7. August 2024
Alle, die Microsoft 365 nutzen haben die Loop-Komponenten vermutlich schon in Chats, Kanälen und in den Teams-Besprechungsnotizen entdeckt. Ehrlich gesagt tue ich mich noch immer schwer, diese Elemente in dem Tool-Konglomerat M365 zu verorten. Leicht fällt es mir beim neuesten Einsatz: Loop-Komponenten in OneNote – das ist einfach super!
Mit den Loop-Komponenten in OneNote gelingt einiges, was man sich bisher vergeblich gewünscht hat: schnelle Zusammenarbeit, etwas mehr grafische Elemente, ein Kanban-Board und Tusch: das Teilen einzelner Elemente, ohne das ganze Notizbuch zu teilen!
Das Messeteam muss bei der nächsten Messe in ein anderes Hotel ziehen. Es gibt unterschiedliche Meinungen. Für die Messe-Organisation ist ein OneNote-Notizbuch angelegt. Doch nicht alle, die beim Hotel mitreden wollen und auch sollen, sollen auf das gesamte Notizbuch Zugriff erhalten.
Das war bisher nicht lösbar. Der Abstimmungsprozess musste anderswo erfolgen und nach Abschluss händisch übertragen werden.
Nun lässt sich das mit einer Loop-Komponente lösen. Nur diese wird beispielsweise über den Chat als Link geteilt. Daraufhin öffnet sie sich bei den Berechtigten im Browser. Doch die Ergebnisse werden sofort und direkt auf die OneNote-Seite im Orga-Handbuch synchronisiert.
In OneNote das Menüband „Einfügen“ auswählen. An einer beliebigen Stelle auf einer OneNote-Seite kann eine Loop-Komponente eingefügt werden. Ich nehme die Abstimmungstabelle.
Dieser Schritt ist nicht notwendig, soll aber gezeigt werden um eventuellen Unsicherheiten, mit wem das Notizbuch bereits geteilt ist zu begegnen. Bisher lassen sich Loop-Komponenten nur organisationsintern teilen.
Das noch unbekannte, an eine Blume erinnernde Symbol steht für die „Freigegebenen Speicherorte“. Bei Klick darauf wechselt die Ansicht in den Browser und fügt die Komponente dem Arbeitsbereich hinzu. Nur dann kann sie geteilt werden.
Nur im Browser, genauer im Loop-Arbeitsbereich, kann (bisher) die Freigabe erfolgen.
Der so erzeugte Link kann auf beliebigem Weg geteilt werden. Als E-Mail, als Nachricht, oder auch auf einer (gemeinsamen) OneNote-Seite. Wir haben den Link in einem Teams-Chat geteilt. Dort kann Uli direkt in die Komponente hineinarbeiten. Er sieht nicht, dass die Komponente in einem Notizbuch verortet ist.
Ich (Sigrid) sehe Ulis Einträge sofort und direkt in meinem Notizbuch. Die Ansicht ist dieselbe, die Uli im Chat sieht.
Was denken Sie? Sinnvoll oder überflüssiges Gimmick? Kommentieren Sie gerne!
/1/ Sigrid Hess: Neu in Teams: die Loop-Komponente, Teamworkblog, erschienen am 21. Mrz 2022, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2022/03/neu-in-teams-die-loop-komponente.html
/2/ Sigrid Hess: Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen – Loop-Komponenten, Teamworkblog, erschienen am 27. Nov 2023, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2023/11/microsoft-teams-die-neuen.html
22. März 2024
Es gibt hier viele technische Blogbeiträge zur Nutzung von Microsoft 365 und Teams.
Neben ganz praktischen „Gebrauchsanleitungen“ gibt es auch Ideen und Methoden zum Strukturieren des Informationsflusses. Das findet sich unter dem Suchbegriff „Leitlinien“.
Diese Artikel bieten einen guten Überblick ohne zu sehr in die Tiefe zu gehen:
Sigrid Hess:
Microsofts Wolkenkuckucksheim – Mein Erklärmodell für SharePoint, Teams, OneDrive und OneNote, Teamworkblog, erschienen am 25. Sep 2023, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2023/09/microsofts-wolkenkuckucksheim-mein.html
Sigrid Hess:
Leitlinien für Arbeitsgruppen in MS Teams, Teamworkblog, erschienen am 04. Nov 2019, abrufbar unter http://www.teamworkblog.de/2019/11/leitlinien-fur-arbeitsgruppen-in-ms.html
Sigrid Hess:
Leitlinien-Werkstatt für Microsoft-Teams, Teamworkblog, erschienen am 03. Okt 2022, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2022/10/leitlinien-werkstatt-fur-microsoft-teams.html
Sigrid Hess:
Leitlinien-Werkstatt für Meetings und Aufgaben unter Microsoft 365, Teamworkblog, erschienen am 24. Okt 2022, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2022/10/leitlinien-werkstatt-fur-meetings-und.html
Sigrid Hess:
Microsoft Teams: Die neuen Besprechungsnotizen – Loop-Komponenten, Teamworkblog, erschienen am 27. Nov 2023, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2023/11/microsoft-teams-die-neuen.html
Sigrid Hess:
Microsoft Teams aufräumen – für mehr Übersicht, Teamworkblog, erschienen am 18. Jan 2021, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2021/01/microsoft-teams-aufraumen-fur-mehr.html
Sigrid Hess:
Arbeiten Sie schon oder suchen Sie noch? Die Suche in Outlook und Teams schlau nutzen, Teamworkblog, erschienen am 21. Jun 2021, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2021/06/arbeiten-sie-schon-oder-suchen-sie-noch.html
Sigrid Hess:
Aufgaben überwachen in Microsoft 365: Teams, To Do, Planner und Lists, Teamworkblog, erschienen am 20. Dez 2021, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2021/12/aufgaben-uberwachen-in-microsoft-365.html
Sigrid Hess:
Microsoft 365 Lists – einfache Datentabellen in Teams erstellen, Teamworkblog, erschienen am 19. Apr 2021, abrufbar unter https://www.teamworkblog.de/2021/04/microsoft-365-lists-einfache.html
18. März 2024
Kaum war vor einem knappen Jahr die Rede von Microsofts Copilot, wurde ich gefragt: „Wann machst du darüber einen Blogartikel?“ Meine Antwort: „Sobald ich ihn selbst testen kann.“ Seit Mitte Januar ist dies der Fall und nun ist der Artikel fällig. Also: Lohnt es sich für die PRO-Version Geld auszugeben? Oder tut es auch der kostenlose Bing Chat? Spoiler: Kommt darauf an.
Es geht hier nicht um Chat GPT oder andere KI-Tools, die derzeit aus jeder Ecke wachsen. Es geht konkret um Microsofts Copilot. Und zwar sowohl um die kostenlose Variante, die im Browser Edge zur Verfügung steht. Und auch um die Pro-Variante, die Firmendaten durchsucht und analysiert und auch in den Desktop-Apps verfügbar ist.
Den Einstieg findet man direkt im Browser Edge, und zwar in der rechten oberen Ecke. Es öffnet sich ein „normales“ Chat-Eingabefenster, das sich nicht wesentlich von Chat GPT unterscheidet.
Alternativ kannst du auch über www.bing.com/chat gehen.
Ganz ehrlich: Mit dem, was mit einem kostenlosen Microsoft Konto angeboten wird, kommst du schon sehr weit. Der Designer ist dabei und auch das nützliche Notizbuch. Beides findest du oben neben dem Copilot.
Was ist daran so besonders? Es ist viel ausführlicher als der Chat, du hast mehr Platz. Und dein Prompt kann 18.000 Zeichen (!) haben. Das ist nützlich, wenn du längere Texte analysieren oder umschreiben möchtest.
Was bekommt man darüber hinaus in der Pro-Lizenz? Einerseits den schnelleren GPT 4 Turbo (der auch bei Chat GPT Geld kostet) und andererseits – und das ist in meinen Augen das Wichtigere: firmeninterne Daten (sofern sie auf dem Exchange-Online-Server liegen), die analysiert, durchsucht, und zusammengefasst werden können.
Und das ist wirklich stark:
Copilot Pro geht also nicht nur in „die große weite Welt“, um Informationen zu suchen. Er geht auch an die „hausinternen“ Datensilos ran. Je genauer und vollständiger die Daten sind, umso exakter wird auch das Ergebnis, das Copilot abliefert.
In allen kostenlosen Varianten war ich von der Qualität der Formulierungen beeindruckt. Und zwar egal, ob es sich um eine Einleitung oder eine Gliederung für einen Vortrag handelte, eine Platzhaltervorlage für E-Mails oder um einen Artikel für das Intranet zu einer Benefiz-Veranstaltung. Zwar war das alles nichts Weltbewegendes, in Schulnoten bewertet doch immerhin ein „Gut“ mit Tendenz zum Sternchen.
Damit könnte man also schon mal getrost losgehen.
Was übrigens auch überall geklappt hat, ist die Suche nach einer Funktion in Excel. Ach ist das schön, wenn ich gerade ein Beispiel für ZählenWenn brauche oder nicht weiß, wie die Funktion eigentlich heißt. Einfach in normalem Deutsch beschreiben, was es können soll (in einer Spalte alle x zählen) dann kommt die Erklärung und die Formel.
Für all das brauchst du also kein Geld ausgeben.
Nicht geklappt hat übrigens die Suche nach einer bestimmten Einstellung in den Optionen. Da hat mich die KI glatt angelogen!
Und was mich auch nicht beeindrucken konnte, waren die Entwürfe für PowerPoint-Folien. Zwar gibt es bei Youtube zuhauf Anleitungen, wie das auch mit Chat GPT geht. Aber ehrlich: Bis ich das so angepasst habe, dass ich damit vor Menschen pärsentiere, habe ich es auch „zu Fuß“ geschafft.
Wo der Copilot bei der Nutzung von PowerPoint hilft, ist, dass er die Präsentationsfolien gleich im richtigen Format an der richtigen Stelle setzt. Inhaltlich aber? Nee. Und das gilt auch für die Designs.
Zwar sind die gewählten Bilder oft ganz hübsch, aber sie passen oft nicht. Deutlich wird das interessanterweise z.B., wenn es um Copilot selbst geht. Da wird häufig ein Flugzeug benutzt. Copilot sieht sich also außerstande, umstandslos das eigene Logo einzubinden.
Sehr gut klappt dagegen, wenn man auf E-Mails antworten lässt. Dies allerdings nur in der Outlook-Webversion und im neuen Outlook. Fürs Antworten gibt es sogar schon Schaltflächen mit Vorschlägen, so dass man die Antwort direkt schreiben bzw. sie sich vorschlagen lassen kann. Und das in überraschend guter Qualität mit sauberem Bezug auf die vorherige E-Mail.
Ebenso gut klappt das Zusammenfassen längerer E-Mails und auch die Zusammenfassung der Korrespondenz mit einer bestimmten Person oder zu einem bestimmten Thema.
In Word ist das Zusammenfassen einer Datei oder auch der Entwurf eines Textes direkt in der Anwendung möglich, was hilfreich ist. Inhaltlich geht beides auch mit den kostenlosen Tools – man muss dazu lediglich den Text vom einen ins andere Fenster kopieren.
In Excel gibt es dagegen bisher nur eine nützliche Sache im Copilot Pro, die der Rede wert ist: Eine formatierte Tabelle kann mit „Normalsprache“ analysiert werden.
Beispielsweise: „Erstelle eine Auflistung der fünf Produkte mit dem höchsten Umsatz“. Daraus wird schnell und anstandslos eine Pivot-Tabelle erstellt und die Information auch als Fließtext ausgegeben.
Das Beste aber kommt zum Schluss: Im Teams-Meeting beantwortet der Copilot Fragen! Wenn du beispielsweise zehn Minuten abgelenkt warst, gibt dir der Copilot eine Zusammenfassung. Und schon bist so wieder dabei!
Auch die Qualität der Aufgaben, die sich als Ergebnisprotokoll automatisch erstellen ließen, hat mich beeindruckt. In unserem Test hatten wir „ganz normal“ gesprochen und uns über ein geplantes Event ausgetauscht. Am Ende gab uns Copilot eine sehr ordentliche Aufgabenliste aus – inklusive den Verweisstellen auf das Transkript, wo davon die Rede gewesen war.
Wäre mein Job nicht, Menschen die Tipps und Trick in der Pro-Variante zu zeigen, würde mir die kostenlose Variante genügen. Denn die reicht völlig für den „Hausgebrauch“.
Andererseits sind die monatlichen 20 bis 30 € für Copilot Pro schnell verdient, wenn man die Zeitersparnis bedenkt, die alleine durch die Zusammenfassung-Funktion für lange Texte, Korrespondenzen oder Transkripte möglich sind.
Was denkst du? Schreibe es gerne in die Kommentare.
8. Januar 2024
Es ist so alltäglich: In MS-Teams ein Team angelegt und – schwupps! – bist du Teambesitzer. Doch ist damit schon alles gut und geklärt? Vielleicht. Wenn die Basiseinstellungen passen. Basiseinstellungen? Können „Normal-User“ da was ändern? Aber ja! Und das solltest du dir unbedingt auch ansehen. 5 wichtige Fragen mit Einordnung und kompaktem Faktenwissen.
Möglicherweise ist dir das noch gar nicht aufgefallen, weil du vermutlich immer ein „Privates Team“ anlegst. Und das ist ja auch gut so. Aber wissen solltest du schon: Es gibt unterschiedliche Teamtypen.
Die Fakten:
Zusatzfrage: Wollt ihr euch eine Konvention um Team-Namen zu bilden geben?
In manchen Unternehmen beginnen alle Teams mit einem T_ oder einer anderen Kennung.
Meine Einschätzung: den Kennbuchstaben halte ich nicht für nötig. Jedoch eine kurze und klare Bezeichnung, am besten ohne Umlaute und Leerstellen.
Den Namen des Teams solltest du später nicht mehr ändern. Und zwar deshalb, weil es zu unschönen Unklarheiten und Verwirrungen führen kann, weil der alte Name im Hintergrund erhalten bleibt.
Das ist eine sehr wichtige Frage, die schon bei Anlage des Teams eine große Rolle spielt. Denn: Der Kanaltyp ist im lässt sich später nicht mehr ändern.
Die Fakten:
Zusatzfrage: Wollt ihr euch eine Namenskonvention für Kanäle geben? Wollt ihr Führungsziffern oder vorangestellte Emojis nutzen, um eine Reihenfolge zu definieren?
Als Teambesitzer solltest du dir unbedingt die Einstellungen, insbesondere die Mitgliederberechtigungen des Teams anschauen und mit deinen Mitbesitzern (ja, bitte mindestens immer zwei, besser drei Teambesitzer benennen – und ich höre jetzt auf zu gendern ;)) und Mitgliedern abstimmen. Du findest die Einstellungen bei Team verwalten.
In der Standardeinstellung sind alle Berechtigungen aktiv. Ich will hier nicht alle betrachten, nur die, über die du wirklich nachdenken solltest.
Eine der zentralen Funktionen von Teams ist das gemeinsame Bearbeiten von Dateien. Meiner Meinung nach ist die Dateiablage in einem Kanal nicht für die Dauerablage von Dateien gemacht, sondern für jene, die momentan aktiv und in Bearbeitung sind. Wenn du das mit der Papier-Ablage vergleichen möchtest: Es ist eher die Umlaufmappe als der Leitz-Ordner.
Wenn ihr also für die Dateien in den Kanälen ein Durcheinander und im Laufe der Zeit sehr große Datenmengen vermeiden wollt, müsst ihr unbedingt absprechen und regeln, was dort unter welchem Namen eingestellt wird und wann es wieder wohin verschwindet.
Die Fakten:
Es soll nicht immer nur mehr werden. „Schon bim Planen das Ende im Sinn haben!“ ist eine gute Sache. Also: Werden Teams bzw. Kanäle nur für einen bestimmten Zeitraum angelegt? Wann wirst du das wieder los? Wenn Neues kommen soll, muss anderes auch gehen (können).
Als Teambesitzer kannst du in den Einstellungen bei den Analysen sehen, ob das Team „lebt“ oder nicht. Meistens wirst du es auch einfach so wissen. Lösche oder archiviere Teams, die nicht mehr gebraucht werden.
Die Fakten:
Falls es über diese Fragen hinaus für dich weitere Fragen zu klären gibt, freue ich mich über deinen Kommentar.
27. November 2023
Haben Sie in letzter Zeit in einer Teams-Besprechung die Notizen geöffnet? Dort sind inzwischen die Loop-Komponenten hinterlegt.
Die sind zwar etwas nützlicher als das, was zuvor zur Verfügung stand. Trotzdem ist noch Luft nach oben. Und es gibt sogar einige ernstzunehmende Stolperfallen.
Hier ein erster, kritischer Blick auf das was Sie damit tun können. Und auch darauf, was Sie besser sein lassen.
Wenn Sie in einer aktiven Besprechung auf das Notizen-Symbol klicken, öffnet sich rechts der Bereich der Besprechungsnotizen, der wiederum in drei Teile gegliedert ist.
Wenn es eine Agenda gibt (wie das bei jeder guten Besprechung der Fall ist), sollte diese natürlich vorab bekannt gemacht werden. Hierüber ist das möglich. Am besten geschieht das durch den Besprechungsorganisator. Und zwar, indem er die Besprechungsnotizen im Teams-Kalender vorbereitet.
Nachdem die Agenda aktiviert wurde, erscheint die Loop-Komponente. Diese beinhaltet unterschiedliche Kollaborationsfunktionen.
In den Agendapunkten können Sie die Personen erwähnen, die dafür zuständig sind. Mit der Erwähnung durch das @ werden die Kollegen automatisch per E-Mail-Nachricht darüber informiert.
Die Besprechungsnotizen können viel Unterschiedliches beinhalten: einfachen Text, Aufzählungen, Abstimmungstabellen, Bilder etc. Nach der Besprechung sind alle Infos jederzeit im Kalendereintrag des Team-Kalender abrufbar.
Das dritte Element der Besprechungsnotizen sind die Folgeaufgaben. Das ist eine klassische Aufgabenliste mit Zuweisungen und Fälligkeitsdaten. Diese Aufgaben erscheinen auch in der „Mir zugewiesen“-Liste in „To Do“, und das zusammen mit den Aufgaben aus „Planner“.
Wer die Notizen zum ersten Mal startet wird sie in seinem OneDrive verortet vorfinden. Und zwar im Ordner "Besprechungen".
Die Notizen sind ganz fein für kleine Protokolle mit kurzer Tragweite. Oder auch als Vorbereitung oder Grundlage mit welcher dann das eigentliche Protokoll erstellt wird.
Zur Protokollierung des regelmäßigen Teammeetings eignet sich aber OneNote oder Planner meiner Ansicht nach erheblich besser.
Insbesondere aber die Speicherung in OneDrive halte ich für richtig problematisch. Gemeinsames Wissen gehört meiner Meinung nach auch immer an einen gemeinsamen Ort.
Da gibt es also noch einiges an Verbesserungsmöglichkeiten. Und weil dem so ist, ist es natürlich auch möglich, dass sich das noch ändert. Ich behalte das natürlich im Auge. Und ich werde berichten.
25. September 2023
„Was ist eigentlich der Unterschied zwischen OneDrive, OneNote und SharePoint?“ Diese Frage wird mir mir schon seit meinen ersten Workshops zu Microsoft 365 gestellt. Mein heimlicher Gedanke damals war: „Super, solange es diese Frage gibt, ist mein Job sicher!“ 🙂 Geantwortet habe ich: „Es ist verständlicher, wenn wir die Gemeinsamkeiten betrachten: Alle drei sind von Microsoft. Alle drei eignen sich zur digitalen Zusammenarbeit.“ Bleibt allerdings die Frage: Was benutzt man wofür?
Diese Frage ist wichtig und weitreichend und führt in die Tiefen der Zusammenarbeit mit Microsoft-Produkten. Im Versuch, griffig darauf zu antworten, entwarf ich mit der Zeit das folgende Erklärmodell, das mittlerweile vielen Menschen geholfen hat, die abstrakte und stellenweise unübersichtliche Landschaft der unterschiedlichen Apps richtig einzuordnen. Darf ich vorstellen?
Ihr Unternehmen hat sich in Microsoft City ein Haus gemietet. In diesem Haus gibt es öffentliche Bereiche, in die alle Personen gehen können, die zu Ihrer Organisation gehören. Ein solcher Bereich kann das Intranet sein. Oder auch Öffentliche Teams. Diese Bereiche sind vergleichbar mit den Vortragsräumen eines Unternehmens oder auch mit der Kantine.
Wenn Sie in Teams ein Privates Team erstellen, wird Ihnen (vom System oder dazwischengeschaltet einem Administrator) in diesem Haus einen Raum zugeteilt. In diesen Raum laden Sie nun jene Personen ein, die Sie dort brauchen oder haben wollen. Nur diese eingeladenen Personen können dann den Raum sehen und betreten. Vergleichbar ist das mit Werkstätten oder Besprechungszimmern, zu welchen nur ausgewählte Mitarbeitende Zugang haben (sollen oder dürfen). Dort können diese sich dann treffen, sich besprechen und gemeinsam arbeiten, z.B. Dateien gemeinsam bearbeiten, Listen pflegen, sich austauschen, etc.
Das Private Team ist der Regelfall. Ein Sonderfall dagegen ist das Öffentliche Team, das ALLEN Mitgliedern einer Organisation offensteht – wer mag, kann also beitreten. Das kann ein Team sein, in welchem Menschen über Neues aus der M365-Welt sprechen oder eines, in dem ein Stadtlauf organisiert wird. Der Möglichkeiten sind da viele.
Wenn Sie Administrator sind, können Sie auch ein Organisationsweites Team erstellen. In einem solchen Team sind automatisch alle Mitglieder der Organisation dabei (unabhängig von einer Einladung, heißt: ob die Personen wollen oder nicht). Empfehlenswert ist diese Option z.B. für kleinere Organisationen, die sich ein Intranet (und dessen Aufwand für Betrieb und Administration) sparen wollen.
Bei all diesen Team-Typen gilt: Sie können den Typ Ihres Team im Nachgang immer nachträglich noch ändern.
Ein Team ist also (auch) ein Ort im Microsoft Haus. Alle Dateien, die Sie in einem Team teilen, liegen im Kanalordner, der sich wiederum in der Dokumentbibliothek des Teams auf SharePoint befindet.
Wenn Sie im Chat eine Datei teilen, haben Sie (neuerdings) die Möglichkeit, zu wählen, welche Berechtigungen diese Datei hat.
Wichtig hierbei ist: Die Datei, die eine Person von ihrem Computer im Chat hochlädt, wird im OneDrive-Ordner „Teams-Chat-Dateien“ DIESER Person gespeichert. Die Datei bleibt also deren Besitz. Dadurch kann die Person, die die Datei hochgeladen hat, auch die Freigabe dafür jederzeit wieder ändern! Und auch wichtig: Verlässt die Person das Unternehmen (und damit den Chat), verschwindet die Datei nach 30 Tagen aus dem Chat!
Für unser Erklärmodell des Microsoft-Hauses bedeutet das, dass der Chat also nicht mit einem Raum, sondern eher mit einem Stehtisch in der Café-Ecke in einem Raum vergleichbar ist („Lass uns das mal kurz hier am Stehtisch besprechen, das ist schnell erledigt und morgen nicht mehr so relevant.“).
In solchen spontaneren Kurzbesprechungen holt man ja gelegentlich ein Dokument aus seinem Zimmer, das man zur Erläuterung braucht. Aber deshalb gehört das Dokument noch lange nicht allen – auch wenn die Gesprächspartner draufschauen und vielleicht auch bearbeiten können.
Wichtig ist, dass für OneDrive das gilt, was auch in einem ordentlichen Haushalt gilt: Mein Zimmer, meine Regeln. Heißt für unser Microsoft-Haus: Alles, was Sie in OneDrive ablegen, gehört erst mal Ihnen alleine und Sie entscheiden, was Sie wie damit tun. Sie können es z.B. mit Kollegen teilen; zum Bearbeiten oder auch nur zur Ansicht. Die Möglichkeiten, die Sie dabei haben, sehen Sie in der Abbildung oben /1/. Und Sie können Ihre Wahl jederzeit auch wieder ändern. Ihre Datei – Ihre Regeln.
Das gilt natürlich auch für alle OneNote-Notizbücher die als Datei (!) in Ihrem OneDrive verortet sind.
OneNote ist ein wunderbares hochperformantes digitales Notizbuch, das Sie sowohl für Ihre eigenen Notizen als auch im Team verwenden können.
Sowohl in OneDrive selbst als auch in jedem Team ist standardmäßig ein Notizbuch hinterlegt. Im Team erscheint es mittlerweile auch automatisch als eigene Registerkarte mit der Bezeichnung „Notes“. Darin werden die Abschnitte entsprechend der Kanäle des Teams angelegt.
Dieses Notizbuch liegt als Webseitenobjekt auf der Website des Teams.
Ihr eigenes, persönliches OneNote-Notizbuch wird in der Regel bei Installation automatisch angelegt und findet sich als Datei auf OneDrive, das mit der Syntax „Ihr Name @ Ihre Organisation“ gespeichert wird./2/
OneDrive ist ein Speicherort für einzelne Nutzer. OneNote ist eine Datei, die dort abgelegt wird./3/ Was ist dann aber SharePoint? Ich vergleiche es mit dem Beton des Hauses. Denn die Dateien in Teams liegen direkt auf SharePoint. Also gewissermaßen die Werkmaterialien. OneDrive ist ein Teil davon. Das sehen Sie manchmal in der Adresszeile: „mysharepoint/personal/, weshalb ich finde, dass MySharePoint ein besserer Name wäre als OneDrive.
Warum? Weil zu diesen Themen hier im Blog schon viel geschrieben wurde, so dass Sie mit der Suche besser fahren, wenn Sie weiterführende Infos brauchen. 😉
7. August 2023
Mit Bookings hat Microsoft 365 eine App an Bord, die bisher viel zu wenig Beachtung gefunden hat. Ursprünglich gedacht, damit Dienstleister ihren Kunden einen Internet-Kalender zum Selbstbuchen zur Verfügung stellen können, ist sie auch für größere Unternehmen nützlich. Zum Beispiel wenn es darum geht, innerhalb eines bestimmten Zeitraums Termine anzubieten. Sehr praktisch!
Den einfachsten Einstieg in Bookings finden Sie über die neue Outlook-Navigation mit der linken vertikalen Leiste/1/. Klicken Sie die App-Schaltfläche an und wählen Sie Bookings aus.
Sie kommen so direkt auf Ihre eigene Buchungsseite.
Nun müssen Sie entscheiden, ob alle Mitarbeitenden des Unternehmens den (Buchungs-)Kalender sehen können, oder ob das nur mit einem von Ihnen zu generierenden Link möglich ist.
Wir entscheiden uns hier für eine öffentliche Buchungsseite.
Falls Sie jetzt zögern: Dadurch wird NICHT (!) Ihr kompletter Kalender veröffentlicht. Die Einstellung hier ermöglicht nur, dass die Buchungsseite von allen erreicht werden kann.
Mit dem Link outlook.office.com/bookwithme/me kommen Sie ebenfalls auf Ihrer persönlichen Buchungsseite an.
Angenommen, Sie wollen am Montag und am Donnerstag den Zeitraum zwischen 15 Uhr 30 Uhr und 17 Uhr für Termine reservieren. Dann wählen Sie das Plus bei Öffentlich aus.
Im folgenden Fenster geben Sie an, dass zwei Mal 90 Minuten pro Woche buchbar sein sollen, und zwar in halbstündigen Slots.
In den erweiterten Optionen (hier nicht sichtbar) könnten Sie auch noch Pufferzeiten, mögliche Zeitraster und minimale wie maximale Vorlaufzeit festlegen. In unserem Beispiel spielen solche Dinge allerdings keine Rolle.
Mit Klick auf Speichern – diesmal zur Abwechslung oben rechts – schließen Sie das Erstellen ab.
Teilen Sie nun Ihren Kalender über den Button Teilen auf der Startseite entweder als Link, als E-Mail oder fügen Sie den Link zu Ihrer Signatur hinzu.
Wer auch immer dem Link folgt, sieht nun eine sehr aufgeräumte Oberfläche.
Hervorgehoben sind die verfügbaren Tage und Stunden. Die Buchung für den Zeitslot wird automatisch erstellt und als Besprechungseinladung von Ihrem Kalender an die- oder denjenigen verschickt, der oder die den Slot auf der Buchungsseite gewählt hat.
Sie selbst erhalten natürlich ebenso per E-Mail alle Informationen zum Termin.
Was ist mit Bookings anders als bei einer „normalen“ Besprechungsanfrage?
Naja, zuallererst müssen Sie sich nicht mehr um jede einzelne Terminanfrage selbst kümmern. Sie legen nur noch fest, in welchen Zeiträumen Sie prinzipiell zur Verfügung stehen. Danach werden Ihnen nach dem „first come, first serve“-Prinzip Termine eingestellt, ohne, dass Sie damit Arbeit hätten.
Sinnvoll und zeitsparend ist das für alle, die zumindest zeitweise allgemein erreichbar sein wollen oder müssen. Auch alle, die einzelnen Gruppen wie Mitarbeitenden, Kunden oder Gesprächspartner Zeit und Gelegenheit für ein Gespräch geben möchten (oder müssen), werden sich über die Funktionalität freuen. Die Zielgruppe ist deshalb groß: Führungskräfte, Projektleiter, Mitarbeitende im Personalbereich, Betriebsräte…
Wenn Sie sich auf der Bookings-Seite umschauen, sehen Sie, dass es noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten für solche Buchungskalender gibt. Beispielsweise, wenn Sie bei einem Messeauftritt Gesprächstermine für Kunden anbieten wollen.
Dieses Beispiel habe ich in meinem letzten Buch/2/ ausführlich dargestellt. Da ich es vor etwa 18 Monaten geschrieben habe, sah es noch ein bisschen anders aus. Das Prinzip ist aber immer noch dasselbe.
/1/ Sigrid Hess: Das neue Outlook – One Outlook – erster Eindruck (teamworkblog.de)
Blogartikel vom 22.5.2023
/2/ Sigrid Hess und Arno Burger: Microsoft 365 – Zusammenarbeit in der Cloud für Dummies, Wiley-VCH, 2022.
22. Mai 2023
Microsoft hat ein Problem: Outlook ist nicht gleich Outlook. Da ist das gute alte Outlook in der Desktop-Version. Das ist das, womit fast alle von uns im Alltag arbeiten und worüber ich hier schon oft berichtet habe. Outlook auf dem MAC sieht aber anders aus. Outlook auf Mobilgeräten sowieso. Dann gibt’s noch Outlook im Web. Kein Wunder, dass Microsoft das alles entwirren, verschlanken und vereinheitlichen möchte. Gelingt es? Hier die interessantesten Funktionen des neuen Outlooks.
Das vielleicht Wichtigste zuerst: Nach jetzigem Stand wird niemand gezwungen, auf das neue Outlook zu wechseln. Offenbar hat Microsoft aus der Geschichte gelernt. Vor einigen Jahren hatten sie mit solcherlei hemdsärmligen Zwangsmaßnahmen bei OneNote einiges einstecken und zurückrudern müssen. Deshalb ist beim neuen Outlook Ähnliches nicht zu erwarten – jedenfalls nicht in diesem Jahr und auch im nächsten nicht so schnell (so jedenfalls meine Einschätzung).
Das neue Outlook sieht dem schon länger bekannten Outlook im Web sehr ähnlich. Wie kommt man dahin?
Outlook im Web können Sie über www.outlook.office.com aufrufen. Anmelden, und schon sind Sie da.
Wollen Sie sich das neue Outlook in der Desktop-Version ansehen, betätigen Sie in der oberen rechten Ecke den Schieberegler. Wenn Sie ihn aktivieren und Outlook neu starten, sehen Sie die neue Oberfläche.
Keine Sorge, Sie können das jederzeit wieder zurückstellen.
Einen kleiner Unterschied zwischen dem neuen Outlook und dem im Web ist mir besonders aufgefallen: Bei Outlook im Web haben Sie in der Navigationsleiste ganz links zusätzlich noch ein Büroklammer-Symbol.
Dahinter verbirgt sich die ausnehmend nützliche Übersicht über alle Outlook-Anlagen und der noch nützlichere Filter mit sehr nutzerfreundlicher Auswahl: Wir wissen vielleicht nicht, wie eine Datei genau heißt, die wir suchen. Aber dass es ein Excel-File ist, das wir letzte Woche bekommen haben, das wissen wir.
Und genau so funktioniert der Filter. Sogar Bild-Dateien können gefiltert werden.
Diese sehr nützliche Funktion fehlt in der neuen Desktop-App leider noch. Deshalb ist davon auszugehen, dass sie rasch nachgeliefert wird.
Was jetzt schon gut ist: An den einzelnen E-Mails ist die Anlage mit Dateityp und Name sichtbar. Und von Bildern gibt es ein kleines Vorschaubild! Schon allein das ist für viele ein echter Gewinn.
Es gibt noch viele andere nützliche neue Features, die entdeckt werden wollen. Hier eine kurze und unvollständige Liste meiner „Gewinne und Verluste“ im Bereich der E-Mail-Bearbeitung:
Das Ziel war, die Oberfläche schlanker und übersichtlicher zu gestalten. Deshalb sind natürlich auch Funktionen weggefallen. Hier ist eine Liste meiner persönlichen Verluste im Bereich der E-Mail-Bearbeitung ohne Anspruch auf Vollständigkeit:
Es kann sein, dass Sie einige dieser Funktionen gar nicht vermissen, weil Sie sie ohnehin nicht genutzt haben. Dann geht es Ihnen wie den allermeisten Outlook-Usern.
Es wurden Funktionen herausgenommen, um das Programm schneller und mobilfähiger zu machen. Also hat sich Microsoft daran orientiert, was genutzt wurde.
Meiner Meinung nach wurden aber einige der Funktionen nicht verwendet, weil sie zuvor versteckt waren und nicht, weil sie nicht hilfreich gewesen wären. Deshalb finde ich es schade, dass sie rausgefallen sind. Vielleicht bin ich hier aber auch alleine.
Mein Tipp: Wenn Ihnen die weggefallenen Funktionen nicht fehlen, steigen Sie schnell um. Denn es ist schon gut, was neu hinzugekommen ist. Was als übersichtlich oder angenehm empfunden wird, liegt ohnehin im Auge des Betrachters. Wenn Sie aber bei der „Verluste“-Liste hier und da „nee, oder???“ gedacht haben, würde ich Ihnen raten, den Umstieg vorerst sein zu lassen.
27. März 2023
Eine Teams-Besprechung für einen großen Personenkreis steht an? Dann hilft, die Optionen und Einstellungsmöglichkeiten zu kennen. Welche Rechte gibt es? Wie richten Sie einen moderierten Chat – F&A – ein? Das erfahren Sie hier.
Es ist ein alltäglicher Handgriff: Wir laden zu einer Teams-Besprechung ein. In aller Regel treffen wir uns mit Kollegen auf Augenhöhe, jeder kann mal den Bildschirm teilen und alle haben Kamera und Mikrofon an – optimalerweise. Also: Auf „Neue Teams-Besprechung“ geklickt. Betreff und Namen eintragen. Senden. Fertig.
Doch manchmal reicht das nicht. Zum Beispiel, wenn wir zu einem Verkaufsevent einladen, bei dem wir vielleicht mehrere hundert Menschen erreichen wollen. Sprich: Wenn es darum geht, dass die Teilnehmer nur zuhören und zusehen und den Chat nicht „unbeaufsichtigt“ nutzen sollen.
Die Teilnehmenden sollen dann nicht jene „Kollaborations“-Rechte haben wie in einer „normalen“ Arbeitssitzung. Und das lässt sich bestens konfigurieren – wenn man weiß wie.
Gehen wir davon aus, dass Max ein Meeting aufsetzen will. Seine Kollegen Kim und Chris sollen Referenten sein. Der Link zur Besprechung soll im Newsletter, im Intranet und auf der Website veröffentlicht werden.
So geht Max vor:
Nach dem Speichern der Einstellungen kann die Besprechung an die Mitorganisatoren und ggf. Dolmetscher versendet werden. Etwas verwirrend kann es sein, dass die Dolmetscher erst nachdem die Einladung an sie verschickt wurde, in den Besprechungsoptionen als solche benannt werden können. Das mag sich noch ändern (bei den Mitorganisatoren war das vor einiger Zeit auch noch so, jetzt reicht es, wenn der Name in der Einladung steht).
Die Besprechungsoptionen können JEDERZEIT verändert werden. Vor dem Senden, nach dem Senden, in der laufenden Besprechung. Es ist KEIN neuer Link erforderlich!
An den so geplanten Vortrag soll sich eine Diskussionsrunde anschließen. Zuerst werden die Fragen beantwortet, die sich im Bereich „F&A“ angesammelt haben. Doch dann sollen sich interessierende Teilnehmende auch aktiv zu Wort melden können. Wie geht das?
Das sind dieselben Optionen, die Max im Vorfeld bearbeitet hatte. Als Organisator kann er die Einstellungen jederzeit anpassen. Also auch, wenn die Veranstaltung in eine andere Phase geht und dafür andere Einstellungen nötig sind.
App oder Browser?
Es kann leider noch immer vorkommen, dass Teilnehmende, die nicht mit der Microsoft Teams-App, sondern anonym im Browser teilnehmen, nicht alle Möglichkeiten haben.
Wichtig: Dolmetscher (Sprachinterpreten) müssen unbedingt über die Teams-App teilnehmen!
Teilnehmende, die anonym über den Browser teilnehmen, haben möglicherweise nicht die Möglichkeit, die Funktionen F&A oder Chat zu nutzen. Denn das ist auch abhängig vom Browser.
Momentan werden hier viele Verbesserungen vorgenommen. Generell aber ist immer besser, über die installierte Teams-App an Besprechungen teilzunehmen und nicht über den Browser. Zumindest, wenn man sicher den vollen Funktionsumfang haben möchte.
Mehr davon?
Haben Sie Interesse an weiteren Details zu interaktiven Besprechungen? PowerPoint live oder Excel live? Wenn ja, hinterlassen Sie mir hier gerne einen Kommentar.
Weitere und weitergehende Infos zum Umgang mit Microsoft 365 finden Sie in meinem aktuellen Buch:
Microsoft 365 Zusammenarbeiten in der Cloud für Dummies ISBN 9783527719501
16. Januar 2023
In der Zusammenarbeit ist ja immer besonders wichtig zu wissen, wie es im Team so läuft. Wenn das Team virtuell arbeitet, ist das eine besondere Herausforderung. Microsoft bietet hierzu neuerdings mit der App „Updates“ (deutsch: Aktualisierungen) eine besonders komfortable Hilfe an, die automatisiert turnusmäßige Abfragen ermöglicht.
Auf den ersten Blick konnte auch ich mir ehrlich gesagt wenig darunter vorstellen. Beim zweiten Blick wurde mir das Potenzial aber klar: Immer dann, wenn Sie in einem bestimmten Rhythmus bestimmte Dinge von denselben Personen wissen möchten – und das bisher vielleicht mit einer Serienaufgabe mit angehängter E-Mail-Vorlage gelöst haben – kann die App Aktualisierung das nun elegant für Sie erledigen.
Wenn Sie sich fragen, welche regelmäßigen Abfragen das sein könnten, so denken Sie z.B. an regelmäßige Projektupdates, Schichtübergaben, Wartungsaufgaben oder Anlageninspektionen sein.
Dieser aktualisierende Funktion ist „Forms“ und „Genehmigung“ sehr ähnlich. Wenn Sie damit schon Erfahrung haben, werden Sie „Updates“ rasch nutzen können.
Die Aktualisierung lässt sich direkt in den Kanalbeiträgen veröffentlichen und dort auch starten.
Für den Anfang starten Sie mit einer Vorlage, die Ihren Wünschen am nächsten kommt. Ich empfehle hierzu das „Wöchentliche Update“.
Wie immer bei Microsoft sind die Vorlagen nicht so sehr fertig nutzbare Bausteine als vielmehr Ideengeber. Oder ist Ihnen klar, was eine „Schlüsselaktualisierung“ sein soll? Mit dem Begriff „Key-Update“ kommen wir der Sache schon näher … Wenn das das nicht so in Ihrem Sprachgebrauch ist, formulieren Sie lieber um.
Kleiner Wermutstropfen: Die Auswahl der Antworttypen ist beschränkt. Ich vermisse die Bewertung, die bei Forms ja von Anfang an dabei war.
Zum Senden der Aktualisierung gehen Sie weiter auf das nächste Fenster.
Nach Veröffentlichung erscheint die Abfrage als Beitrag im Kanal. Zusätzlich erhalten alle Mitglieder des Kanals eine Benachrichtigung.
Nach dem Beantworten und Senden der Fragen wird die Person, die das Update gesendet hat, ebenfalls benachrichtigt.
Wichtig: Die Antworten werden nicht veröffentlicht. Jedes Mitglied hat jeweils nur Zugriff auf die eigene Antwort. Nur der Fragesteller hat Zugriff auf alle Antworten. Und er kann sie auch nicht allen zur Verfügung stellen (zumindest ist das bisher so).
Alle Fragen und auch Antworten können Sie sich anzeigen lassen, wenn Sie die App „Aktualisierungen“ an der linken Navigationsleiste aktivieren und auch anheften.
Möchten Sie als Fragesteller einen zusammengefassten Überblick auf einer Seite haben, ist der Weg leider recht umständlich und keineswegs selbsterklärend. Er findet sich in der App „Forms“. Dort gibt es einen Link „Alle meine Formulare“ – hier können Sie sich, wie in Forms gewohnt – eine Excel-Datei mit dem Ergebnisüberblick herunterladen.