfliche Absage oder sonstige Standard-Antworten ablegen, und jederzeit sowohl in Word als auch in Outlook abrufen. Es geht aber auch gleich mit Formatierungsvogaben.
>Hier ist das Beispiel einer Vorlage für eine Gesprächsnotiz in Tabellenform:
Verwenden Sie OneNote im Dock-Modus /1/ neben der Anwendung, in welcher Sie die Vorlage benötigen.
Ziehen Sie die Tabelle an die Stelle im Dokument, wo sie erscheinen soll.
Die Formatierung passt sich an die Vorgaben des Zieles an.
Ab OneNote 2013 wird auch Excel im vollem Umfang unterstützt!
Auch Vorlage für immer wieder benötigte OneNote Seiten können als Vorlage abgelegt werden. Beispielsweise in der Kundenbetreuung ein Formular, um den Anruf eines Kunden aufzunehmen und gleichzeitig die notwendigen Aktionen auf den Weg zu bringen.
So legen Sie eine Seitenvorlage an (ON 2013)
Erstellen Sie zuerst die Seite, so wie sie als Vorlage sein soll, also mit Kopf für Name, Thema, Aufgaben etc.
Klicken Sie dann auf EINFÜGEN – SEITENVOLAGEN.
Im sich nun öffnenden Bereich rechts finden Sie ganz unten den Eintrag „Aktuelle Seite als Vorlage speichern“.
Vergeben Sie einen passenden Namen.
Im Bereich VORLAGEN sind Ihre selbst erstellten Vorlagen unter „Meine Vorlagen“ abgelegt.
Wenn Sie diese anklicken, wir sie als neue Seite in den aktuellen Abschnitt eingefügt.
Unterschätzen Sie nicht den täglichen Nutzen eines gut gepflegten Vorlagenpools. Alle Mitglieder des Teams profitieren davon. Viele Mikrozeitverschwendungen entstehen erst gar nicht.
Verwandte Blogartikel:
/1/ OneNote andocken: https://www.teamworkblog.de/2013/05/onenote-andocken-notizen-zu-dokumenten.html
/2/ Office-Handbuch mit OneNote: https://www.teamworkblog.de/2012/10/das-office-handbuch-mit-onenote.html
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