16. August 2021
OneNote ist so interessant wie nie! Hatte ich noch halb erwartet, dass das Arbeiten mit Teams OneNote als gemeinsamen Ort der Informationen verdrängen könnte, erlebe ich eher das Gegenteil: OneNote und Teams spielen sehr gut zusammen. Doch Microsoft macht es uns ganz schön schwer bei den OneNote Versionen und Varianten den Überblick zu behalten.
(mehr …)21. Juni 2021
„Wer nach dem Suchen noch scrollt, hat noch nicht zu Ende gefiltert!“ So schrieb ich hier kürzlich./1/ Heute zeige ich die mächtigen und meist unbekannten Filtermöglichkeiten, die uns suchen helfen. Denn: Der heutigen Informationsflut kommt nur bei, wer schlau sucht.
Wenn es um Microsoft Teams geht, höre ich immer öfter den fast schon verzweifelten Ausruf: „Das ist ja so eine Katastrophe – wer soll denn da den Überblick behalten?!“
Ich antworte in der Regel: „Gar nicht – richtig suchen.“ Oder auch: „Kein Mensch räumt das Internet auf.“
(mehr …)19. April 2021
Haben Sie in Teams oder auf der Office-Startseite schon Lists entdeckt? Es steht bei allen Microsoft 365 Unternehmens- oder Hochschullizenzen zur Verfügung. Lists ist sehr praktisch, wenn man nur gewisse Daten oder Datensätze freigeben möchte.
Bei einer Liste denkt man hierzulande ja eher an eine Checkliste, eine Aufzählung oder an die berühmt-berüchtigte Bucket-List. Mit all dem hat Lists weniger zu tun. Bei Licht betrachtet, ist es eine eindimensionale Datenbank. Also eine Datentabelle, die sich für Aufgaben anbietet, für welche man sonst oft Excel nimmt.
Excel ist natürlich ein tolles uns vielseitiges Programm. Und zwar eines, das eigentlich für die Tabellkalkulation da ist. Oft wird damit aber gar nicht kalkuliert oder gerechnet, sondern es werden Datensätze aufgelistet. Das funktioniert, allerdings mit Tücken. Eine davon ist, dass die Speichereinheit immer die gesamte Arbeitsmappe ist. Dann wird auch die gesamte Mappe freigegeben. Oder auch nicht.
Lists erlaubt die Speicherung und Freigabe auf Datensatzebene, also sogar zeilenweise. Das Element ist die Zeile einer Liste. Und das wird automatisch versioniert. Doch alles der Reihe nach.
(mehr …)29. März 2021
Microsoft Teams hat in den letzten Wochen eine wenig beachtete, aber sehr praktische Funktion dazu bekommen: Genehmigungen. Die ist hilfreich, wenn einerseits zwar ein formales OK von einer oder mehreren Personen nötig ist, ansonsten aber kein größerer Genehmigungs-Prozess. Für Protokolle ist das z.B. nützlich. Wie funktioniert das also?
Mögliches Szenario: Es geht um die Beschaffung eines teureren Gerätes, das – dieses eine mal – zu genehmigen ist. Also ausnahmsweise, der Regelprozess ist das nicht. Oder: Das Protokoll einer Sitzung muss freigegeben werden. Das Gremium tagt allerdings nur zweimal jährlich, so dass es keinen Sinn macht oder zu aufwendig ist, diese Freigabe zu automatisieren.
Für solche schwach strukturierten Prozesse sind die Genehmigungen in Teams da.
Vielleicht haben Sie die Icons mit dem Haken in einem runden Pfeil schon entdeckt? Damit starten Sie die Genehmigungsfunktion.
16. November 2020
Teilt man in Microsoft Teams Dokumente in einem Kanal, landen diese im Ordner dieses Kanals. Der wiederum liegt in der Dokumentenbibliothek, der dem Team zugeordneten SharePoint-Website. Soweit, so klar. Was aber tun, wenn diese Ordner volllaufen? Unterordner erstellen? Möglich, aber unschön. Besser ist, die SharePoint-Möglichkeiten auszuschöpfen, z.B., indem man mit frei definierten Spalten arbeitet. Ein kurzes Tutorial zu einer hilfreichen Funktion.
(mehr …)14. September 2020
Haben Sie kürzlich in einer Microsoft Teams Besprechung das Whiteboard verwendet? Haben Sie dabei gedacht: „Echt jetzt?! Vier Stifte als Werkzeug, das soll alles sein?!“ Nicht wirklich brauchbar, oder? Es gibt sehr gute Nachrichten: Es wurde nachgerüstet! Vor allem die Desktop-App hat jetzt einen wirklich nützlichen Funktionsumfang mit vielen Vorlagen bekommen.
Wer in einem Teams-Meeting den Bildschirm teilt, kann auch ein Whiteboard teilen. Einzige Voraussetzung: Alle Teilnehmenden müssen ein Microsoft-Konto besitzen (wobei auch ein kostenloses genügt). Auf dem Whiteboard finden sich neben den Stiften auch Textfelder und Notizen. (Die Stifte lassen sich allerdings nur wirklich sinnvoll nutzen, wenn ein Tablet oder Laptop mit Stifteingabe vorhanden ist.) Mit dieser Ausstattung ist ein Brainstorming schon passabel zu visualisieren. Wie das funktioniert, können Sie in einem meiner früheren Posts genauer nachlesen./2/
(mehr …)20. Juli 2020
Die meistgenutzten Tools für Videoconferencing sind heute wohl Zoom und Microsoft Teams. Letzteres natürlich, weil es in Office 365 enthalten ist und so unternehmensintern ohnehin schon „da“. Zoom, weil es einfach funktioniert und die Hürden niedrig sind. Doch was sind die Unterschiede in den Funktionalitäten? Was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile?
Hinweis vorab: Neben MS Teams und Zoom gibt es viele Tools, die heute Videokonferenzen ermöglichen. Eine knappe Übersicht finden Sie hier./1/
Videoconferencing ist für Microsoft Teams eher eins von vielen Produkten auf der gesamten Collaborationsplattform. Bei Zoom ist dies der einzige Zweck. Die Programme lassen sich so gesehen schwer insgesamt vergleichen. Nähern wir uns einem Vergleich deshalb anhand von Einsatzszenarios.
18. Mai 2020
Ein #remote Meeting mit Microsoft-Teams veranstalten – das gehört mittlerweile zum kleinen Einmaleins des Büroalltags. Doch wie und wo ist es sinnvoll, die Ergebnisse des Meetings festzuhalten? Einmal mehr: Es kommt ganz darauf an.
Bald, sehr bald, wird es in Teams auch die Transkription auf Deutsch geben. Dann wird mit jedem aufgezeichneten Meeting auch ein durchsuchbares Textfile angelegt. Was braucht man da noch ein Protokoll? Ich wage die Behauptung, dass man dennoch wie gehabt Ergebnisse und Aufgaben protokollieren wird. Denn das Suchen in den Volltextaufzeichnungen wird wohl nicht so geschmeidig sein, wie wir uns das vielleicht erhoffen. Also brauchen wir wohl auch weiterhin klassische Ergebnisprotokolle. Zum Beispiel für diese drei Szenarien:
29. Dezember 2018
Wie machen Sie das, wenn Sie in trauter Runde, im Kollegen- oder Familienkreis, zusammensitzen: jeder zückt sein Smartphone zum Knipsen? Einer ist der Fotograf und legt alles in die Dropbox? Sie stellen die Bilder in eine WhatsApp-Gruppe? Oder schaffen Sie tatsächlich ein Fotobuch?
Unterschiedliche Szenarien brauchen unterschiedliche Antworten – natürlich. Heute will ich Ihnen in meiner kleinen Office 365-Reihe Sway vorstellen. Ein unkompliziertes und auch privatanwendungsfreundliches Tool, um Bilder und Texte zusammenzutragen und zu teilen.
Das funktioniert für alle möglichen Zwecke – von der Präsentation eines neuen Produktes über kleine Lernsequenzen bis hin – ja zum Teilen der Bilder und Erinnerungen am Weihnachtsfest.
12. November 2018
…und sich einfach ein schnelles, praktisches und mobilfähiges Tool wünschen. Und ein Microsoft-Konto haben. Seit diesem Sommer ist Teams auch für Persönliche Microsoft-Konten verfügbar, nicht nur im Rahmen der Nutzung von Office 365 im Unternehmen oder an der Hochschule. Doch für wen lohnt sich das? (mehr …)