12. November 2018
…und sich einfach ein schnelles, praktisches und mobilfähiges Tool wünschen. Und ein Microsoft-Konto haben. Seit diesem Sommer ist Teams auch für Persönliche Microsoft-Konten verfügbar, nicht nur im Rahmen der Nutzung von Office 365 im Unternehmen oder an der Hochschule. Doch für wen lohnt sich das? (mehr …)
27. August 2018
Eine Teilnehmerin hatte letztens im Seminar Informationsmanagement folgendes Anliegen:
„Ich habe die Orga für einen Kongress. Das war letztes Jahr eine kleine Veranstaltung mit 30 Leuten, davon brauchten 20 Unterstützung beim Transfer zum Veranstaltungsort. Das ging formlos per E-Mail. Das konnte ich „einfach so“ organisieren, ich habe die Infos aus den E-Mail-Antworten in eine Excel Tabelle eingetragen und gut. Dieses Jahr werden es aber 75 Teilnehmende sein, deren Transfer ich organisieren muss. Wie mache ich das? Meine zu-Fuß-Methode ist hier viel zu umständlich!“
„Haben Sie ein Microsoft-Konto?“ war meine erste Gegenfrage.
„Ja“
„Gut, dann machen wir eine Excel-Umfrage“
„???“
(mehr …)
22. Dezember 2014
Zu Weihnachten streben alle nach Harmonie und im Neuen Jahr wollen wir auch besser miteinander umgehen. Um zu verstehen, wie ich selbst und meine Teamkollegen ticken, und warum wir es manchmal schwer miteinander haben, finde ich das Riemann-Thomann-Modell /1/ sehr gut. Kennengelernt habe ich es in einer Sharing-Team-Situation /2/. Eine Teilnehmerin zeigte damit, dass das Anliegen an einer ganz unvermuteten Stelle zu lösen ist.
Das Anliegen war: „Mein Teamkollege ist ziemlich chaotisch. Ich habe schon verschiedene Ordnungssysteme eingeführt. Er fand das auch immer ganz toll und hat mitgemacht – zwei Wochen lang. Dann kam derselbe Schlendrian wieder zu Tage. Wir leiden beide darunter.“
Nun – mit einem weiteren Ordnungssystem war hier nicht zu helfen. Eine Teilnehmerin des Sharing-Teams stellte uns das Riemann-Thomann-Modell vor (siehe Abb. 1). Dass Menschen verschieden sind, ist ja nichts Neues, aber dieses Modell macht die Sache auch für technisch denkende Menschen greifbar.
Abb. 1: Das Riemann-Thomann-Modell
Das Achsenkreuz hat eine senkrechte Zeitachse und eine waagerechte Raumachse. Die Eckpunkte sind Nähe-Distanz sowie Dauer –Wechsel. Wer in der oberen Hälfte des Achsenkreuzes beheimatet ist, schätzt eine gewisse Ruhe im Leben, bleibt einem einmal eingeführten System treu und hat feste Gewohnheiten. Ordnung zu halten ist ganz selbstverständlich. Wie soll man denn sonst arbeiten? Auf der anderen Seite sind die Menschen, die sich beim besten Willen nicht vorstellen können, ein Leben lang denselben Beruf auszuüben oder – bewahre! – beim selben Arbeitgeber zu arbeiten. Sie fühlen sich erst lebendig, wenn sich Situationen ändern und es Neues zu entdecken gibt.
Die Beziehung zu den Mitmenschen zeigt sich an der waagerechten Achse. Nähe-geprägte Menschen blühen auf, wenn Sie sich menschlich sehr geborgen fühlen. Herzhafte Umarmungen im Kollegenkreis – sehr gerne. Keine E-Mail kommt ohne Smiley aus, wenn es das System hergibt, darf der auch hopsen. Beides finden Distanz-Typen eher befremdlich. Das gehört ihrer Meinung nach nicht an den Arbeitsplatz.
Natürlich ist praktisch niemand ganz das Eine oder das Andere. Jeder hat alle Anteile in unterschiedlicher Gewichtung in sich. Schwierig wird es vor allem dann, wenn zwei Menschen zusammen arbeiten, die sich an diagonal entgegengesetzten Enden der Matrix befinden. Dann ist es sehr wichtig, die Unterschiedlichkeit zu akzeptieren und Aufgaben so aufzuteilen, dass die Stärken des Einzelnen zur Geltung kommen und die Reibungspunkte möglichst gering ausfallen.
Oben habe ich in grün und orange unsere beiden Protagonisten aus dem Beispiel in Szene gesetzt. Sie haben einen guten Draht zueinander, weil sie sich auf der Nähe-Achse begegnen. Das Ergebnis war, dass das System sehr einfach und intuitiv sein muss, lieber schlicht und bunt, statt perfekt ausgeklügelt.
Der Teamwork-Blog-Gruß zu Weihnachten lautet: Seid freundlich zu Euch selbst und zu Euren Kollegen. Jeder in seiner Person ist anders als der Andere, und das ist sehr, sehr gut so.
Anmerkungen:
/1/ Wikipedia, Stichwort „Riemann-Thomann-Modell“, Version vom 11. Nov. 2014, abrufbar unter http://de.wikipedia.org/wiki/Riemann-Thomann-Modell
/2/ Sigrid Hess: Das Sharing-Team, Teamworkblog, erschienen am 06. Oktober 2014, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2014/10/das-sharing-team.html
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6. Oktober 2014
Gerade komme ich aus meinem ersten Coaching-Seminar nach Hause. Dabei habe ich eine sehr gute Methode kennengelernt, mit der in einer Gruppe eine Lösung für das Anliegen einer Person gefunden werden kann. Ich habe es als bereichernd und wirkungsvoll erlebt.
Eine Gruppe von 5 – 12 Menschen ist beisammen. Es geht um die Lösung eines Problems, das eine der Personen betrifft. Die anderen Personen sind persönlich nicht betroffen. Man sitzt im Kreis mit oder ohne Tisch. Zunächst wird eine Gesprächsleitung bestimmt, die die Rahmenvorgaben im Auge behält.
Die betroffene Person schildert in ca. 5 min. ihr Anliegen. Gerne inklusive der damit verbundenen Emotionen. In unserem Fall ging es um das Führen eines Projektteams zur Zielvereinbarung, die von höherer Stelle vorgegeben war und sehr „sportlich“ in den Ansprüchen.
Die Zuhörer haben nun ca. 5 – 10 Minuten Zeit, sachliche Klärungsfragen an den Themengeber zu stellen. Es geht lediglich um das genaue Verständnis des Anliegens. Die Zuhörer sprechen nicht miteinander, es findet keine Diskussion statt, und keinesfalls werden schon Lösungsvorschläge gemacht. Es ist nur ein Frage-Antwort-Pingpong zwischen Themengeber und Zuhörern. Es geht darum, das Anliegen wirklich zu begreifen.
Hierfür sind 20 – 30 min. Zeit, der Themengeber ist ganz „aus dem Spiel“. Gerne kann er sich auch physisch aus dem Kreis zurückziehen und in einem zurückgesetzten Stuhl Platz nehmen (Sehr bequem, mit Getränk – auch Liegestuhl und Sonnenbrille ist denkbar …).
Die Teilnehmenden ergreifen nun reihum das Wort. Jede und Jeder erzählt, was das Thema bei ihr oder ihm ausgelöst hat, wo Ähnliches oder Gegenteiliges geschehen ist und auch welche Emotionen das Berichtete auslöst. Wichtig sind dabei die Wertungsfreiheit und der Bezug zur eigenen Person. (Falsch: „Dieser Mitarbeiter ist aber auch wirklich nicht tragbar!“ Besser: „In meinem Projekt hatte ich einen Mitarbeiter, der ganz ähnlich drauf war. Ich musste mich oft sehr beherrschen höflich zu bleiben.“). Dabei wird der Themengeber nicht direkt angesprochen, und es findet unter keinen Umständen eine Diskussion oder eine Lösungsfindung zum heute gehörten Fall statt. Die Leitung achtet sorgfältig darauf. Erstaunlicherweise hatten in meinem Erleben gerade Menschen, die mit dem Satz begannen „So kenne ich das gar nicht, aber …“ sehr wertvolle Beiträge zu leisten.
Nach dieser Runde kommt der Themengeber wieder in den Kreis und reflektiert ca. 5 – 10 min. lang das Gehörte. Dabei muss keineswegs jeder Beitrag kommentiert werden! Es geht nur darum, was wurde gehört, was kann man daraus mitnehmen. Jetzt kann der Themengeber aus dem Gehörten Lösungswege finden. Er kann das berichten, muss aber nicht. Alle anderen hören zu! Der Themengeber wird nicht unterbrochen.
Sowohl das „Sharen“ wie auch die Verbindungen, die sich daraus für den Themengeber entwickelt haben, waren für alle Teilnehmenden hoch interessant. Ich selbst werde diese Methode in längere Seminare einbauen, wenn ein Gruppenmitglied ein Anliegen hat, bei dem ich gerne das Wissen der Gruppe nutzen möchte, ohne dass eine Person die Rolle des „Lehrenden“ einnimmt.
Wie eingangs gesagt, das ist nichts für Teamkollegen zu einem Thema, das alle betrifft. Aber vielleicht gibt es ein Thema eines Teammitglieds mit einem Lieferanten? Oder zu anderen Bereichen außerhalb des Teams? Dann könnte der Teamleiter mit dieser Methode die Erfahrungen und das Wissen der Kollegen nutzen, ohne direkte Handlungsanweisungen zu geben.
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25. März 2013
Kennen Sie die Kategorien in Outlook? Nutzen Sie diese? Wenn ja wofür? Wenn ich diese Fragen im Seminar stelle, sehe ich oft hochgezogene Augenbrauen. Kaum jemand weiß, was man eigentlich mit diesen Kategorien machen kann und wofür sie nützlich sind. Dieser Blogartikel stellt sie Ihnen vor.
Die schlechte Nachricht gleich vorweg: Sie können nicht für das ganze Team serverseits Kategorien definieren. Die Kategorienamen und Farben sind direkt im Postfach des Benutzers abgelegt. Was aber geht und sinnvoll ist, sind gemeinsam definierte und kommunizierte Kategorienamen. Das ist ein mächtiges Werkzeug – nicht nur für die Suche.
Seit Outlook 2007 sind die Kategorien in allen Modulen dieselben. Dadurch ist das ein sehr schlagkräftiges Instrument geworden. Es gibt 25 Farben, die auch mehrfach belegt werden können. Das Thema hat zwei Seiten, zum Einen das technische Know-How zu den Kategorien (wie geht das?), und zum anderen das organisatorische (wie finde ich kluge Kategorien, wann nutze ich sie).
Hier stelle ich Ihnen zuerst die technische Seite vor: Öffnen Sie das Menü bei „Kategorisieren“ und wählen Sie „Alle Kategorien“.
Im sich dann öffnenden Fenster können Sie die Kategorien nach Ihren Wünschen festlegen.
Benennen Sie die vorgeschlagenen Kategorien um und fügen Sie über die Schaltfläche „Neu“ neue hinzu.
Die Kategorienamen werden alphabetisch geordnet angezeigt. Wenn Sie Gruppen bilden möchten, oder bestimmte Kategorien oben stehen sollen, hilft ein führendes Sonderzeichen.
Was passiert nun, wenn ich in meinem Postfach ein Objekt kategorisiere und sende es dann an den Teamkollegen? Die Kategorienamen bleiben stehen, die Farben jedoch verschwinden – bzw. es werden die Farben benutzt, die am betreffenden Postfach für diesen Kategorienamen hinterlegt sind. Wenn im Empfängerpostfach dieselbe Kategorie mit derselben Farbe angelegt ist, wird die Kategorie auch so angezeigt. Ist die Kategorie nicht vorhanden, oder hat sie eine andere Farbe, steht der Kategoriename in einem weißen Feld.
Leider können Kategorien nicht zentral definiert und in die Postfächer eingespielt werden. Das muss (noch) jeder Nutzer selbst anlegen.
Verständigen Sie sich im Team auf einheitliche Kategorien.
Den Hauptnutzen von Kategorien sehe ich in erweiterten Möglichkeiten zum Ordnen und Suchen. Ich habe Kategorien für Kundengruppen und Kategorien für Aktionen (letztere mit führender Raute). Suche ich nun Informationen zu bestimmten Kunden, klicke ich auf das Suchfeld (das mit der Lupe, gleich über den Eingangsmails) und wähle im nun erscheinenden Menüband bei den Kategorien die gesuchte aus. Nun noch einen Klick auf „alle Outlook-Elemente“ und schon habe ich alle Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben dieser Kategorie.
Perfekt im Office, Redline Verlag München, 2012
Buch bei amazon
Ergänzung:
Weitergedacht habe ich dieses Thema hier:
https://www.teamworkblog.de/2015/01/kanban-im-outlook-posteingang-ganz.html
Dieses Vorgehen bewährt sich ganz besonders in gemeinsam genutzten Postfächern.
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11. Februar 2013
Manchmal finden wir Blockaden für ein gutes Miteinander im Projektteam in den Begrenzungen der Technik. Manchmal aber ist auch Gewohnheit, Angst oder Besitzstandswahrung der Name des Steines, der im Weg liegt. Ein Bericht auch der Beratungspraxis.
Unlängst habe ich in einem Unternehmen in einem zweitägigen Workshop mit einer großen Gruppe Beteiligter – von IT bis Rechtabteilung – eine gemeinsame Prozessorientierte Ablagestruktur entworfen (/1/). Am Ende des Tages 1 stellten wir fest, dass die Finanzierung des Ganzen ein Unterstützungsprozess ist und daher in einem anderen Verzeichnis stattfindet. In das Verzeichnis des Kernprozesses wird ein Link zur Finanzierung gesetzt.
An dieser Routine-Festlegung brach das große ABER auf:
Mit diesem sich auftuenden Graben gingen wir in den Abend. Offensichtlich ist die Hürde weniger die Technik, als Ängste in den Köpfen der Beteiligten. Aber wovor denn? Die Frage des juristischen Schriftsatzes kann ich nachvollziehen. Aber mit einer Regel für den Dateinamen lässt sich das leicht lösen (z.B.: alle Entwürfe erhalten am Ende des Dateinamens einen Kleinbuchstaben, die erste freigegebene Version bekommt eine Null und dann wird hochgezählt).
Und ehrlich: fühlt sich irgendjemand berufen, in den unfertigen Werken der Nachbarabteilung zu stöbern? Eher wäre es doch so: wenn ich auf etwas warte und das dringend brauche, nerve ich den Zuständigen mit Nachfragen. Könnte ich einfach nachschauen, wie weit das Dokument gerade ist, müsste ich den Kollegen nicht stören, sondern könnte die Info selbst holen, oder? Soweit die schöne Theorie, die den Anwesenden auch einleuchtete. „Aber die Vorstandsdokumente …“ Natürlich gibt es immer Dokumente, die besonderen Schutz brauchen. Strategiepläne im Entwurfsstadium zum Beispiel und selbstverständlich Personaldaten. Um diese aber geht es hier gar nicht, sondern um ganz normale Projektarbeit.
Gefallen hat uns das Bild des „Schaufensters“ und der „Werkstatt“.
Am Ende waren die Workshop-Teilnehmer sich einig, dass der Weg in die Werkstatt erstrebenswert ist, aber in ihrem Fall über das Schaufenster führen wird. Hier kann Transparenz, gemeinsame Struktur und auch abgestimmtes Bilden von Dateinamen eingeübt werden.
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19. November 2012
„Warum schaffe ich es im Internet in einer riesigen Datenmenge das Richtige zu finden, und in unserem Teamlaufwerk gelingt das nicht?“ Nun ja, vielleicht haben Sie im Team noch nie über Metadaten gesprochen!
Sie heißen Kategorien, Schlüsselwörter, Tags, Markierungen, oder Stichwörter. Gemeint sind beschreibende Begriffe, die das Zuordnen und Finden von Dokumenten aller Art verbessern sollen. Die Standard-Bürosoftware bietet zwar in mancherlei Form die Möglichkeit des Erfassens solcher Beschreibungen, sieht sich aber überfordert in der Aufgabe, dies einheitlich zu benennen.
In der vergangenen Woche war während eines Seminares das „Taggen“ oder Kategorisieren von elektronischen Dokumenten Thema. Dabei wurde ganz klar, dass die Firma Microsoft den Tipp mit dem Ablagewortschatz (/1/) offenbar nicht kennt. Ich stelle hier eine kleine Liste vor – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – wo sich in den Standard-Büroanwendungen die Möglichkeiten zum Erfassen von Metadaten finden und wie sie jeweils heißen.
Kategorien: Das bis 2003 in Outlook herrschende Begriffe-Chaos (Kategorie versus Kalenderfarben) ist seit der Outlook-Version 2007 beseitigt: es gibt nur noch eine Kategorienliste mit 25 zuordenbaren Farben. In allen Outlook-Bereichen werden dieselben Kategorien verwendet.
Kategorien: Es wäre so schön gewesen, wenn OneNote, das eng mit Outlook zusammenarbeitet, die Kategorien genauso anwenden würde wie Outlook. Aber das wäre zu einfach: der Begriff Kategorien wird seit OneNote 2010 für etwas ganz anderes verwendet; nämlich für das, was in OneNote 2007 „Tags“ hieß. An sich gut gemacht, sehr funktional, nur sollte es nicht Kategorien heißen. (/2/)
Markierung (siehe Abb. 1, gelber Rahmen): sieht neu aus und funktioniert gut. Beim Anklicken erscheint eine Vorschlagsliste, die sich um bereits eingegebene Begriffe erweitert. Einträge in den Markierungen werden sehr gut über die Desktopsuche gefunden!
Irritierend ist allerdings, dass sich diese Einträge in den Dateieigenschaften als „Kategorien“ wiederfinden und in den Erweiterten Dateieigenschaften (einen Klick weiter, im Register „Zusammenfassung“) im Feld „Stichwörter“ stehen. Ist noch kein Begriff erfasst steht dort – um die Verwirrung komplett zu machen: „Tag erfassen“. Im Bild sind die genannten Felder rot eingerahmt.
In den Erweiterten Dokumenteigenschaften existiert noch ein Feld „Kategorie“, das ist aber nicht dasselbe. Wo die hier erfassten Inhalte wieder erscheinen habe ich noch nicht herausgefunden.
Zusammengefasst: Markierung, Tag, Stichwort Kategorie – Die Office Programme verwenden diese vier Begriffe leider für ein und dasselbe. Unglücklicherweise kann „Kategorie“ noch drei weitere Dinge meinen …
Abb. 1: Word, Excel, PowerPoint Datei – Eigenschafen sowie bei „speichern unter …“
Wundert sich jetzt noch jemand über die Fragezeichen in den Pupillen meiner Zuhörer?
Dennoch ist diese Situation aus dem echten Leben gegriffen. Genauso erlebe ich bei Organisationsberatungen eine „babylonische Sprachverwirrung“ innerhalb eines Unternehmens. Klären Sie die Begrifflichkeiten Ihrer Themen und halten Sie Vorzugsbegriffe und Synonyme schriftlich fest.
Meine Empfehlung: Erstellen Sie für Ihr Team eine Liste von Kategorien, die Ihnen die Suche quer zu Ihrer Ablagestruktur erleichtert. Nutzen Sie diese Begriffe konsequent für die Kategorien in Outlook und in den Markierungen der Office-Dokumente beim Speichern. Nutzen Sie das Feld Titel zusätzlich dann, wenn der Titel nicht aus dem Dateinamen hervorgeht. Ignorieren Sie alles andere.
Anmerkungen:
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19. März 2012
TEAM – Toll Ein Anderer Macht’s – Sicher kennt jedes Teammitglied diese mehr oder weniger sinnige Auslegung.
Ja, es geht um das Erledigen von Aufgaben unter der Beteiligung mehrerer Personen. Zur häufig beklagten Flutwelle im E-Mail-Eingang trägt auch wesentlich folgende Aufgaben-Abstimmungs-Methode bei: die Arbeitspakete werden per E-Mail hin- und hergeschickt, ebenso die „Verhandlungen“ wer jetzt was bis wann mit wem tut. Auch muss dem Projektleiter mitgeteilt werden, dass das eigene Arbeitspaket ruht, weil der Huber nicht mit den Zahlen um die Ecke kommt. All das macht ein großes Volumen im E-Mail-Posteingang aus. Und erst die Mühe, die man aufwendet, um dem Projektleiter mitzuteilen, dass der Huber schon wieder …
Immer wieder staune ich in meinen Seminaren, dass die Aufgabenfunktion in Outlook wenig bekannt ist und noch weniger konsequent genutzt wird! Ganz besonders die Möglichkeit der Aufgabenweitergabe ist äußerst wirkungsvoll.
Der Verantwortliche legt die Aufgabe in seinem Postfach an und weist sie einem anderen zu.
Wie das genau aussieht (Outlook 2010), sehen Sie unten. Der Empfänger erhält eine E-Mail im Posteingang, mit welcher er die Aufgabe bestätigen oder ablehnen kann (zumindest theoretisch). Mit einem Klick ist dreierlei erledigt: Die Aufgabe ist in der eigenen Aufgabenliste eingepflegt (oder auch nicht), der „Auftraggeber“ erhält eine E-Mail mit der Entscheidung des „Auftragnehmers“, und die Aufgabe in dessen Aufgabenliste wird entsprechend angepasst.
Richtig gut ist auch der Umgang mit Herrn Huber von oben: Der Auftragnehmer stellt den Status der Aufgabe auf „Wartet auf jemand anderen“ und notiert im Notizenfeld „Zahlen von Huber fehlen“
Dann ein Klick auf die Schaltfläche „Statusbericht senden“ und das sorgsame Formulieren einer Mail hat sich erübrigt.
Manches Mal wenden meine Seminarteilnehmer ein, diese Form der Kommunikation sei doch trocken und unhöflich. Ist das so? Ich denke nicht, eher finde ich, die durch die Maske vorgegebene, strukturierte Abfrage der Eckdaten einer Aufgabe macht das Weitergeben einfacher und transparenter. Die warmherzige Kommunikation ist dann am Stehtisch richtig verortet.
Übrigens: wenn Sie Lotus Notes verwenden: dort ist das Ganze fast noch besser gelöst –und heißt Gruppenaufgabe.
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