12. November 2018
…und sich einfach ein schnelles, praktisches und mobilfähiges Tool wünschen. Und ein Microsoft-Konto haben. Seit diesem Sommer ist Teams auch für Persönliche Microsoft-Konten verfügbar, nicht nur im Rahmen der Nutzung von Office 365 im Unternehmen oder an der Hochschule. Doch für wen lohnt sich das? (mehr …)
25. Juni 2018
Aufgabenmanagement ist immer wieder ein zentraler Punkt bei allen meinen Seminaren und Trainings. Die Outlook-Aufgaben können zwar viel, werden aber oft auch als sperrig empfunden. Nun gibt es mit der App „To-Do“ einen bemerkenswerten Schulterschluss.
Die App
Das Benutzen der App ist einfach und funktional. Die einzige Voraussetzung ist ein Microsoft-Konto. Es geht sowohl mit einem privaten als auch einem Geschäftskonto. Die App habe ich bisher auf Smartphone, Tablet und Desktop getestet.
Die wichtigsten Funktionen
Unter „Mein Tag“ sind die Aufgaben des Tages gelistet.
Direkt darunter, bei To-Do finden sich die Aufgaben, die im Aufgaben-Modul des zugehörigen Outlook-Kontos stehen (!). Von dort lassen sie sich mit einem Klick in „Mein Tag“ verknüpfen.
Unter „Neue Liste“ können für Projekte eigene Listen angelegt werden, die auch geteilt werden können.
Die Aufgabe teilen
Das Teilen geht einfach über einen Link, über OneNote oder auch über Skype.nHier besteht eine konkrete Möglichkeit, Aufgaben direkt zu teilen und sich gegenseitig über den Status informiert zu halten. Ein „win-win“ für alle Beteiligten.
teilen auf verschiedenen Kanälen
Der/die Empfänger müssen sich für den „Listenbeitritt“ ebenfalls mit einem Microsoft-Konto anmelden – bei Geschäftskonten ist das oft auf die Mitarbeitenden des eigenen Unternehmens beschränkt.
Das ist eine gewisse Einschränkung. Der in meinen Augen wichtigste Punkt, den ich vermisse für die Teamarbeit ist aber ein anderer: zwar wurde die Info über das Erledigen einer Aufgabe sofort synchronisiert, doch wer genau das Ding auf „erledigt“ gesetzt hat, war nicht zu sehen. Ebenso lassen sich die Aufgaben und Teilaufgaben einer Liste nicht bestimmten Personen zuordnen. Hat man diesen Wunsch, ist eher Planner das Mittel der Wahl.
Erstes Fazit: To-Do ist zweifellos einen Blick wert – für den alltäglichen Kleinkram, der aber dennoch seinen Platz braucht. Besser als Zettel und unstrukturierte E-Mails der Kategorie „kannst Du mal…“ ist es jedenfalls. Für die Nutzung als Einzelperson gefällt es mir ebenfalls. Für Projekte, die diesen Namen verdienen, muss es definitiv ein anderes, umfangreicheres Tool sein.
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13. Juni 2016
„Dann schreibe ich mir halt selbst eine E-Mail…“ Dasist ein Lösungsansatz, den ich bei der Frage nach „best practices“ im Umgang mit elektronischer Nachrichtenflut gar nicht gerne höre. Es gibt praktisch immer eine bessere, passendere, sinnvollere Lösung. „Wenn man nur einen Hammer hat, sieht alles wie ein Nagel aus“ heißt es vollkommen zu Recht. Manches Mal bräuchte man einfach einen „Notizzettel“ der einer Nachricht oder Unterhaltungin Outlook zugeordnet ist. Es gibt eine solche kleine aber feine Funktion:
Natürlich gibt es die Post-it-ähnlichen Notizen, aber die sind ja nicht einer Unterhaltung zuzuordnen, man kann sie allenfalls in einen Ordner mit ablegen, oder?
Es gibt eine einfache aber praktisch unbekannte Funktion – diese ist auch nur mit einer Tastenkombination zu erreichen: Strg + T
Wenn Sie eine E-Mail markiert haben, und diesen Shortcut benutzen, erstellen Sie eine Öffentliche Nachricht.
Strg + T für eine neue Öffentliche Nachricht
Diese Nachricht wird in demselben Ordner bereitgestellt wie die E-Mail und derselben Unterhaltung zugeordnet. Die Nachricht erhält einen eigenen Betreff. Das ist gut und richtig so. Denn es ist ja eine Information über die E-Mail.
Öffnet ein Kollege diese Notiz und möchte darauf antworten, befinden Sie sich in einem „Diskussionsthread“.
Antworten auf Öffentliche Nachricht
„Warum soll ich das tun? Was ist daran besser, als eine E-Mail zu schreiben?“ fragen Sie sich vielleicht. Lassen Sie mich mit einem Papiervergleich antworten. Sven, Paul und Marie arbeiten im selben Bereich eines Unternehmes.
Sven könnte, wenn er den Kollegen etwas mitteilen will, ein Memo schreiben, es zweimal kopieren und auf die Schreibtische legen (lassen). Dann gibt es das Blatt dreimal (vergleichbar ist es bei E-Mail).
Alternativ kann er auch das Blatt an einen Platz hängen, an dem ohnehin die Informationen zu diesem Thema gesammelt werden. Dann ist die Info da, wenn man sich damit beschäftigt und bildet keinen Stapel auf den Schreibtischen.
Um beim Blatt zu bleiben: Wenn Sven dort seinen Kommentar draufgeschrieben hat, kann Marie einfach einen Stift nehmen und den ihren dazuschreiben. Ohne allen wieder Memos zu kopieren.
Die Öffentliche Nachricht entspricht dem in den Ordner eingehefteten Blatt. Die E-Mails entsprechen natürlich den kopierten Memos. Dei Öffentliche Nachricht produziert erheblich weniger Datenmüll und ist mehr Pull- als Push-Prinzip. Das heißt die Information steht zur Verfügung, wenn man sich mit dem Thema beschäftigt und begegnet den Kollegen nicht ungebeten.
Zugegeben, es gibt mittlerweile Collaborationstools, die das viel komfortabler erledigen, aber diese Funktion ist „an Bord“ und funktioniert einwandfrei.
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21. Januar 2013
Gehört es zu Ihren guten Vorsätzen im neuen Jahr, die Papierstapel auf dem Schreibtisch endlich in den Griff zu bekommen? Nerven Sie Suchzeiten auf den Tischen der Kollegen, wenn diese nicht am Platz sind? Dann versuchen Sie es mit der bewährten 5-S-Methode aus dem Büro-Kaizen, angepasst an die Aufgabe „die Ablage von Dokumenten im Team vereinheitlichen“.
Die folgenden Tipps beziehen sich erst einmal nur auf die Büros, die noch viel mit Papier ablegen. Für die Aufgabe „die elektronische Ablage teamfähig machen“ gelten etwas andere Vorgehensweisen.
Wo ist Handlungsbedarf? Wir wollen teamfähig werden. Das heißt Unterlagen, auf die nur ich Zugriff brauche, darf ich auch weiterhin „individuell-kreativ“ ablegen (notfalls gestapelt, es sei denn, das behindert mich selbst). Aber bei allen Unterlagen, die auch die Kollegen mal brauchen, muss ich meine Ordnung übersichtlich gestalten und ich muss sie dokumentieren (durch Listen oder Etiketten oder Rückenschilder oder …).
Wo vergeude ich Zeit mit Suchen an meinem Arbeitsplatz? Wo an dem meiner Kollegen? Wo meine Kollegen (kann in der Assistenz auch der Chef sein) bei mir? Sind Stapel auf dem Tisch oder anderswo gewachsen? Nutze ich die Ablagemöglichkeiten, die mein Arbeitsplatz bietet, sinnvoll? Befinden sich in den Hängetaschen aktuelle Dokumente? Stimmt die Reiterbeschriftung? Wir sieht es im Schrank aus? Sind auf allen Ordnern gut lesbare Rückenschilder angebracht? Ist der Standort eines Ordners klar definiert?
Durchgang 1: Bilden Sie drei Lager: abgeschlossene Vorgänge, aktive Vorgänge, Altpapier
Nur danach wird unterschieden:
Nein, zu putzen gibt es hier nichts. Wohl aber gilt es, zu entlasten, zu entsorgen, überflüssige oder redundante Dokumente wegzuwerfen. Auch Ordner, deren Mechanik nicht richtig schließt und andere schadhafte Materialen wandern in den Müll.
Jetzt wird es spannend: die drei Lager Termin / Aufgabe / Wartet müssen versorgt werden und optimalerweise so, dass neu hinzukommende Papiere sofort sicher eingeordnet werden können. Der Handel stellt viele Dinge dafür zur Verfügung, für viel oder wenig Papiervolumen (/1/).
Wenn Sie viele Vorgänge haben, für die Sie nicht allein zuständig sind, sondern die im Team bearbeitet werden müssen (oder auch zwischen Assistenz und Führungskraft hin- und her pendeln), dann sollten Sie an dieser Stelle überlegen, ob Sie nicht eine gute, teamfähige Ordnung für Ihre Vorgänge brauchen. Das ist das Stichwort „Ordnerplan oder Aktenplan“ und geht nicht ganz ohne Aufwand (/2/).
Für viele papierhafte Dokumente nutzen Sie am besten Hängetaschen oder Einstellmappen (z.B. von Classei oder Mappei).
Trennen Sie diese drei Grundkategorien entweder durch verschiedene Aufbewahrungsorte oder mit unterschiedlicher Farbmarkierung. Die Unterlagen, die „auf Termin liegen“ werden nach diesem sortiert, die Aufgaben nach Priorität und Stichwort, die wartenden Dokumente nur nach Stichwort.
Probieren Sie die Ordnung im Team aus. Ziel ist, dass Sie auf Ihrem Tisch und denen der Teamkollegen jedes Dokument durch Hinschauen unter Einsatz von gesundem Menschenverstand finden.
24. Dezember 2012
Geht Weihnachten ohne Plätzchen? Kaum. Braucht man OneNote in der Küche? Nicht zwingend, aber manchmal ist es durchaus nützlich: ein vergnügter Blick in Sigrids Backstube und nicht ganz ernst gemeinte Spekulationen.
Die Teamarbeit lässt sich auch mit einem gut gefüllten Plätzchenteller fördern. Untersuchen wir den Zusammenhang zwischen Konsum einfacher Kohlehydrate und Teamerfolg. Unbestätigten Beobachtungen zufolge halten sich die Teammitglieder sehr gerne in der Nähe des Zuckerlagers auf (so gerne, dass zwei Kolleginnen, nachdem sie die Keksdose aus ihrem Zimmer verbannt hatten, einen deutlich spürbaren Rückgang der Spontanbesuche an ihren Schreibtischen registrierten). Beim formlosen Meeting über dem Plätzchenteller kann durchaus Wertschöpfendes entstehen.
Nun ist aber Plätzchen nicht gleich Gebäck und nicht gleich Keks! Welten trennen liebevoll zubereitetes Weihnachtsgebäck nach alter Familientradition von dem was man beim Discounter in Folie verpackt erstehen kann!
Familientradition – da gab es ein zerfleddertes, von Fettspritzern und Teigproben gezeichnetes Exemplar des handgeschriebenen Kochbuchs meiner Urgroßmutter – sie arbeitete in der Küche des Landadligen im Nachbardorf. Nun, weder das handgeschriebene Kochbuch noch der Landadlige passen noch in die Zeit. Wo lassen wir denn nun Notizen zu Wissenswertem, Erfolgen, Misserfolgen und kleinen Tricks?
In der Küche zeigt OneNote ungeahnte Qualitäten. Hier sind meine Notizen:
Ich habe ein Foto der Plätzchen gemacht, die Namen der Sorten außen hin geschrieben und eben diese Namen mit Links auf das jeweilige Rezept versehen. Diese sieht man am rechten Bildrand.
Kleine Notizen oder Erfahrungen habe ich direkt zum Namen des Plätzchens dazugeschrieben. Diese Methode ist so einfach wie wirkungsvoll. Noch ein wichtiger Vorteil: Das Erstellen vom Kopien für begeisterte Kollegen oder ausziehende Kinder ist einfach zu bewerkstelligen und nächstes Jahr backt ein anderer!
Und wo taugt das außerhalb der Küche? Zum Beispiel bei der Dokumentation einer Projektsitzung, bei welcher eine Wertstromanalyse auf einer Moderationswand erstellt wird. Da geht es mit Moderationspapier und -stiften hoch her, nicht alle relevanten Infos finden Platz auf der einen Tafel. Fotografiert man mehrere Tafeln nacheinander geht oft der Zusammenhang verloren.
Machen Sie ein Foto des Kernprozesses und verlinken Sie alle relevanten Daten direkt auf diese Übersichtsseite.
Ein frohes Weihnachtsfest und das Allerbeste für das neue Jahr wünscht Ihnen Ihr Team vom Teamworkblog!
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19. März 2012
TEAM – Toll Ein Anderer Macht’s – Sicher kennt jedes Teammitglied diese mehr oder weniger sinnige Auslegung.
Ja, es geht um das Erledigen von Aufgaben unter der Beteiligung mehrerer Personen. Zur häufig beklagten Flutwelle im E-Mail-Eingang trägt auch wesentlich folgende Aufgaben-Abstimmungs-Methode bei: die Arbeitspakete werden per E-Mail hin- und hergeschickt, ebenso die „Verhandlungen“ wer jetzt was bis wann mit wem tut. Auch muss dem Projektleiter mitgeteilt werden, dass das eigene Arbeitspaket ruht, weil der Huber nicht mit den Zahlen um die Ecke kommt. All das macht ein großes Volumen im E-Mail-Posteingang aus. Und erst die Mühe, die man aufwendet, um dem Projektleiter mitzuteilen, dass der Huber schon wieder …
Immer wieder staune ich in meinen Seminaren, dass die Aufgabenfunktion in Outlook wenig bekannt ist und noch weniger konsequent genutzt wird! Ganz besonders die Möglichkeit der Aufgabenweitergabe ist äußerst wirkungsvoll.
Der Verantwortliche legt die Aufgabe in seinem Postfach an und weist sie einem anderen zu.
Wie das genau aussieht (Outlook 2010), sehen Sie unten. Der Empfänger erhält eine E-Mail im Posteingang, mit welcher er die Aufgabe bestätigen oder ablehnen kann (zumindest theoretisch). Mit einem Klick ist dreierlei erledigt: Die Aufgabe ist in der eigenen Aufgabenliste eingepflegt (oder auch nicht), der „Auftraggeber“ erhält eine E-Mail mit der Entscheidung des „Auftragnehmers“, und die Aufgabe in dessen Aufgabenliste wird entsprechend angepasst.
Richtig gut ist auch der Umgang mit Herrn Huber von oben: Der Auftragnehmer stellt den Status der Aufgabe auf „Wartet auf jemand anderen“ und notiert im Notizenfeld „Zahlen von Huber fehlen“
Dann ein Klick auf die Schaltfläche „Statusbericht senden“ und das sorgsame Formulieren einer Mail hat sich erübrigt.
Manches Mal wenden meine Seminarteilnehmer ein, diese Form der Kommunikation sei doch trocken und unhöflich. Ist das so? Ich denke nicht, eher finde ich, die durch die Maske vorgegebene, strukturierte Abfrage der Eckdaten einer Aufgabe macht das Weitergeben einfacher und transparenter. Die warmherzige Kommunikation ist dann am Stehtisch richtig verortet.
Übrigens: wenn Sie Lotus Notes verwenden: dort ist das Ganze fast noch besser gelöst –und heißt Gruppenaufgabe.
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